Gjester ved Matematisk institutt

Skal du invitere gjesteforskere til Matematisk institutt?

Stilisert tegning av reisende forsker med koffert som ankommer et matematisk institutt

Foto/ill.:

Generert av Copilot

Hovedinnhold

Å invitere og være vertskap for gjesteforskere er en naturlig og velkommen del av vårt akademiske arbeid. Det er imidlertid avgjørende å handle i henhold til våre rutiner og prosedyrer når du planlegger å invitere en gjest. Besøkende må godkjennes av instituttledelsen.

Vennligst fyll inn "Guest Researcher application form" i god tid (skal gjøres av verten, ikke gjesten).

Når søknaden er registrert, vil godkjenningsprosess settes i gang. Administrative ansatte knyttet til besøket er:

Lill

Vil se til ledelsens godkjenning
Invitasjonsbrev
Varsling til HR i tilfelle en eksportkontrollsøknad er nødvendig.

Solveig/Lill

Brannsikkerhetsbriefing
UiB brukerkontoer for gjester
Økonomi (se detaljer lenger ned)

Solveig

Kontorplass
Nøkler og adgangskort
Booking av hotell/UiB gjestehus

Økonomi

Dersom instituttet eller et prosjekt er vert eller/og skal finansiere eventuelle utgifter (reise, overnatting, mat) knyttet til besøket:

Scenario	To-do list
Gjesteopphold med varighet inntil en måned	Verten må registrerer gjesten i BetalMeg-systemet: Tilgang til "Betal meg" for refusjon av reiseutgifter - Matematisk institutt / Access "PayMe" - self-service solution for travel expense reimbursment - Department of Mathematics Denne informasjonen trengs for å registrere gjesten i UiBhjelp (som utføres av Solveig). Backoffice-teamet ved lønnskontoret vil deretter følge opp frem til utbetalingskravet er avgjort.
Gjesteopphold i mer enn én måned	Brev om innvilget stipend nødvendig. Lill vil sende deg og gjesten dette brevet kort tid etter at du har registrert gjesteskjemaet. Solveig registrerer gjesten i BetalMeg-systemet. Gjesten må bestille time på skattekontoret under oppholdet i Bergen: Find your tax office and book an appointment - The Norwegian Tax Administration (skatteetaten.no) Bestilleren vår (noname) vil følge opp saken inntil all informasjon som trengs for å utføre eventuelle utbetaling/refusjon er samlet. Backoffice-teamet fra lønnskontoret vil da gå videre med utbetalingen.
Uansett varighet av oppholdet, dersom gjesten har krav på honorar/lønn ->	Det må alltid lages en oppdragskontrakt først. Avhengig av formålet med oppgaven som gjesten skal ha på instituttet vil Solveig/annen person i studieadministrasjon legge inn kontraktsbestillingen i systemet. Backoffice-teamet ved lønnskontoret vil deretter følge opp inntil utbetaling er utført. Gjesten må søke om skattekort som en del av prosessen.

24.04.2025