Rapportering H2020

Generelt om rapportering:

• Kontrakten vil spesifisere prosjektperiodene (ofte per 18 måneder).
   
• Innen 60 dager etter prosjektperiodens slutt skal konsortiet levere en periodisk rapport til EU (periodic report). Rapporten vil bestå av både vitenskapelig og økonomisk rapportering. I forbindelse med siste prosjektperiode skal det leveres både en periodisk rapport og en sluttrapport (final report). ERC prosjekt har egne rapporter og frister.
   
• Det er koordinator som er ansvarlig for å konsolidere rapporten og levere den til EU (via Participant portal). Hver partner må gi bidrag til rapporten, og fylle ut Form C. Koordinator vil vanligvis gi en tidsfrist for når dokumentasjon skal leveres, og tidsfristen vil være ca 1 måned før fristen til EU.
   
• Linked third parties skal fylle ut eget Form C som signeres av partneren (beneficiary). Linked third party må sende en signert papir versjon til partneren.
   

Økonomisk rapportering:

• Form C
  -Form C er EU sitt offisielle skjema for å rapportere kostnadene som har påløp i en prosjektperiode.
  -Det anbefales at man rapporterer alle eligible costs selv om budsjettet i henhold til Annex 2 overstiges (vær oppmerksom på at grense for CFS)
  -Før UiB sitt Form C fylles ut skal det utarbeides et avstemmingsskjema og lønnsavregningsskjema.
  -Form C skal rapporteres i Euro, og gjennomsnittlig valutakurs for perioden må benyttes (finnes på European Central Bank sine nettsider).
  -Form C fylles ut i Participant portal av prosjekteier. Skjemaet skal signeres av UiB’s Financial signatory (FSIGN), Leder for Seksjon for prosjektøkonomi (ØKA).
  -Før Form C kan signeres skal det internrevideres av en kontaktperson ved seksjonen.
    
• Use of Resources - Dersom de rapporterte driftskostnadene ("other direct costs") overstiger 15% av lønnskostnadene ("personnel costs") må det fylles ut en egen tabell som spesifiserer hva driftskostnadene er benyttet til.
   
• CFS - Certificate on the financial statement er en revisjonsrapport som skal utstedes av ekstern revisor (for UiB per dags dato PWC). Revisjonsrapporten skal leveres inn i forbindelse med sluttrapporteringen ("final report"), dersom rapporterte direkte kostnader er lik eller overstiger Euro 325 000.
   
• Annen input til rapporten - I den vitenskapelige delen av rapporten skal man forklare avvik mellom rapporterte og planlagte ressurser i Annex 1, med særskilt vekt på å forklare avvik i månedsverk per arbeidspakke. I tillegg skal man forklare eventuelle overføring av kostnader mellom kostnadskategorier.
   
• Internrevisjon, krav til dokumentasjon fra institutt - se første fane i Avstemmingsskjemaet.