Stabsseksjonen

Regnskap/Økonomi

Økonomi - Ansvarlig: Lars Petter Holgersen

• Budsjettering i samarbeid med fakultetsledelsen
• Økonomirapportering til fakultetsdirektør, dekanat, fakultetsstyre og UiB sentralt
• Saksbehandling av søknader om støtte fra studentorganisasjonene
• Utrednings- og utviklingsarbeid
• Oppfølging av eksternfinansierte prosjekter

Regnskap - Ansvarlig: Linda Vikøyr Brynjulfsen

• Inn/utgående faktura i regnskapssystemet
• Reiseforskudd/reiseoppgjør
• Honorarutbetaling eksterne
• Lønn timeansatte
• Regnskapsrapporter til prosjektene/FU
• Bokkvoten

Årsrapportering og undervisningsregnskap - Ansvarlig: Jan Erik Hatling

Personal

Ansvarlige: Eva M. Aksnes, Kristin Mathiesen

• Tilsettinger fra ”a til å”
• Vedlikehold av elektronisk og fysisk personalarkiv (lønn, permisjoner, fravær m.m.)
• Behandling av permisjonssøknader
• Registrering av sykefravær
• Oppfølging av inkluderende arbeidsliv (IA)
• Utbetaling av diverse honorarer
• Utrednings- og utviklingsarbeid
• Backup, det elektroniske saks- og arkivsystemet ePhorte

Infrastruktur

Ansvarlig: Aud Danielsen

• Innkjøp av rekvisita
• Bestilling av visittkort
• Støtteapparat hotell/flybestillinger
• Ansvar for kopiering
• Koordinering av kompendier for undervisning
• Superbruker, database for registrering av forskningspublikasjoner - FRIDA
• B-sirkulasjon
• Tidsskrifter
• Publikasjonsbestilling

Ansvarlig: Vivian Gjelsvik

• Oppdatere Internett og UiB's Intranett
• Diverse brukerstøtte
• Mottak/ekspedering av post
• Godkjenner, oppretter tilgang til datasystemene
• Drift og innkjøp av telefoner
• Innkjøp generelt og datautstyr spesielt
• Makuleringssystemet
• HMS - praktisk del vedr. innkjøp/utplassering
• Klargjøring og utstyring av kontorer

Studentmedarbeider: Øystein Kambo Tangerås

• Infrastruktur, Gamlebygget
• Møblering (kontorer/undervisningsrom/lesesaler/flytting)
• Data/it (brukerstøtte generelt/utskrift/auditorier (merk: pc-vakten er førsteledd i aud)
• Oppsett/utskifting/bestilling av datautstyr
• Kontaktperson it/av undervisningsrom
• Post/pakker
• Kopiering
• Forefallende oppgaver
• Backup for Tom Grøvlen

Forskningsadministrasjon

Forskerutdanning - ansvarlig: Mari Myren

• Opptak: saksforberedelse FU, saksbehandling og registrering, opptaksbrev, avtale og kontakt med veileder
• Registrere deltakelse på aktiviteter som inngår i opplæringsdelen, praktisk gjennomføring av seminarer.
• Saksbehandling ifm bedømmelse.
• Praktisk tilrettelegging for disputas.
• Utveksling/internasjonalisering - stipendiater
• Koordinere fremdriftsrapportering fra stipendiater og veiledere.
• Rapportering til departementet.
• Vedlikeholde nettsider og oppdatere program.

Forskningsutvalget - ansvarlig: Henning Simonsen

• Søknad om reisestøtte og annen økonomisk støtte
• Søknad om vit.ass.-hjelp
• Søknad om opptak på PhD-programmet
• Søknad om forskningstermin
• Årsplan og handlingsplan for fakultetets forskningsvirksomhet
• Behandle forskningsrapporter fra fakultetets forskere
• Budsjettere og vurdere ressursbehov for forskningsaktiviteten
• Økonomirapportering for FUs budsjettandel
• Forberede forskningssaker for fakultetsstyret
• Forberede fakultetsuttalelser i forskningspolitiske spørsmål
• Forskningsplaner/forskningsmeldinger, høringssaker/utredninger
• Forskersamarbeid og internasjonale avtaler

Eksternfinansiert virksomhet - ansvarlig: Randi Sæbøe

• Kompetanseoppbygging på området eksternfinansiering, herunder utarbeiding og vedlikehold av rutiner, prosedyrer og arbeidsbeskrivelser
• Ansvar for kartlegging og oppfølging av eksterne finansieringskilder
• Ansvar for seksjonens service overfor de vitenskapelig ansatte når det gjelder eksternfinansiert virksomhet
• Administrativ koordinator for større prosjekt
• Kontakt med og støtte til de vitenskapelig ansatte med hensyn til søknadsskriving
• Økonomisk oppfølging av prosjektene i nært samarbeid med fakultetsøkonom
• Rapportering (framdrifts- og sluttrapportering)
• Sørge for å informere personaladministrativt ansvarlige ved fakultetet i forbindelse med oppretting av stillinger og regnskapsansvarlig i forbindelse med arrangement m.m.)
• Løpende kontakt med prosjektleder, Forskningsadministrativ avdeling og eksterne oppdragsgivere
• Andre forskningsrelaterte oppgaver
• Bidra til vedlikehold av fakultetets forskningssider på internett og intranett

Forskergruppene - ansvarlig: Randi Sæbøe, Mari Myren

• Kontakt med gruppeledere ifm søknadsskriving og oppfølging
• Kontakt med gruppeledere ifm rekruttering til gruppen
• Praktisk gjennomføring av arrangement
• Støtteapparat ifm gruppenes nettsider
• Støtteapparat ifm gruppenes informasjonsoppgaver.

Forskningsdagene - ansvarlig: Randi Sæbøe, Mari Myren

• Koordinering, kontakt med formidlingsavdelingen