Digitalisering av konserveringsrapporter

Digitalisering av arkiver er ikke bare å skanne gamle papirer, eller som populært kalt «å sette strøm på papir». I digitaliseringsprosessen er det også viktig å tenke på  bevaring, datakvalitet, brukerne og tilgjengeliggjøring av arkivene.

Museets konserveringsrapporter er viktige arkiver, de forteller hvilke konserveringer og/eller restaureringer en gjenstand har gått igjennom historisk sett. Dette er helt essensiell dokumentasjon, som er nyttig både for forskning, formidling og forvaltning av gjenstanden.

Formålet med prosjektet er i første omgang å legge til rette for lett tilgjengelig dokumentasjon for internt bruk, dernest er målet å tilgjengeliggjøre arkivene for alle.

Prosjektet startet i høsten 2020 med en kartlegging og arkivanalyse. Formålet med dette var å få en oversikt over arkivets omfang og kompleksitet, slik at vi enklere kunne planlegge digitaliseringsarbeidet. Neste punkt var å lage et rammeverk for standardisering av metadata. I denne prosessen var det viktig å jobbe tverrfaglig og inkludere konservatorer som kunne si noe om den faglige terminologien. Våren 2021 var vi klare for å starte skanningen av rapportene. Det ble bestemt at ordning, skanning og ompakking, skulle skje samtidig. Det vil si at dokumentasjonen av en gjenstand, for eksempel Madonnaen fra Hove som vist på bildene, først blir ordet kronologisk. Videre blir stifter, binders, plast og annet som kan ødelegge papir fjernet. Deretter skannes dokumentasjonen, metadata registreres og filene lagres.

Museet har nylig tatt i bruk ASTA (et registreringsprogram for arkiver) og Digitalarkivet (nasjonal innsynsløsning for arkiver). Neste steg i digitaliseringsprosessen vil derfor bli å utarbeide en digital arkivkatalog og videre se nærmere på hvilke muligheter som finnes for digitalisering av dokumentasjonen på Digitalarkivet.