Etablerer nye brukergrupper

Brukerutvalget er satt sammen av ansatte fra alle avdelingene i fellesadministrasjonen. Deres har jobb har vært å følge byggeprosessen tett, for å bidra til at brukernes perspektiver er ivaretatt. 

– Mange av medlemmene har vært med siden vi startet i 2019, så vi har hatt en engasjert gruppe med svært god kontinuitet, forteller leder for brukerutvalget, Gunhild Sundal på EIA.  

Vi har hatt en engasjert gruppe med svært god kontinuitet

Arbeidet til utvalget har gått i faser. Før byggingen starter er der stor mulighet for å komme med innspill, siden det er da brukerne kan påvirke resultatet mest. Da jobbet gruppen med å kartlegge hva bygget skal inneholde, og hvilke funksjoner som er viktige, for eksempel møteromskapasitet og kjøkkenfasiliteter.  

– Medlemmene i brukerutvalget har gjort en veldig god jobb med å sikre at  kollegaenes ønsker og behov for arealene har kommet frem i planleggingen og gjennomføringen av prosjektet. Jeg er sikker på at dette er noe de ansatte vil merke når de flytter inn, sier programleder for UiB Tjenesteutvikling, Kathrine Brosvik Thorsen.  

Fokus på brukermedvirkning 

Det har vært stort fokus på brukermedvirkning i prosjektet, og siden 2019 har alle ansatte hatt anledning til å bidra inn i utformingen av arealene gjennom en rekke verksteder. Her har de blant annet har jobbet med arbeidsplasskonseptene. Brukerutvalgets medlemmer har vært bindeleddet til lokale brukergrupper, der avdelingenes ansatte har kunnet diskutere ulike forhold knyttet til arealene.  

I det siste året har utvalgets oppgave vært å følge byggeprosjektet tett, håndtere problemstillinger som dukker opp, og informere organisasjonen om ting som skjer. Gruppen har også fått komme med innspill til møblerings- og garderobeløsninger, og bruk av fellesarealer. I tillegg har de løftet frem saker som handler om hvordan bygget skal fungere i bruk, for eksempel en bedre varelevering enn det var tidligere.   

Har etablert flyttegruppe 

Utover våren og etter innflytting vil andre grupper ta over arbeidet med å sikre medvirkning knyttet til hvordan bygget skal fungere. Nå er det akkurat etablert en gruppe som skal jobbe med flyttingen inn i nytt bygg, med første oppstartsmøte om et par uker. Den består av en flyttekontakt fra hver avdeling i fellesadministrasjonen (se faktaboks). 

First Mover Group er engasjert både som byrå for selve flyttingen til NG5, og som koordinator.  

– Flyttegruppen skal være bindeleddet mellom dem og UiB, og være med på å arrangere alt fra ryddedugnader til å planlegge tidsrommene for når de ulike møblene skal flyttes, forklarer Sundal.  

Vi skal ha en stor andel av gjenbruk av møbler i NG5, så logistikken i flyttingen vil bli litt mer komplisert enn hvis alt var nytt 

– Vi skal ha en stor andel av gjenbruk av møbler i NG5, så logistikken i flyttingen vil bli litt mer komplisert enn hvis alt var nytt. Når vi skal ha med oss møblene vi sitter på, vil dette ta noe lenger tid og må planlegges mer detaljert.  

Vurderer andre grupper 

Flyttegruppen vil også være et bindeledd for å få ut informasjon om flyttingen til fellesadministrasjonen. Informasjon om tidspunkt for flytting vil bli tydelig kommunisert utover våren. 

I tillegg vurderes det å etablere andre grupper, som skal bidra til at NG5 fungerer best mulig på tvers av avdelingene etter innflytting.  

– Vi ser nå på hvilke funksjoner vi bør ha i bygget for å håndtere praktiske henvendelser og oppgaver knyttet til fellesarealer. Det kan også bli aktuelt å etablere en gruppe som kan bidra til sosiale og faglige aktiviteter i bygget, sier Sundal.