Bestille arbeidskontrakter under 6 måneder
Rutine for bestilling av arbeidskontrakter ved bruk av ToA-løsningen i DFØ selvbetjeningsportal. Rutinen omfatter både kontrakter med timelønn og månedslønn.
Hovedinnhold
Ved UiB brukes ToA-løsningen til korte arbeidskontrakter med varighet 6 mnd eller mindre.
Rekruttering ved utlysning og/eller vedtak i ansettelsesorgan skal gjennomføres i tråd med UiBs rutinebeskrivelser (Lederhåndboken). Disse skal ikke behandles i ToA-løsningen.
Overordnet om rutinen
- Ved UiB skal det som hovedregel brukes månedslønn ved midlertidige ansettelser. Timelønn kan unntaksvis brukes i stedet for månedslønn dersom det er usikkerhet knyttet til arbeidets omfang, og det er vanskelig å beregne en stillingsstørrelse.
- Arbeidstaker skal motta og akseptere arbeidskontrakt før arbeidet påbegynner. Kontrakten må bestilles minst 3 uker før arbeidet begynner.
- Det er ikke mulig å bruke ToA-løsningen til å bestille arbeidskontrakter til personer som allerede har en fast ansettelse eller et vikariat hos UiB. I slike tilfeller må det opprettes personalmappe og arbeidsavtale i ePhorte, se registrering av ansettelser i SAP.
Prosess for time- og månedskontrakt
Bestille kontrakt
Behovshaver kontrakt:
1. Bestill kontrakt så snart arbeidsforholdets oppgaver, omfang, periode, hjemmel for midlertidighet, finansiell dekning og kontering, er avklart. Kontrakten bestilles i Selvbetjeningsportalen (dfo.no), velg Bestill kontrakt.
2. Legg inn følgende informasjon i bestillingen;
- Navn
- E-post
- Mobilnummer med landkode
- Nasjonalitet
- Start- og sluttdato for arbeidet
- Type kontrakt (time- måned- eller oppdragskontrakt)
- Merknadsfelt (Se mal for hvilke opplysninger som skal være med i rutinebeskrivelsen punkt 2.2)
3. Hvis du oppdager feil i innsendt bestilling, skal du umiddelbart ta kontakt med koordinator kontrakt, jf. rutinebeskrivelse.
Opprette kontrakt
Koordinator kontrakt:
1. Kontrollerer:
- Om arbeidstaker allerede finnes i SAP. Hvis ikke, må personopplysningene registreres.
- At kontraktstype er korrekt valgt i henhold til de oppgaver beskrevet
- At kontering er fullstendig
- At nødvendige opplysninger er oppgitt
2. Se utfyllende informasjon om hvordan opprette kontrakt (Rutinebeskrivelsen punkt 3.2)
3. Hvis bestillingen er OK, oppretter koordinator kontrakten
4. Hvis bestillingen ikke er OK, sendes den i retur til behovshaver kontrakt med begrunnelse i tråd med rutinebeskrivelsen.
5. Sender e-post til nye arbeidstakere med informasjon om signering og annen relevant informasjon.
Godkjenne kontrakt
Kostnadsgodkjenner:
1. Kostnadsgodkjenner må kontrollere følgende:
- At den som har bestilt arbeidskontrakten har bestillingsmyndighet for enheten
- At konteringsopplysninger er korrekte
- At det er økonomisk dekning til ansettelsen
2. Er kontrakten OK, godkjennes den.
3. Er kontrakten ikke OK, returneres den.
Når kontrakten er godkjent, sender DFØ automatisk ut e-post til arbeidstakeren med lenke til elektronisk kontrakt.
Signere kontrakt
Arbeidstaker:
1. Den som skal signere arbeidskontrakten mottar en e-post fra DFØ med en lenke.
2. Dersom arbeidstaker får problemer med å signere kontrakten kan vedkommende kontakte post.toa@uib.no. Det er viktig å opplyse om hvilket fakultet arbeidet gjelder for.
Utbetale kontrakt
Koordinator kontrakt:
1. Månedskontrakter
- Lønn blir utbetalt månedlig (den 12. i måneden) frem til sluttdato for kontrakten inntreffer. Den månedlige utbetalingen er basert på stillingsprosent og årslønn som er registrert på kontrakten.
2. Timekontrakter
- For å få utbetalt lønn på timekontrakt må den ansatte sende inn timeliste. Arbeidstakeren fører selv timer i DFØ-appen eller DFØs Selvbetjeningsportal.
- Den ansatte mister tilgangen til selvbetjeningsportalen og DFØ app ved sluttdato for kontrakt. Det er derfor viktig at timelistene sendes inn senest siste arbeidsdag.
- Koordinator kontrakt mottar timelister i selvbetjeningsportalen og kontrollerer at timer er ført i henhold til kontrakt og relevant regelverk.
- Arbeidstakers frist for innsending av timelister er siste dag i måneden. Lønn utbetales den 12. i påfølgende måned.
3. Lønnslipp
- Lønnslipp blir tilgjengelig i DFØ-appen og i DFØ-Selvbetjeningsportalen så lenge personen har et aktivt ansettelsesforhold.