Hjem
Ansattsider
Anskaffelser og innkjøp

Ofte stilte spørsmål - Anskaffelser og innkjøp

På denne siden finner du svar på ofte stilte spørsmål om anskaffelser og innkjøp.

Generelle spørsmål

1.Når skal Seksjon for innkjøp kontaktes?

Seksjon for innkjøp skal kontaktes ved alle enkeltkjøp til estimert verdi over NOK 100.000 ekskl. mva., ved opprettelse av nye rammeavtaler og ved gjennomføring av minikonkurranser under en rammeavtale. Kontakt også Seksjon for innkjøp ved spørsmål og problemstillinger knyttet til selve kontrakten, eller dersom leverandøren ikke følger opp reklamasjon eller garantisak.

2.Kan vi selv hente inn tilbud?

Dere kan bare hente inn tilbud selv for mindre kjøp (under NOK 100.000 ekskl. mva.).

Alle enkeltkjøp til en estimert verdi over NOK 100.000 ekskl. mva. skal gjennomføres med bistand fra Seksjon for innkjøp, og det er Seksjon for innkjøp som skal hente inn tilbud.

For å undersøke hva som finnes i markedet og til hvilke priser, kan det være lurt å kontakte leverandører før man kontakter Seksjon for innkjøp. Slike undersøkelser er ikke det samme som å innhente tilbud som del av en konkurranse. Dersom dere kontakter leverandører direkte, må det gå klart frem at dere ber om informasjon og foreløpige prisanslag som forberedelse til en konkurranse.

Anskaffelser til en verdi under NOK 100.000 ekskl. mva. skal som hovedregel gjennomføres uten at man trenger rådgivende tjenester fra Seksjon for innkjøp, og dere henter selv inn tilbud. For å gjøre gode kjøp med tanke på pris og kvalitet, er det lurt å undersøke hvilke produkter som finnes i markedet, og vurdere flere tilbud.

3.Kan jeg splitte bestillingen av varer/tjenesten for å unngå grensen på 100 000,-?

Det er ikke lov til å splitte bestillingen av varer for å unngå grensen på 100 000,-. Utstyr som tydelig hører sammen kan ikke faktureres separat.

Unntak: bestillinger som gjøres fra rammeavtaleleverandører.  

4.Hvorfor kan dere ikke vise priser på nettsiden?

Priser anses som forretningshemmeligheter og kan derfor ikke ligge åpent på våre nettsider. Priser finner man i kontraktene i avtaleportalen (tilgjengelig for alle bestillere) og i kataloger i bestillingssystemet, der hvor vi har dette.

5.Hva gjør jeg med selgere som tar kontakt direkte med meg?

Vi har rammeavtaler og er forpliktet til å bruke disse på de områder som er dekket. Før enkeltkjøp skal vi vurdere flere tilbud, og behandle alle leverandører likt. Direkte henvendelser fra leverandør skal derfor avvises, og det kan vises til Seksjon for innkjøp.

Rammeavtaler

1.Hva er en Rammeavtale?

Rammeavtaler setter vilkår for de kjøp som gjøres i avtaleperioden. Gjennom rammeavtaler kan universitetet sikre seg gode priser, og gunstige vilkår for garanti og vedlikehold. Samtidig setter rammeavtaler universitetet i posisjon til å påvirke leverandører til å ivareta menneske- og arbeidstakerrettigheter, bærekraftig utvikling og forsvarlig miljøhåndtering. Rammeavtaler kan inngås med én eller flere leverandører. Som hovedregel kan rammeavtaler ikke inngås for mer enn fire år.

2.Hva menes med avrop på rammeavtale?

Et avrop på en rammeavtale er det samme som en bestilling under en rammeavtale.

3.Hvilke rammeavtaler har UiB?

En oversikt over gjeldende rammeavtaler finnes i Avtaleportalen. Alle rammeavtaler har ulike vilkår. Det kan være flere leverandører på samme avtale, ulike bestillingsrutiner og interne rutiner for hvordan man skal gå frem. Det er derfor viktig at den som skal bestille, setter seg inn i vilkårene for hver avtale. For noen rammeavtaler brukes katalog, enten eksternkatalog eller internkatalog.

4.Hvordan bestiller vi på en rammeavtale?

Alle rammeavtaler har ulike vilkår. Det kan være flere leverandører på samme avtale, ulike bestillingsrutiner og interne rutiner for hvordan man skal gå frem. Informasjon om hver avtale, finnes i Avtaleportalen.  Bestiller skal alltid gjøres i bestillingssystemet (PM).

Det er tre måter å bestille varer/tjenester fra en rammeavtaleleverandør:

  1. Kataloger satt opp i samarbeid med avtaleleverandører (internkatalog)
    1. Søk opp produkt eller leverandør i PM under Katalogprodukter – avansert søk
  2. Eksternkataloger - vi blir lenket til leverandørens nettbutikk
    1. Se oversikt over kataloger i PM under Eksterne kataloger
  3. Fritekstbestillinger - vi kan handle varer og tjenester hos leverandører som ikke er katalogleverandør.

    Dersom det er en avtale med flere leverandører, må man finne ut om det er avtalt:

    1. Prioritering hvor en leverandør skal kontaktes først, før man eventuelt kan gå til neste (eks Bemanningstjenester)
    2. Fordeling hvor kjøp skal fordeles på leverandørene etter en fastsatt prosentandel
    3. Minikonkurranse hvor Seksjon for innkjøp henter inn tilbud på det konkrete kjøpet (eks møbelkjøp over 100 000,-)
    4. Annen vurdering hvor kjøp avgjøres av konkret behov (for eksempel møbler under 100 000,-, laboratorierekvisita)

5.Hvorfor bruke rammeavtaler? (Hva er fordelen?)

Rammeavtaler er forpliktende: Kjøp av en vare eller tjeneste som dekkes av en rammeavtale skal foretas hos vår avtaleleverandør. Jo flere som bruker avtalen, desto bedre vilkår kan universitetet få. Avtalelojalitet er altså en forutsetning for gode rammeavtaler. I tillegg til å sikre gode priser og gunstige vilkår for levering, garanti og vedlikehold, settes vi i posisjon til å påvirke leverandørene til å ivareta menneske- og arbeidstakerrettigheter, bærekraftig utvikling og forsvarlig miljøhåndtering.

6.Hvem kan bruke rammeavtalene?

Rammeavtaler skal brukes til alle kjøp av varer og tjenester til universitetet. Rammeavtalen kan ikke brukes til private kjøp. Kontrakten regulerer ellers hvem som kan bruke rammeavtalene. Bestilling skal alltid gjøres i bestillingssystemet.

7.Når kan man ikke bruke rammeavtalen?

En rammeavtale gjelder bare de varer eller tjenester som er beskrevet i rammeavtalen. Andre kjøp følger prosedyren for enkeltkjøp. Noen ganger kan man ikke kjøpe av rammeavtaleleverandør fordi denne ikke kan levere, eller ikke kan dekke det aktuelle behovet. Da kan man kjøpe utenfor rammeavtalen.

8.Kan jeg handle varer fra andre enn rammeavtaleleverandøren?

I en rammeavtale forplikter UiB seg til å handle alle varene i varekategorien fra den valgte leverandøren. Det er derfor ikke tillatt å handle hos andre, med mindre denne ikke kan dekke behovet eller ikke kan levere i det aktuelle tilfellet.

Diverse

1.Hvordan får jeg opprettet en leverandør i bestillingssystemet PM?

Det er Kontor for regnskap som oppretter leverandøren i PM. Kontakt Regnskap på UiBhjelp med følgende informasjon: foretaksnavn, adresse, organisasjonsnummer, kontonummer, valuta (hvis ikke NOK), e-postadresse som bestillinger skal sendes til

2.Vi skal flytte til nye lokaler. Har vi avtale med et flyttebyrå?

Ja, ANSK-2321-15 Rammeavtale flyttetjenester. Se avtaleportalen for mer informasjon. Bestilling gjøres som fritekstbestilling etter at detaljer for oppdraget er avtalt.

3.Kjøp fra vinmonopolet

Vinmonopolet ligger i bestillingssystemet Basware PM, slik at det er tilgjengelig som fritekstleverandør. Faktura vil bli sendt til UiBs fakturaadresse, med referanse til bestillingsnummer. Fremgangsmåte:

  • Varene som skal kjøpes og prisene finner man på Vinmonopolets nettsider. Det forventes at man sender en presis bestilling på hvilke varer man kjøper, hvor mye og riktig pris.
  • Ved fritekstbestilling må man opplyse i «Kommentar til leverandør»- feltet hvilken butikk i sentrum man ønsker hente bestillingen hos (hentes hos Bergen Storsenter eller Valkendorfsgate), samt navn og mobiltelefonnummer på den som henter varene. Bruk alltid «Selvdefinert lev.adr» som leveringsadresse, med mindre bestillingen skal leveres via Bring (se under). Vinmonopolet har opplyst at ved henting av bestilling i butikk, skal en kopi av bestillingen medbringes. Mangel på dette, eller mangel på spesifisert hentested vil bety at man ikke vil få hentet ut varene.
  • Ved henting i butikk bør man påregne ca 24 timer fra bestillingen er sendt, til den kan hentes i butikk. Dette fordi kundesenteret må få behandlet ordreforespørselen videre til butikken, og fordi butikken må få pakket varene før de hentes. Du kan hente dem før det har gått 24 timer, dersom du har mottatt epost eller sms om at varene er klar for henting.
  • Vinmonopolet leverer også på dør, men her er det viktig å merke seg at alle leveringer med frakt går fra Vinmonopolets nettlager i Oslo, og sendes som bedriftspakke dør-dør. Altså vil bestillinger med frakt ikke komme fra lokal butikk. Bestillinger som skal leveres med frakt må bestilles 7 dager før, og frakt kommer i tillegg.
  • Opprettelsen av Vinmonopolet som fritekstleverandør i Basware PM medfører også at UiB vil ha et samlet kundenummer for hele organisasjonen. Alle kundenummer som hittil har vært registrert på de ulike enhetene er nå fjernet av leverandøren. Altså må nå alle kjøp hos Vinmonopolet hvor det skal mottas faktura, være bestilt gjennom Basware PM.

Kort oppsummert rutine fritekstbestilling ved henting i butikk:

  • Finn varer og priser på Vinmonopolets nettsider før du lager bestillingen. Du må være presis på hva som skal handles!
  • Velg «Selvdefinert lev.adr (Blomster/catering)» fra listen over leveringsadresser
  • Skriv hvilken butikk varene skal hentes i, og skriv også navn og mobiltelefonnummer på den som skal hente varene.
  • Vent 24 timer fra bestilling er sendt til du henter, med mindre du i mellomtiden har mottatt en epost eller sms som sier at du kan hente varene nå.

    Kort oppsummert rutine fritekstbestilling ved levering på dør (gjennom Bring):

  • Finn varer og priser på Vinmonopolets nettsider før du lager bestillingen. Vær presis på hva som skal handles!
  • Bruk riktig leveringsadresse
  • Skriv inn kontakttelefonnummer i «Kommentar til leverandør» -feltet
  • Beregn frakt
  • Beregn minimum 7 dager leveringstid

4.Faktura fra Skyss – bedriftsavtale

Skyss har endret kredittavtalene sine. For at Skyss skal sende faktura på bestilte skysskort til bruk for gjester og studenter ved arrangement etc., må hvert institutt/avdeling registrere bruker hos SkyssBedrift og vise til en PM-bestilling for instituttet/avdelingen. Gjør som følger:

  1. Det enkelte institutt/avdeling under UiB registrerer seg som kunde i SkyssBedrift. Gå inn på «Søknadsskjema avtale SkyssBedrift»
  2. Velg Universitetet i Bergen som «offentleg eining»
  3. Juridisk organisasjonsnummer er Universitetet i Bergen sitt overordnede organisasjonsnummer (874 789 542). I virksomhetsnummer registrerer man kostnadsstedet til instituttet med «200» foran (eks 200131400 for Institutt for biomedisin, 200217000 for Økonomiavdelingen). «Bedriftsnamn» er instituttet/avdelingen.
  4. Hvert institutt/avdeling oppretter en innkjøpsordre i bestillingssystemet og legger inn PM-nummeret i fakturareferanse nederst i søknadsskjemaet. Alle faktura for instituttet/avdelingen blir da koblet til dette PM-nummeret.
  5. Fyll ellers ut søknadsskjema som vanlig med kontaktinformasjon til instituttet. Hvert institutt må ha en kontaktperson som er ansvarlig for å bestille skysskort på instituttet/avdelingen.
  6. Når 12 måneder er gått, opprettes ny PM-bestilling og fakturareferanse oppdateres.
  7. Skysskort bestilles deretter av kontaktpersonen via nettløsningen for SkyssBedrift