Hjem
Click

Ansattsider

Nytt system for time- og eksamensplanlegging

UiB har vedtatt å innføre et nytt system for time- og eksamensplanlegging. Systemet heter TP og er utviklet ved Universitetet i Oslo. I forbindelse med innføring av nytt system vil også arbeidsprosessene revideres.

Innføringen av TP er organisert som et prosjekt, og prosjektet eies av Studieadministrativ avdeling (SA).

Hvorfor nytt system?

UiB, UiT og NTNU benytter i dag systemet Syllabus til timeplanlegging. Avtalene for systemet er gamle og er på vei til å gå ut. Markedet for slike produkter er svært begrenset, og ingen er spesielt godt tilpasset de norske institusjonene og det norske utdanningssystemet.

UiO har erstattet Syllabus med et egenutviklet system som heter TP. Institusjonene i BOTT deler flere av de samme utfordringene rundt timeplanlegging, derfor ønsker UiO et samarbeid om TP. Det vil åpne for muligheten til å investere flere ressurser i videreutvikling, og samtidig bruke hverandres erfaringer til å foredle både prosess, funksjonalitet og integrasjoner for TP. Videre er TP utviklet med forankring i FS-funksjonalitet og i henhold til krav og rammebetingelser som stilles til de norske institusjonene.

Systemet er web-basert og det er derfor ikke behov for utrulling av programvare til brukere. Systemet består av én database, og det er ikke behov for nye baser fra semester til semester. Dette gjør det betydelig enklere å drifte enn tidligere system.

TP inneholder også en eksamensplanleggingsmodul, som lenge har vært etterspurt på UiB.

UiO har brukt TP siden sommeren 2014, UiT vil ta systemet i bruk for vårsemesteret 2017, og NTNU og UiB tar i bruk systemet for høstsemesteret 2017.

Om det nye systemet

TP består av 3 moduler; TP: Timeplanlegging, TP: Eksamensplan og TP: Rombestilling.

Avhengig av arbeidsområde og organisering vil man kunne ha rolle som timeplanlegger, eksamensplanlegger eller rombestiller, eller en kombinasjon av disse.

TP: Timeplanlegging

Innføring av nytt system for timeplanlegging innebærer også en endring i arbeidsrutinene. Vi vil i hovedsak gå fra en manuell, sentralisert legging og endring av timeplanene til en automatisk, sentralisert timeplanlegging der løpende endringer utføres av fakultetene/instituttene selv. Automatisk betyr at TP velger rom og tidspunkt på bakgrunn av informasjon fra fakultet/institutt om faglærere, studentantall og studentgrupper slik at man sikrer kollisjonsfrihet for de emner som studentene forventes å ta i samme semester.

Dette vil føre til en bedre utnyttelse av både personalressurser og av undervisningsrom.

TP: Eksamensplan

Innføring av system for eksamensplanlegging innebærer en mer automatisk fordeling av eksamen på dato og eksamenslokale. Automatisk betyr at TP velger rom og dato på bakgrunn av informasjon fra fakultet/institutt om eksamensperiode, studentantall og studentgrupper slik at man sikrer kollisjonsfrihet på eksamen for de emner som studentene forventes å ta i samme semester.

Dette vil føre til en bedre utnyttelse av både personalressurser og av eksamenslokaler.

TP: Rombestilling

De aller fleste møterom ved UiB ligger i Outlook og kan bestilles der. Men for å få tilgang til bestilling av undervisningsrom i dag, må man søke til Studieadministrativ avdeling. Dette er tungvint og ressurskrevende.

Det anbefales at alle ansatte ved UiB kan bestille rom gjennom det nye rombestillingssystemet.

Det anbefales også at studenter i fremtiden skal kunne booke rom til kollokvier o.l., med visse rom- og tidsbegrensninger.

 

Brukerperspektiv

Med det nye timeplanleggingssystemet vil den enkelte timeplanlegger selv utføre endringer direkte i systemet uten å gå via en sentral flaskehals på SA. Dette vil spare mye tid og man vil få et tettere forhold til sine egne timeplaner.

Med det nye eksamensplanleggingssystemet vil man spare mye tid på å koordinere eksamensdatoer ved å la systemet utføre jobben.

Med det nye rombestillingssystemet vil den enkelte ansatte selv kunne bestille rom til aktiviteter som ikke er undervisning. Her sparer man mye tid på å gjøre det selv uten å måtte gå via lokale rombestillere.

Prosjektmål

  • TP skal implementeres teknisk og tas i bruk første kvartal 2017 (dette betyr at time- og eksamensplaner for høsten 2017 skal legges i TP)
  • Foreslå og gjennomføre opplæringstiltak
  • Revidere retningslinjer for timeplanlegging
  • Etablere retningslinjer for eksamensplanlegging
  • Foreslå rutiner for fremtidig opplæring og brukerstøtte
  • Legge til rette for effektivisering av arbeidsprosessene for eksamens- og timeplanlegging
  • Bidra til effektiv romutnyttelse i undervisnings- og eksamensaktiviteter
  • Levere relevant informasjon om prosjektet, rutiner og opplæringstiltak til ansatte ved UiB

Prosjektet skal være evaluert og avsluttet innen 1.3.2018

Fullstendig liste over mål ligger i mandatet.

 

Prosjekt- og styringsgruppen

Prosjektgruppen

Michael Peter Riisøen (SA), prosjektleder
Hallstein Mjelde (Nasjonalt  prosjekt TP)
Petter Kjær (SA)
John Abel (SA)
Thomas V. Kalvik (MN)
Ingunn Voster (PSYK)
Sissel V. Urdal (IKO) (MOF)
Elisabeth Hagen Hjellbrekke (HF)
Øystein Ørnegård (SA)

Etter behov stiller også følgende til prosjektgruppens disposisjon
Ragni Zlotos (SA)
Anne Marit Soltveit Pettersen (SA)
Svein Langvad (EiA)

Styringsgruppen

Christen Soleim (SA)
Ernst Pedersen (ØK)
Kim Ove Hommen (HF)
Michael Peter Riisøen (SA, observatør)