Gjester til Matematisk institutt
Skal du invitere gjesteforskere til Matematisk institutt?
Main content
Å invitere og være vertskap for gjesteforskere er en naturlig og velkommen del av vårt akademiske arbeid. Det er imidlertid avgjørende å handle i henhold til våre rutiner og prosedyrer når du planlegger å invitere en gjest. Besøkende må godkjennes av instituttledelsen.
Vennligst fyll inn "Guest Researcher application form" i god tid (skal gjøres av verten, ikke gjesten).
Foruten person- og økonominformasjon skal det her informeres om andre administrative behov for besøket. Kryss bare av for "Brukerkonto" dersom gjesten har behov for å logge seg på UiB-pc. Gjestenettet Eduroam er som regel tilstrekkelig for gjester.
Når søknaden er registrert, vil godkjenningsprosess settes i gang. Administrative ansatte knyttet til besøket er:
Lill:
- Vil se til ledelsens godkjenning.
- Invitasjonsbrev.
- Varsling til HR i tilfelle en eksportkontrollsøknad er nødvendig.
Stine/Lill:
- Brannsikkerhetsbriefing.
- UiB brukerkontoer for gjester (dersom behov for pålogging på UiB-pc)
- Økonomi (se detaljer lenger ned).
Stine:
- Kontorplass.
- Nøkler og adgangskort.
- Booking av hotell/UiB gjestehus.
Økonomi
Dersom instituttet eller et prosjekt er vert og/eller skal finansiere eventuelle utgifter (reise, overnatting, mat) knyttet til besøket:
| Scenario | To-do list |
Gjesteopphold med varighet inntil en måned | Verten må registrere gjesten i BetalMeg-systemet: Tilgang til "Betal meg" for refusjon av reiseutgifter - Matematisk institutt / Access "PayMe" - self-service solution for travel expense reimbursment - Department of Mathematics Denne informasjonen trengs for å registrere gjesten i UiBhjelp av administrasjonen. Tjenestesenteret for reise, lønn og fravær vil deretter følge opp frem til utbetalingskravet er avgjort. |
| Gjesteopphold i mer enn én måned |
|
| Uansett varighet av oppholdet, dersom gjesten har krav på honorar/lønn -> |
|