Bestillinger av varer og tjenester på Matematisk institutt

Book bord på restauranten/kafe selv (sjekk om det er mulig å betale på faktura), send deretter informasjon (anledning, tidspunkt, gjesteliste med navn og tilhørighet) til bestilling@mi.uib.no i god tid. Sett Lill på kopi.

Vær ute i god tid - det kan ta en uke å få ordrenummeret du trenger til restaurantbesøket. 

NB! Dersom du ønsker middag på representasjonssatser må du begrunne dette og få godkjennelse fra Lill før du sender bestillingen til bestillingsepost.  Gjesteliste med navn og tilhørighet er et krav, og må sendes til bestillingseposten.

UiB-spisesteder: Vurder selv om det er nødvendig å bestille bord på forhånd (mange gjester, spesielle arrangement?)- vi kan evt. være behjelpelig med det.  Ellers gjelder samme retningslinjer som for restaurant/kafe over.

NB! Det er ikke tillatt å betale selv for å be om refusjon i etterkant. Slike forespørsler vil ikke bli godkjent. 

NB! Det er ikke lenger tillatt å bestille mat til ukentlige møter o.l. 

Vi har rammeavtale med Sammen, Safari og Godt Brød. På grunn av miljø- og klimatiltak for UiB har vi fått egen katalog fra Safari som kan avvike noe fra nettsidene deres.  Hvis aktuelt, spør oss om denne. 

På bestillingsepost oppgi navn på arrangementet eller formål for møtet, leveringstidspunkt og sted. Sett Lill på kopi (eller få godkjennelse fra henne først).
Gjesteliste (navn og tilhørighet) eller beskrivelse av gruppen (f.eks. MA-studenter på MI, Forskergruppen til NN) er ofte greit å få med, og er et absolutt krav dersom det skal brukes representasjon.

Beregn 1 uke på bestilling av mat, for større bestillinger (50+personer ) minst 10 virkedager.  

Vi må benytte hotell vi har rammeavtale med. Det er ikke mulig å bestille konferanse fra andre hotell.

1. Skaff tilbud fra hotell. Er tilbudet på over kr 100 000,-? - Kontakt Seksjon for innkjøp. 
2. Få godkjennelse fra Lill før du godkjenner noe tilbud.
3. Send tilbud og informasjon til bestilling@mi.uib.no.

Følgende hotell har vi avtale med inntil 21.mars 2026 :

I Bergen sentrum med og uten overnatting:
• Augustin Hotel
• Clarion Hotel Admiral
• Clarion Hotel Bergen
• Hotel Terminus
• Hotel Scandic Bergen City
• Hotel Scandic Ørnen
• Thon Hotel Rosenkrantz Bergen
• Hotel Zander KI

Bergen sentrum uten overnatting:
• Bergen Live (Snekkerbrakken Bergen Festning)
• Grieghallen AS (over 300 personer)
• Litteraturhuset i Bergen
• Opus XVI
• Radisson Hotel Bryggen

Vi har også avtale med noen hotell lenger fra Bergen sentrum. Sjekk Avtaleportalen eller hør med bestiller (bestilling@mi.uib.no).

Alle gjester som skal besøke MI skal registreres i Gjesteforsker ved MI- søknadsskjema / Guest researcher at MI - application form. 

Gjestens navn, epost og telefonnummer må oppgis før vi kan bestille hotell eller fly på rammeavtale.
Dersom rammeavtale ikke skal brukes (gjelder ikke ansatte) må du skaffe tilbud fra overnattingsstedet selv og sende dette til bestilling@mi.uib.no.
Vi har bl.a. avtale med følgende hotell (til 15.januar 2026):

Hotel Zander K
Hotel Terminus
Comfort Hotel Bergen 
Scandic Bergen City
Scandic Byparken

Vi gjør oppmerksom på at gjester som skal ha refusjon for enkelte reiseutgifter, betaler sine reiser i helhet selv og ber om refusjon fra UiB i etterkant.  Verten må bestille tilgang til BetalMeg for gjester som skal ha refusjon : Tilgang til "Betal meg" for refusjon av reiseutgifter - Matematisk institutt / Access "PayMe" - self-service solution for travel expense reimbursment - Department of Mathematics

Gå til UiB-Hjelp og søk på "Mac", "PC" eller "skjerm". Følg deretter innloggingsinstruksene for å se hvilket IT-utstyr som er tilgjengelig for UiB. Det er beløpsgrense for PC/Mac maskiner som er betalt av MI. 

1. For PC/Mac  -få godkjennelse fra Lill.
2. Send bestilling til bestillingsepost med nødvendig informasjon (se informasjonen over gardinmeny).

1. Avtal pris med MakeGraphics (få pristilbud). Husk posterrør hvis du ønsker det. Få med om du henter selv eller skal ha levering.  
   Send pdf-filen til MakeGraphics, vi trenger den ikke.
2. Send pristilbud til bestilling@mi.uib.no med beskjed om at du ønsker å bestille dette. Se info over gardinmeny.
3. Vi lager ordre som sendes direkte til MakeGraphics.
4. Beregn minst en uke for bestilling av poster.