Hjem
Ansattsider

Anbefalt fremgangsmåte ved underkjenninger

Det å få avhandlingen sin underkjent, er en stor påkjenning for enhver kandidat. I en slik situasjon er det viktig at kandidaten møtes med omtanke og profesjonalitet fra ledelse og administrasjon.

Den anbefalte fremgangsmåten under er laget av FA i samarbeid med fakultetene. Mer informasjon om statistikk og sakens bakgrunn finnes under 17/2097.

Fremgangsmåten tar utgangspunkt i negative innstillinger der komiteen er enstemmig. Behandling av saker der komiteen er delt, omtales relativt detaljert i ph.d.-forskriften.

Førstegangsunderkjenning

Denne delen av anbefalingene tar for seg førstegangsunderkjenning der komiteen vurderer at avhandlingen etter omarbeiding vil kunne tilfredsstille de gjeldende kravene. Videre tar retningslinjene utgangspunkt i at kandidaten ikke benytter seg av retten til å klage på vedtak i fakultetsstyret om førstegangsunderkjenning (førstegangsunderkjenning er et enkeltvedtak som kan påklages).

Etter at den negative innstillingen er mottatt fra bedømmelseskomiteen, bør beskjeden først og fremst overbringes per telefon eller personlig. Det vil være naturlig at hovedveileder, instituttleder eller prodekan overbringer beskjeden. Innstillingen sendes så på e-post fra fakultetet til kandidaten.

Ph.d.-kandidaten kan fremme skriftlige merknader til innstillingen innen 10 arbeidsdager etter at innstillingen er mottatt. Kandidatens merknader oversendes så til komiteen. Komiteens innstilling, med eventuelle merknader fra kandidaten og komiteen, behandles av fakultetsstyret. Det endelige vedtaket oversendes umiddelbart til ph.d.-kandidaten.

Etter at vedtaket er fattet bør institutt- eller fakultetsledelsen forsikre kandidaten om at hun/han fremdeles har oppbakking fra ledelsen, at studieretten vil bli forlenget frem til tentativ dato for ny innlevering og at kandidaten fremdeles vil ha tilgang til UiB sine ressurser, eksempelvis bibliotekstjenester.

Når omarbeidingen tar til, bør veilederne tilby hyppige møter. Flere personer i fagmiljøet kan involveres i arbeidet med å hjelpe kandidaten. Man bør lage en arbeidsplan som viser hvordan rettingene skal innarbeides, inkludert en tentativ dato for ny innlevering.

En eventuell ny innlevering kan først skje seks måneder etter vedtaket i fakultetsstyret. Denne regelen gjelder for kandidater tatt opp under den nåværende forskriften, dvs. etter 20. juni 2013. Kandidater tatt opp før denne tid er ikke underlagt en slik karantene for innlevering.

De ulike komiteenes anbefaling om omarbeiding vil variere, noe som vil ha innvirkning på når kandidaten ser for seg innlevering. Av hensyn til kandidatens senere karriere kan det være fornuftig å planlegge innlevering av omarbeidet avhandling innen 12 måneder etter vedtaket i fakultetsstyret. Etter at tentativ dato for ny innlevering er passert, bør kandidaten søke om forlengelse av studierett, i tråd med fakultetets rutiner for kandidater som er på overtid.

Retningslinjene i det ovennevnte tar utgangspunkt i innstillinger der det fremgår at en omarbeiding vil kunne bringe avhandlingen opp på et tilfredsstillende nivå. I tilfeller der komiteen ikke anbefaler omarbeiding og ny innlevering, vil kandidaten likevel ha rett til en andre gangs innlevering.

Andregangsunderkjenning

Hvis kandidaten leverer inn på nytt, og avhandlingen blir underkjent en andre gang, har kandidaten ikke mulighet til å levere inn på nytt.

Når kandidaten mottar den negative innstillingen, bør veileder bistå i å vurdere hvorvidt det kan fremmes merknader til denne. Ph.d.-kandidaten kan fremme skriftlige merknader til innstillingen innen 10 arbeidsdager etter at innstillingen er mottatt. Kandidatens merknader oversendes så til komiteen. Komiteens innstilling, med eventuelle merknader fra kandidaten og komiteen, behandles av fakultetsstyret. Vedtaket oversendes umiddelbart til ph.d.-kandidaten.

Underkjenning av avhandling kan påklages etter reglene i forvaltningslovens § 28. Klagen sendes til fakultetet. Fakultetet kan, etter at saken først er lagt fram for bedømmelseskomitéen, oppheve eller endre vedtaket hvis den finner klagen begrunnet. Hvis ikke fakultetet tar klagen til følge, sendes klagen til Den sentrale klagenemnd til avgjørelse. Klagenemnda kan prøve alle sider ved det påklagede vedtaket.

Dersom underinstansen eller klageinstansen finner grunn til det, kan det oppnevnes et utvalg eller enkeltpersoner til å foreta en vurdering av den foretatte bedømmelse og de kriterier denne bygger på, eller til å foreta en ny eller supplerende sakkyndig vurdering.

Etter et endelig negativt vedtak bør ledelsen ved instituttet/fakultetet tilby en samtale med kandidaten.

FS-registrering

Underkjenninger må registreres i FS like etter at vedtak er fattet i saken.

Informasjon om komiteen registreres på vanlig måte i Innlevering samlebilde. Under Avhandlingsvurdering, Kommisjonsbehandling registreres innstillingens dato. Koden som skal brukes, er IKKEVERDIG. Institusjonsbehandlingens dato er dato for fakultetsstyrets vedtak. Koden som skal brukes, er IKKEGOD.

Ved ny innlevering settes Innleveringsnr. til 2. Ved eventuell andregangsunderkjenning følger man samme rutinen som over.  Institusjonsbehandlingens dato er enten dato for fakultetsstyrets vedtak eller dato for vedtak i klagenemda. I Studierettsfeltet legger man inn dato for endelig vedtak til høyre for oppstartsdato. Studentstatus settes til UNDERKJENT.

Hvis kandidaten ikke leverer inn på nytt, og ender opp med å bli utskrevet, skal studentstatus settes til SLUTTET.