Hjem

IT-avdelingen

Reviderte retningslinjer

Kjøp og bruk av mobiltelefon dekket av UiB

Fra 1.1.2016 fikk UiB nye retningslinjer for kjøp og bruk av mobiltelefon dekket av arbeidsgiver.

Praksis for kjøp av mobiltelefoner har hittil vært varierende noe som har gitt en del uheldige utslag. I forbindelse med lansering av nye modeller forekommer det f.eks. en vesentlig økning i kjøp utenfor eksisterende retningslinjer. For å sikre mer ensartet praksis har IT-, HR- og Økonomiavdelingen på oppdrag fra Universitetsledelsen, revidert retningslinjer for kjøp og bruk av mobiltelefon dekket av arbeidsgiver ved UiB.

Retningslinjer for Ordning med mobiltelefon dekket av arbeidsgiver ved UiB

Fastsatt av Universitetsdirektøren.

UiB kan gi mobiltelefon til ansatte som har tjenstlig behov for det, som beskrevet i Statens personalhåndbok § 10.2.2. Med tjenstlig behov menes at stillingen er av en slik art at det er behov for å kunne ivareta oppgaver og ansvar også utenom ordinær arbeidstid eller at der ligger beredskaps-/vaktordninger til stillingen. (Dvs at det er et behov og ikke et ønske.)

Ordningen omfatter kjøp av mobiltelefon og dekning av mobilabonnement etter disse retningslinjene.

Praksis for kjøp av mobiltelefoner har hittil vært varierende, med en del uheldige utslag. I forbindelse med lansering av nye modeller forekommer det f.eks. en vesentlig økning i kjøp utenfor eksisterende retningslinjer.

Det er derfor besluttet å innføre disse retningslinjene som gjelder for hele UiB med virkning fra 1.1.2016.

  1. Det settes en fast øvre beløpsgrense for alle mobiltelefoner som kjøpes av UiB, uavhengig av hvilken budsjettpost kjøpet belastes. Pt er grensen på kr 6 875 (inkl. mva.). Beløpsgrensen vil bli regulert etter behov. Det vil til enhver tid innenfor denne grensen finnes modeller som dekker tjenstlige behov.

    Eventuelt tilleggsutstyr regnes ikke inn i dette beløpet. Tilleggsutstyr som dekker et tjenstlig behov, inkludert skjermbeskytter, deksel o.l., kan dekkes av UiB.
     
  2. Ansatte som ønsker en dyrere telefon ut fra privat behov eller ønske, kan velge å dekke mellomlegget selv gjennom trekk i lønn. Dette avtales i så fall på del 2 av Avtaleskjema for mobiltelefon dekket av arbeidsgiver.
     
  3. Ved helt særskilt tjenstlig behov kan UiB dekke dyrere telefon. Nøyaktig faglig behov for dette skal beskrives og begrunnes skriftlig, og godkjennes av instituttleder/avdelingsleder. Dokumentasjon på dette skal vedlegges avtaleskjemaet.
     
  4. Mobiltelefoner skal ha minimum levetid på 2 år. Ved skade eller feil på telefonen skal IT-avdelingen kontaktes for reparasjon eller utbedring.
     
  5. Mobiltelefonen er UiBs eiendom, også dersom et delbeløp er trukket i lønn (jfr. Statens Personalhåndbok § 10.2.2. pkt. 4). Ved tildeling av ny telefon skal den gamle leveres tilbake til UiB, uavhengig av tilstand, og uavhengig av om et delbeløp ble trukket i lønn da den ble kjøpt. Ved eventuell fratredelse kan mobiltelefonen kjøpes ut til faste satser, beregnet ut fra restverdien på det UiB har betalt for telefonen.

Retningslinjer for bruk av mobiltelefon

  1. Ansatte som grunnet tjenstlig behov får dekket mobiltelefon av UiB skattlegges ihht. skatteloven § 5-12 (5) om elektroniske kommunikasjonstjenester. Årsaken til dette er fordelen ved og også kunne bruke mobiltelefonen privat.
     
  2. UiBs standard abonnement inkluderer p.t. følgende bruk pr mnd:
    3000 ringeminutter
    3000 SMS
    1000 MMS

    Mengden av dataoverføring (mobildata) som er inkludert, varierer avhengig av datapakke. Datapakker finnes på 200 MB, 1 GB, 5 GB, 15 GB og 135 GB. Datapakke velges avhengig av tjenstlig behov når abonnementet opprettes, og kan justeres seinere.

    Det forutsettes at dette er tilstrekkelig til å dekke både tjenstlig og privat bruk, utenom ved utenlandsopphold der ekstrakostnader kan påløpe. Den ansatte har selv ansvar for å følge med på forbruket og utvise moderasjon med bruken.
     
  3. Brukeren må selv være observant på bruk av dataoverføring ut over grensene i datapakkene, da kostnaden for slik bruk kan bli uforholdsmessig høy. Det beste er å følge med på forbruk i appen «Mitt Telenor». Dersom det er behov for datatrafikk ut over valgt datapakke, vil det lønne seg å oppgradere datapakke eller (ved utenlands bruk) kjøpe tilleggstjenesten «Fri bruk Europa» gjennom appen. Dette må klareres med leder på forhånd.
     
  4. Ved (tjenstlig eller privat) bruk av mobiltelefon i utlandet, må man spesielt være oppmerksom på følgende:

    Samtalepriser varierer sterkt og er ofte høye utenfor EU/EØS. Begrens bruken og følg med i appen «Mitt Telenor». Følg spesielt godt med på forbruket ved reiser utenfor EU/EØS, der prisene kan være vesentlig høyere.

    Bruk av mobildata i utlandet bør begrenses. Bruk i stedet trådløst eternett (WiFi) der det er tilgjengelig.

    Alle abonnementer med datapakke har 500 MB ekstra pr mnd. i EU/EØS inkludert i abonnementet.
     
  5. Innholdstjenester er ikke omfattet av UiB-abonnementet. Bruk av slike numre/tjenester med UiB-mobiltelefon er ikke tillatt. Dette gjelder både tjenester der mobiltelefonen brukes som en betalingsplattform («betal med mobilen», givertelefoner) og spesialnumre med høy samtalekostnad relatert til innholdet (4- og 5-sifrede numre og «820-/829-numre»). Man kan likevel bruke mobiltelefonbetaling med apper o.l. så lenge man påser at kostnaden belastes f.eks. privat kredittkort og ikke føres på telefonregningen.