Forberedelse til reise

Før du reiser må du:

• Vurdere om reisen er nødvendig? Du kan lese mer om UiB sin reisepolicy nedenfor.
• Få reisen godkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet. 
• Søke om kredittkort ved behov. Som hovedregel skal man bruke kredittkort ved reiser slik at man ikke har behov for reiseforskudd.  UiB har kredittkortavtale med EuroCard. Dette er et kredittkort med firmaansvar, men utstedes i den ansattes navn. Det er ingen årsavgift knyttet til kortet. Kortet kan bare brukes til reiserelaterte utgifter for UiB. 
• Vurdere om du skal sende inn reisesøknad og eventuelt søke om reiseforskudd. Veiledning til hvordan du sender reisesøknad/ -forskudd finner du her.

UiB har kredittkortavtale med Eurocard, og ønsker at alle ansatte som reiser i jobbsammenheng søker om å få et slikt kredittkort. Dette er et kredittkort med firmaansvar, men utstedes i den ansattes navn. Det er ingen årsavgift knyttet til kortet.

Vanlige spørsmål og svar rundt kredittkort med firmaansvar kan du lese her.

Du kan søke om kredittkort her. 

Du kan bli trukket i lønn dersom du ikke overholder betaling av tilsendt kredittkortfaktura fra Eurocard.

Bruk av kredittkort

Når kortet brukes til å betale reiser, blir du forsikret på reisen. Registrer derfor kortnummeret på din profil hos Berg-Hansen.

1. Logg inn hos Berg-Hansen
2. Klikk på Profil under START- menyen på venstre side
3. Klikk på Kredittkort i kolonnen på høyre side
4. Legg inn kredittkort

Du kan registrere kredittkortet i selvbetjeningsportalen. Veiledning til hvordan du registrerer kredittkortet finner du her. Kredittkortet gjør det enklere å bestille og gjennomføre jobbreiser. Når du har registrert kortet, kan du hente korttransaksjonene dine og legge dem inn i reiseregningen direkte. Med ordningen Book now - pay later vil reisen først bli fakturert når reisen er gjennomført. Dette skjer automatisk og du trenger ikke å aktivere denne funksjonen. Det påløper et lite gebyr som du fører på reiseregningen. Ordningen gjelder ved bestilling inntil seks måneder før avreise. 

Kortet skal kun brukes til dekning av reiserelaterte utgifter i forbindelse med jobbreiser og skal ikke brukes til private kjøp. Faktura sendes til og betales av kortinnehaver, men UiB dekker fakturaen ved betalingsmislighold. I slike tilfeller inngås det avtale om trekk i lønn ved tildeling av kortet. Ved betalingsmislighold sperres også kortet for videre bruk. Les mer om bruk av kortet i «Retningslinjer for tildeling og bruk av kredittkort med firmaansvar ved Universitetet i Bergen(UiB) til bruk ved reisevirksomhet».

Kredittkort og reiseforsikring

Kredittkortet har flere brukersteder i hele verden og reiseforsikring er inkludert i kortet. Når du bruker kredittkortet på hoveddelen av reisen og reisen foregår med offentlig transportmiddel er du forsikret av kredittkortselskapet. Forsikringen gjelder på tjenestereiser av inntil 90 dagers varighet. Forsikringen gjelder for kortinnehaver som er bosatt i Norden, og er medlem av Folketrygden eller tilsvarende ordning i det nordiske hjemlandet.

Som hovedregel skal man bruke kredittkort ved reiser slik at man ikke har behov for reiseforskudd. Dersom man likevel skulle ha behov for reiseforskudd, må man søke om dette sammen med reisesøknaden i selvbetjeningsportalen. Veiledning til hvordan du sender reisesøknad/ -forskudd finner du her.

UiB har avtale med reisebyrå Berg-Hansen, som dekker kjøp av flyreiser, hotell, leiebil og tog, visumtjenester og tilrettelegging for gruppereiser. UiBs rabatterte avtalepriser for fly og hotell er implementert i tjenesten. For visumtjeneste og tilrettelegging ved kurs/konferanse, blir tjenesten priset avhengig av omfang.

Som ansatt ved UiB bestiller du din reise gjennom selvbetjeningsløsning hos Berg-Hansen. 

Dersom det skal bestilles reise for en ekstern, må dette gjøres av en reisebestiller. Oftest er dette de samme som bestiller varer og tjenester ved hver enhet.

Gruppereiser

Ved bestilling av gruppereiser, kontakt Berg-Hansen: grupper@berg-hansen.no, tlf: 810 56 810

Dersom gruppereisen skal betales med faktura skal godkjenningen av reisekostnaden dokumenteres. Dette gjøres i bestillingssystemet (kontakt din innkjøper). Selve reisebestillingen gjøres direkte til Berg-Hansen, mens man i bestillingssystemet viser til reisebestillingen. Innkjøpsordre-nummeret ettersendes til Berg-Hansen som fører dette på fakturaen.

På alle tjenester/bestillinger vil det påløpe et gebyr som føres på reiseregningen.

Du registrerer din reiseregning i Selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen. Veiledning til hvordan du registrerer reiseregning i Selvbetjeningsportalen finner du her. Se vår hjelpeveiledning Hvordan registrere reiseregning? som viser trinn for trinn hvilken informasjon og vedlegg som er nødvendig for stegene ved innsending av reiseregning.

Reiseregning og utleggsrefusjon blir utbetalt to ganger i måneden. Se kjøreplan  under feltet 'reisekjøring (alle kunder)' for spesifikke datoer. 

Du kan se detaljert kjøreplan for det aktuelle året her. 

Retningslinjer for reiseregninger knyttet til EU-prosjekt

• Alle utlegg må være 'best value for money' og alle utlegg må ha godkjent kvittering lagt til i reiseregningen. Dette gjelder også kvittering på kollektivtransport.  
• Reiser skal bestilles via Berg-Hansen. 
• Boarding kort skal legges ved i reiseregningen. 
• Dersom flybillett er bestilt via Berg-Hansen og dokumentert med kvittering for gjennomført reise, er det ikke nødvendig å legge ved  boarding kort. 
• Reiseregningen må merkes med formål og nødvendighet for prosjekt og hvis aktuelt WP (arbeidspakke). 
• Det må legges ved bevis på deltakelse og link til prosjektet. 

Representasjonsutgifter (middag/lunsj til gjester/andre involvert i prosjektet) er ikke en godkjent kostnad på reiseregning, og skal bestilles gjennom bestillingssystemet. Følgende regler gjelder for EU prosjekt når det gjelder representasjonsutgifter:                       

• Lunsj og/eller pausemat kan dekkes for møtedeltakere dersom mat er nødvendig i forbindelse med et møte (selve møtet og deltakere må oppfylle eligibility kriteriene i Grant agreement).  
• Middag er ikke en godkjent kostnad, og skal dekkes av den enkelte via diettsatser, eventuelt mat etter regning. I noen sjeldne tilfeller kan en middag dekkes som representasjonsutgift, for eksempel en middag på et Kick-off møte der UiB er koordinator, men kun etter avtale med Project Officer. 
• Gaver er ikke godkjent kostand, og må dekkes av andre finansieringskilder (f.eks toppfinansiering).  

Eksempler på vedlegg:

• Invitasjon 
• Program 
• Andre trykksaker fra arrangementet 
• Kopi av presentasjonen som er holdt 
• Bilder fra arrangementet 
• Agenda 
• Møtereferat 
• Signert deltakerliste 
• Arbeidspakke (VP)

Dersom du skal lede eller delta på og tokt finner du særavtale om godtgjørelse mv. på tokt her. Avtalen gjelder for statsansatte som har sitt ordinære arbeid på land, og som midlertidig utfører tjeneste knyttet til sitt ordinære arbeide ombord på skip på tokt. 

Du kan lese mer om feltarbeid og tokt i vår medarbeiderhåndbok.

Du kan lese mer om feltarbeid og tokt i vår medarbeiderhåndbok.

Universitetet i Bergen har en reisepolicy som gjelder for alle ansatte ved UiB.

UiBs reisepolicy inneholder to hovedkomponenter:

• en sjekkliste for reiseplanlegger 
• veiledende retningslinjer for prioriteringer av flyreiser  

Vurdere alternativer

• Er denne reisen faktisk nødvendig?  
• Kan reisen erstattes av videokonferanse?  
• Kan jeg bruke et annet transportmiddel enn fly?  
• Kan jeg droppe flyet en vei? Alle monner drar. Tog én vei svarer til (nesten) halvering av utslippene på reisen. 

Planlegge, prioritere og kombinere

• Kan flere korte reiser slås sammen? 
• Kan jeg gjøre flere ting samtidig? Kanskje kan en sensor også holde et seminar, eller  kanskje skal du og samarbeidspartneren uansett på samme konferanse og kan legge  et møte samtidig? 
• Kan jeg unngå å fly inn sensorer? Kanskje holder det med at én sensor flys inn, mens en kan være med via videokonferanse?

Minske klimafotavtrykket ved egne arrangement

• Interne møter/seminarer skal være kortreiste.  
• Unngå derfor å legge interne møter/seminarer til steder man må fly til. 
• Vurder om Teams eller Zoom kan være et alternativ.  

Veiledende sjekkliste for prioritering av flyreiser 

Listen er en veiledning for den enkelte og enhetene i arbeidet med å redusere utslipp fra reiser. Listen er satt opp for å skjerme den faglige og strategiske aktiviteten, slik at reiser knyttet opp mot faglig aktivitet og reiser for å ivareta universitets interesser gis prioritet. Det blir likevel opp til hver enkelt enhet å gjøre den endelige vurderingen av hvilke reiser som skal gis prioritet.

Følgende formål bør gis prioritet:

• Nødvendige faglige reiser for datainnsamling 
• Samarbeidsprosjekter hvor møter ikke kan gjennomføres på video e.l. 
• Presentasjoner på konferanser 
• Reiser for å ivareta UiBs interesser på ulike nivå (f.eks. møter med Kunnskapsdepartementet, forhandlinger, strategimøter).