Hjem
Ansattsider
-

Anleggsmidler - aktivering og avhending.

Roller og rutiner knyttet til anleggsmidler - aktivering til avhending.

Hovedinnhold

Aktivering av eiendeler i anleggsverdiregnskapet

Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk. Hovedregelen er at eiendeler som har en anskaffelseskost over kr 50 000 og utnyttbar levetid på over 3 år skal aktiveres. 

Unntak fra hovedregel:

  • Flere eiendeler utgjør en vurderingsenhet når det anskaffes flere og ensartede eiendeler, f.eks. kjøp av 20 mikroskoper med en samlet verdi på over kr 50 000 og levetid på over 3 år.
  • Kjøp av PC med levetid på over 3 år skal alltid aktiveres. 
  • Dersom det kjøpes inn inventar for over kr 50 000 i et enkeltinnkjøp, skal dette aktiveres.

I Unit4 vil anlegg i anleggsverdiregnskapet opprettes automatisk (ved bokføring) når man konterer bestillinger/fakturaer mot konto for anlegg (1000-1290). Det gjelder ikke for anlegg under utførelse (107x, 113x og 121x), hvor aktivering i anleggsverdiregnskapet først skal skje når anlegget er ferdigstilt og klart for bruk. 

Veiledning for vurdering av aktivering (UiB brukerveiledning).

Anskaffelse av anleggsmidler via innkjøpsordre

Når det velges en konto som er en eiendelskonto for immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler (kontogr. 10, 11 eller 12), sendes rekvisisjonen som en ny oppgave tilbake til rekvirenten. Rekvirent må åpne oppgaven Komplettering av anleggsinfo for å registrere anleggsinformasjon knyttet til anleggsmidler. Rekvirent må først ta stilling til om det aktuelle innkjøpet er et nytt anlegg eller et tillegg til et eksisterende anlegg.

Ved nytt anleggsmiddel, må følgende tilleggsinformasjon registreres: 

  • Eiersted
  • Utstyrsgruppe
  • Plassering
  • Ev. overordnet anlegg

Når tilleggsinformasjonen er registrert kan rekvisisjonen sendes videre på arbeidsflyt til godkjenning hos BDM.

Dersom innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, krysser attestanten av i boksen for Tillegg til eksisterende anlegg?. Her må det samtidig legges inn anleggsnummeret til det opprinnelige anlegget som fakturaen skal være et tillegg til. Basert på anleggsnummeret som er valgt vil anleggsinformasjon og kontering hentes fra anleggsregisteret. Både anleggsinformasjonsfeltene og konteringsstrengen vil være låst for redigering, slik at tillegget vil få samme kontering som det opprinnelige anlegget. Dersom fakturaen skal ha en annen kontering enn det opprinnelige anlegget kan man ikke bruke tillegg. Da må attestanten velge å opprette ett nytt anlegg, og opprinnelig anlegg kan eventuelt brukes som overordnet anlegg.

Ved varemottak skal man i tillegg til å registrere at den aktuelle varen er mottatt, registrere påkrevd anleggsinformasjon om anlegget dersom kontoen innkjøpet er registrert på krever det:

  • Ev. serienummer
  • Ev. servicetag

Anskaffelse av anleggsmidler via leverandørfaktura

Når man konterer fakturaen på en anleggskonto, vil anleggsstatus bli rød, og anleggsinformasjon må utfylles før leverandørfakturaen kan godkjennes første gang. Attestanten må først ta stilling til om det aktuelle innkjøpet er et nytt anlegg eller et tillegg til et eksisterende anlegg:
Ved nytt anleggsmiddel, må følgende tilleggsinformasjon registreres:

  • Eiersted
  • Utstyrsgruppe
  • Plassering
  • Ev. serienummer
  • Ev. servicetag
  • Ev. overordnet anlegg

Når tilleggsinformasjonen er registrert kan attestanten gå tilbake til skjermbildet for attestasjon av leverandørfaktura og attestere fakturaen.

Dersom innkjøpet er et tillegg til et eksisterende anlegg, krysser attestanten av i boksen for Tillegg til eksisterende anlegg?. Her må det samtidig legges inn anleggsnummeret til det opprinnelige anlegget som fakturaen skal være et tillegg til. Basert på anleggsnummeret som er valgt vil anleggsinformasjon og kontering hentes fra anleggsregisteret. Både anleggsinformasjonsfeltene og konteringsstrengen vil være låst for redigering, slik at tillegget vil få samme kontering som det opprinnelige anlegget. Dersom fakturaen skal ha en annen kontering enn det opprinnelige anlegget kan man ikke bruke tillegg. Da må attestanten velge å opprette ett nytt anlegg, og opprinnelig anlegg kan eventuelt brukes som overordnet anlegg.

Transaksjoner i regnskapet

Når immaterielle eiendeler eller varige driftsmidler aktiveres vil resultateffekten oppstå i perioden fakturaen bokføres. Dette fremkommer som redusert bevilgningsinntekt på konto 391x. Anlegg skal avskrives over forventet utnyttbar levetid. Avskrivningene fremkommer som en kostnad på konto 60xx med tilsvarende inntektsføring på konto 395x (ingen resultateffekt). Når faktura konteres mot konto for anlegg (1000-1290) vil følgende automatposteringer blir bokført i regnskapet:

  • Debet 391x (Inntektsført bevilgning benyttet til investering), reduksjon av bevilgningsinntekt (kostnad).
  • Kredit 215x (Ikke inntektsført bevilgning til investering).
  • Avskrivninger (ingen resultateffekt):
    • Debet 60xx (Avskrivning).
    • Kredit 1000-1290 (konto for anlegg).
    • Debet 215x (Ikke inntektsført bevilgning til investering).
    • Kredit 395x (Inntektsføring av avsetning knyttet til anleggsmidler, avskrivning).

Definisjoner - aktivering av eiendeler

  • Anleggsmidler er varige og betydelige eiendeler som disponeres av virksomheten. Med varig menes utnyttbar levetid på 3 år eller mer.
  • Avskrivning er en systematisk fordeling av eiendelens avskrivbare beløp over eiendelens utnyttbare levetid. På anleggskontoene er det registrert en standard avskrivningssats. I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med økonomiavdelingen ved seksjon for Regnskap på uib-hjelp. 
  • Anskaffelseskost ved kjøp er kjøpspris med tillegg av kjøpsutgifter. Alle utgifter som påløper for at anleggsmidlet kan tas i bruk aktiveres og avskrives sammen med kjøpesummen, som for eksempel frakt- og monteringskostnader.
  • Beløpsgrensen på kr 50 000 er bruttobeløpet på fakturaen (inkl. mva.) i tilfellene når kostnaden relaterer seg til virksomhetsområder som ikke gir fradrag for inngående merverdiavgift. Beløpsgrensen på kr 50.000 er nettobeløpet på fakturaen (ekskl. mva.) i tilfellene når kostnaden relaterer seg til virksomhetsområder som gir fradrag for inngående merverdiavgift.
  • Utnyttbar levetid er den perioden en eiendel forventes å være tilgjengelig for bruk i en virksomhet.
  • Avgrensningene vil ikke alltid være entydige og det må gjøres en vurdering i hvert enkelte tilfelle. 
  • Påkostning eller vedlikehold:
    • Påkostninger, over kr 50 000, på allerede eksisterende driftsmidler, skal aktiveres dersom anskaffelsen gir driftsmiddelet varige forbedringer eller økt funksjonalitet. Eksempel; forlenget levetid, oppgradering av maskin, oppgradering av forelesningssal o.l.
    • Vedlikehold skal ikke aktiveres dersom det kun er snakk om nødvendig vedlikehold og dersom verdiøkningen er uvesentlig. Vedlikehold skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet.

BOA-finansiert anlegg

Anleggsmidler skal aktiveres og føres i grunnbevilgningsøkonomien. Hvis anlegg, eller deler av det, skal belastes BOA-prosjekter gjøres dette via internhandelskonto:

  • 9473 Godskrevet investeringer, inntektsføring grunnbevilgningsøkonomi.
  • 9474 Belastet investeringer, belastning Boa-prosjekt.   

Omposteringen lages i Omposteringsløsningen med malen Internhandel. Merk at anlegget flyttes ikke, kun kostnaden.

Splitte anlegg fra en innkjøpsordre/faktura

I Unit4 ERP er det foreløpig ikke mulig å dele kostnad på en artikkellinje ved kontering eller legge til relasjonsverdier (f.eks servicenummer, plassering, eiersted mm) pr artikkel/anlegg på eiendelskonto 10xx, 11xx og 12xx. UiB har derfor laget denne midlertidige rutinen inntil permanent rutine er på plass.

Fagrekvirent/innkjøper kan ikke splitte anleggsmiddel/artikkellinje:

  • på flere koststeder
  • på flere delprosjekt.
  • flere anlegg på en ordrelinje (f.eks. kjøp av 10 PC).
  • registrere kompletterende anleggsinfo (serienr. etc.).  

Dette må gjøres av anleggshåndterer når anlegget er bokført i anleggsverdiregnskapet. Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Overføring» i Unit4 ERP (DFØ video). Endringer registreres i anleggsskjema ved splitting og vedlegges. Relevant underdokumentasjon skal også vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.

Anlegg under utførelse

Det gjennomføres løpende innkjøp som gjelder anlegg under utførelse basert på behov. Bestillinger konteres mot aktuell konto for anlegg under utførelse. Utgifter til anlegg under utførelse aktiveres ikke løpende som anleggsmidler i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP. Disse utgiftene bokføres løpende på egne eiendelskontoer i balansen, konto 107x, 113x og 121x, og aktiveringen i anleggsverdiregnskapet skjer først når anlegget er ferdigstilt og klart for å ta i bruk. Dimensjoner i konteringsstrengen benyttes til å skille mellom ulike anlegg under utførelse, fortrinnsvis gjennom delprosjekt.

Løsningen gjør det mulig å løpende ompostere og korrigere prosjektkostnader som skal balanseføres mellom de aktuelle eiendelskontoene og kostnadskontoene.

For anlegg under utførelse legges det ikke inn tilleggsinformasjon som eiersted, utstyrsgruppe, plassering, serienummer, servicetag eller overordnet anlegg løpende. Dette legges eventuelt inn når anlegget tas i bruk.

Anleggshåndterer følger opp anlegg under utførelse som er ferdigstilt og klar til aktivering. Innhenter nødvendig informasjon om anlegget. Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Aktivere anlegg under utførelse» i Unit4 ERP (DFØ video) og gir informasjon på vedlegg om anlegg under utførelse som skal aktiveres:

  • delprosjekt
  • nybygg: Dekomponering etter faktiske utgifter eller sjablong
  • påkostning eksisterende bygg: Overordnet anlegg
  • tilleggsinformasjon registrering på anlegget, for eksempel navn på anlegget
  • eiersted

Vedlegget skal inneholde følgende tilleggsinformasjon for aktivering på konto 1210 Maskiner anlegg under utførelse:

  • plassering
  • utstyrsgruppe
  • eventuelt serienummer
  • eventuelt servicetag

Skjemaet sendes på flyt til anleggsregisteroppfølger (sentral rolle) da endringene ikke har kostnadseffekt.

Kvalitetskontroll ved enhet

Anleggshåndterer skal sikre at anleggsregisteret ved enheten har korrekt verdi og kontering. Følgende skal kontrolleres:

  • om ferdig avskrevne anlegg fremdeles er i bruk eller kan avsluttes
  • at det ikke er eiendeler i anleggsregisteret som er solgt eller utrangert
  • at registrerte anleggsmidler er knyttet til korrekte konteringsdimensjoner

Ved behov for endring, se punkter under for endring av anlegg.

Anleggsgrupper

Kontogr. 10: Patenter, lisenser, programvare og andre immaterielle eiendeler

Aktivering:

KontoKontonavnBeskrivelse
1040Lisenser / programvare - Avskrivningstid 5 årKjøp av programvare og programvarelisenser (Anskaffelseskost > kr 50 000 og forventet levetid > 3 år). Årlige lisenskostnader skal utgiftsføres, se konto 6750. Levetid 5 år.

 

Avsetning (periodisering):

KontoKontonavnBeskrivelse
1048Avsetning lisenser / programvareAvsetning lisenser / programvare.

 

Under utførelse:

KontoKontonavnBeskrivelse
1070Immaterielle eiendeler under utførelseKjøp av bistand til utvikling av programvare (Anskaffelseskost > kr 50 000 og forventet levetid > 3 år).

 

Kostnadsføring:

KontoKontonavnBeskrivelse
6422Leie programvare lisenserLeiekostnad ved leie av programvare. F. eks. Faste årlige lisensavgifter for bruken av programvare (Software).
6520ProgramvareKjøp av dataprogrammer (Software) som ikke skal balanseføres.
6521Programvare, teknisk bygningsdrift (anskaffelse)Kjøp av programvare knyttet til teknisk bygningsdrift - f.eks. SD-anlegg, adgangskontrollanlegg, mm.
6710Konsulenttjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger, mv.Kjøp av eksterne tjenester til utvikling av IKT-løsninger og programvare.
6750Kjøp av løpende tjenester til IKTKostnader til løpende serviceavtaler for programvare og IKT-løsninger.
6751DatabehandlingstjenesterKostnader til digital postkasse, skybaserte IT-øsninger (Software as a service) o.l.
6760Kjøp av lønns- og regnskapstjenesterKjøp av ordinære lønns- og regnskapstjenester som virksomheten forutsettes å måtte ivareta. Lisenskostnader for lønns- og regnskapskunder av DFØ føres her.
7601LisensavgiftOmfatter løpende kostnader (f.eks årlige utbetalinger) til lisenser og royalties. NB Gjelder ikke kostander til programvarelisenser, disse skal konteres 642x.

Regnskapsposten dataprogrammer/lisenser består av kjøpt programvare som ikke direkte relateres til annet teknisk utstyr, apparatur eller infrastruktur. (Under infrastruktur antas f. eks overvåkingssystemer). Kjøpt programvare kan også omfatte lisenser for bruk av  systemer.

Kjøpt programvare (herunder bruksrettigheter til programvarelisenser) skal inkluderes i virksomhetens balanse dersom anskaffelseskost inkl. eksterne konsulenttjenester for en enkel programvare koster mer enn kr 50.000. Det må da forutsettes at programvaren kan benyttes selv om framtidig avtaler med leverandøren termineres. Med programvare forstås alle administrative systemer, herunder økonomisystem, personalsystem, tekniske systemer, fagsystemer mv. Hovedregelen er at kun eksternt anskaffet programvare med eventuelle tilhørende eksterne konsulenttjenester tilknyttet implementeringen skal balanseføres.

Dersom anskaffelseskost er mindre enn kr 50.000 for en enkel programvare inkl. eksterne konsulenttjenester med mer, skal dette kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet (6520 eller 6521).

Årlige service- og vedlikeholdskostnader skal kostnadsføres (6422). Dette gjelder også årlige kostnader ifm bruksrettighet av programvarer (lisenser). Slike bruksrettigheter/lisenser har en begrenset varighet og skal direkte kostnadsføres, uavhengig av kostnad.

Oppgradering av programvare skal i hovedregelen behandles som vedlikehold og kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet. Oppgraderinger skal kun unntaksvis behandles som påkostninger og aktiveres.

Programvare som utgjør en integrert del av et fysisk driftsmiddel anses som en del av det fysiske driftsmidlet dersom dette utgjør den mest sentrale bestanddelen.

Avskrivningssats og utnyttbar levetid

Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Kontoen for lisenser/programvare er satt opp med en forventet utnyttbar levetid på 5 år (avskrivningssats på 20 %). I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med økonomiavdelingen ved seksjon for Regnskap på UiB-hjelp.

Kontogr. 11: Bygninger, tomter og annen fast eiendom (egne bygg)

Aktivering av bygninger og bygningskomponenter vil hovedsakelig kun være aktuell for eiendomsavdelingen. Likeså gjelder konto for arbeid under utførelse (1130-1139). 

Aktivering:

KontoKontonavnBeskrivelse
1101Bygninger - Avskrivningstid 60 årLevetid 60 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse.
1102Ventilasjon- Avskrivningstid 25 årLevetid 25 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse.
1103Varme/sanitær - Avskrivningstid 30 årLevetid 30 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse
1104Elkraft - Avskrivningstid 25 årLevetid 25 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse.
1105Tele/Automatisering- Avskrivningstid 10 årLevetid 10 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse.
1106Andre installasjoner - Avskrivningstid 30 årLevetid 30 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse.
1107Utendørs - Avskrivningstid 20 årLevetid 20 år. Konteres som hovedregel via anlegg under utførelse.
1150Tomter og andre grunnarealerKjøp av tomter. Avskrives ikke.
1160Bolig / fritidshusFast eiendom som benyttes som boliger. Ingen dekomponering. Avskrives ikke.

 

Avsetning (periodisering):

KontoKontonavnBeskrivelse
1108Avsetning bygningerAvsetning bygninger
 Avsetning anlegg under utførelse – ByggTa kontakt med Seksjon for regnskap (Økonomiavdelingen.)

 

Under utførelse:

KontoKontonavnBeskrivelse
1130Anlegg under utførelse - 1 FelleskostnaderKostnader ifbm rigg, drift, entrepriseadministrasjon, hjelpearbeider etc. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1131Anlegg under utførelse - 2 BygningerKostnader ifbm bygningsarbeider ved større påkostninger. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
1132Anlegg under utførelse - 3 VentilasjonKostnader ifbm. Ventilasjons-arbeider og ventilasjonsanlegg ved større påkostninger. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1133Anlegg under utførelse - 3 Varme SanitærKostnader ifbm. Varme og sanitær ved større påkostninger. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1134Anlegg under utførelse - 4 ElkraftKostnader ifbm. Elkraft ved større påkostninger -og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1135Anlegg under utførelse - 5 Tele og automatiseringKostnader ifbm. Tele og automatisering ved større påkostninger - og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1136Anlegg under utførelse - 6 Andre installasjonerKostnader ifbm. Andre Installasjoner ved større påkostninger - og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1137Anlegg under utførelse - 7 UtendørsKostnader ifbm utomhusarbeider ved større påkostninger- og byggeprosjekter. (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1138Anlegg under utførelse - 8 Generelle kostnaderKostnader ifbm program, planlegging (arkitekt og konsulenter), administrasjon (prosjekt og byggeledelse etc.), bikostnader (kopiering, reiser etc.), gebyrer (byggesak etc) etc (Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt).
1139Anlegg under utførelse TotalentrepriserTotalentreprise - alle kostnader i totalentreprisen, må dekomponeres manuelt.

 

Kostnadsføring:

KontoKontonavnBeskrivelse
6601Vedlikehold - 1 Felleskostnader egne byggKostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av rigg, drift, entrepriseadministrasjon, hjelpearbeider etc. Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6602Vedlikehold - 2 Bygning (egne bygg)Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av bygningskropp - egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6603Vedlikehold - 3 VVS-installasjoner (egne bygg)Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av VVS-installasjoner i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6604Vedlikehold - 4 Elkraft (egne bygg)Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av elektroanlegg i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6605Vedlikehold - 5 Tele og automatisering (egne bygg)Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av tele og automatisering i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6606Vedlikehold - 6 Andre installasjoner (egne bygg)Kostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av andre installasjoner i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6607Vedlikehold - 7 UtendørsKostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold utendørs rundt egne bygninger. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6608Vedlikehold - 8 Generelle kostnaderKostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av materiell til program, planlegging (arkitekt og konsulenter), administrasjon (prosjekt og byggeledelse etc.), bikostnader (kopiering, reiser etc.), gebyrer (byggesak etc) etc . Ref. NS3453 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6609Vedlikehold - materiell (egne bygg)Kostnader til materiell i egne bygg. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6620Service/ettersyn - VVS-installasjoner (egne bygg)Kostnader ifm service/ettersyn av VVSinstallasjoner i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6621Service/ettersyn - Elkraft (egne bygg)Kostnader ifm service/ettersyn av elektroanlegg i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6622Service/ettersyn - Tele og automatisering (egne bygg)Kostnader ifm service/ettersyn av tele- og automatiseringsanlegg i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Inkl. adgangskontroll, alarm. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6623Service/ettersyn - Andre installasjoner (egne bygg)Kostnader ifm service/ettersyn av andre installasjoner i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Inkl. heiser. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.
6624Service/ettersyn - Bygg (egne bygg)Kostnader ifm service/ettersyn av bygningskroppen i egne bygg. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her. Ref. NS3451 Spesifikasjon av kostnader i byggeprosjekt.

 

Bygg skal dekomponeres i bygg og bygningskomponenter. Dette skal gjøres etter faktiske kostnader, alternativt kan man sjablongmessig dekomponere (fra SRS 17):

Bygningstyper, delanlegg (%-andel)Kontor- og adm.byggSkole, hotell, lab.Garasje, lager, grovbygning mv.Boliger
Bygning             60           50                      80    60
Ventilasjon             10           15                       5    10
Varme/sanitær             10           10                       5    20
Elkraft             10           10                     10    10
Tele og automatisering              5           10                      0     0
Andre installasjoner              5            5                      0     0
SUM prosentfordeling          100 %        100 %                  100 % 100 %

 

Ved rehabilitering av bygg må man ta stilling til hva som er vedlikehold (kostnadsføring) og hva som er påkostning (aktivering), se definisjoner ovenfor. Fordeling mellom vedlikehold og påkostning skal dokumenteres. Større rehabiliteringsprosjekt skal bokføres via anlegg under utførelseskonti.   

Avskrivningssats og utnyttbar levetid

Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Ulike kontoer er opprettet avhengig av utnyttbar levetid. For bygninger antas avskrivningstid å være 60 år (avskrivningssats på 1,6 %). Varme/sanitær og andre installasjoner antas å ha en avskrivningstid på 30 år (avskrivningssats på 3,3 %). For ventilasjon og elkraft antas avskrivningstid å være 25 år (avskrivningssats på 4 %). Utendørs antas å ha en avskrivningstid på 20 år (avskrivningssats 5 %), mens tele/automatisering antas å ha en avskrivningstid på 10 år (avskrivningssats 10 %). I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med økonomiavdelingen ved seksjon for Regnskap på UiB-hjelp. Tomt, bolig og fritidshus avskrives ikke.

Kontogr. 12: Maskiner og transportmidler

Aktivering:

KontoKontonavnBeskrivelse
1200Maskiner - Avskrivningstid 3 årAnskaffelse av større maskiner og anlegg > kr 50 000 og forventet levetid 3 år skal aktiveres. Avskrives over 3 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6501.
1201Maskiner - Avskrivningstid 5 årAnskaffelse av større maskiner og anlegg > kr 50 000 og forventet levetid 4-5 år skal aktiveres. Avskrives over 5 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6501
1202Maskiner - Avskrivningstid 10 årAnskaffelser av større maskiner og anlegg >kr 50 000 og forventet levetid mellom 6 og 10 år skal aktiveres. Avskrives over 10 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6501
1203Renholdsmaskiner - Avskrivningstid 5 årAnskaffelse av større anskaffelser av renholdsmaskiner >kr 50 000 og forventet levetid mellom 3-5 år skal aktiveres. Avskrives over 5 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6503.
1204Vitenskapelig utstyr - Avskrivningstid 4 årAnskaffelse av større anskaffelser av vitenskapelig utstyr >kr 50 000 og forventet levetid er mellom 3 og 4 år skal aktiveres). Avskrives over 4 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6502.
1205Vitenskapelig utstyr - Avskrivningstid 8 årAnskaffelse av større vitenskapelig utstyr > kr 50 000 og forventet levetid er mellom 4 og 8 år skal aktiveres. Avskrives over 8 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6502.
1206Vitenskapelig utstyr - Avskrivningstid 12 årAnskaffelser av større vitenskapelig utstyr >kr 50 000 og forventet levetid over 8 år skal aktiveres. Avskrives over 12 år. Mindre driftskjøp føres på konto 6502.
1220Skip/rigger/fly - Avskrivningstid 20 årAnskaffelse av skip, rigger og fly. Avskrivningstid skip/rigger og fly skal vurderes individuelt.
1230Person- og varebiler- Avskrivningstid 8 årAnskaffelse av personbil og varebil klasse 1 og 2 som skal aktiveres. Avskrivningstid 8 år.
1231Lastebiler- Avskrivningstid 10 årAnskaffelse av lastebiler som skal aktiveres. Avskrivningstid 10 år.
1240Andre transportmidler- Avskrivningstid 12 årAnskaffelse av traktorer, truck, minitraktor etc. som skal aktiveres. Avskrivningstid 12 år.

 

Avsetning (periodisering):

KontoKontonavnBeskrivelse
1208Avsetning maskiner og anleggAvsetning maskiner og anlegg

 

Under utførelse:

KontoKontonavnBeskrivelse
1210Maskiner anlegg under utførelseKontoen brukes på prosjekter i forbindelse med større bygging av maskiner/anlegg (fremstilling av egne driftsmidler) frem til det tidspunkt maskinen anlegget er ferdigstilt. Avskrives ikke før etter ferdigstillelse. Etter ferdigstillelse flyttes anlegget til riktig anleggsgruppe. Anleggsmidlet skal avskrives fra det tidspunkt det tas i bruk i virksomheten.

 

Kostnadsføring:

KontoKontonavnBeskrivelse
6401Leie maskinerLeie- og leasingkostnader på produksjonsmaskiner, gravemaskiner, trucker mv. Tilhørende serviceavtaler knyttet til maskinen skal kostnadsføres i kontogruppe 67 Kjøp av fremmede tjenester. Dersom det er vanskelig å skille på kostnader til leie av en maskin og kostnader til tilhørende serviceavtale, kan både leiekostnaden og kostnader til serviceavtalen føres i kontogruppe 64.
6450Leie av bilerLeie- og leasing av person-, vare- og lastebiler, kostnad for drivstoff ved korttidsleie når dette er spesifisert på samme faktura. Årsavgiften ved leasing.
6460Leie av andre transportmidlerLeie- og leasing av andre transportmidler, f.eks. truck, båt, snøscooter, helikopter m.m.
6501MaskinerAnskaffelse av motordrevet verktøy og maskiner som ikke skal balanseføres.
6502Faglig-, vitenskapelig-, og undervisningsutstyrAnskaffelse av faglig-, vitenskapelig- og undervisningsutstyr til bruk i lab., verksted o.l som ikke skal balanseføres.
6503RenholdsmaskinerAnskaffelse av renholdsmaskiner som ikke skal balanseføres.
6541Samlings-, utstillings- og forskningsgjenstanderAnskaffelse av samlings-, utstillings- og forskningsgjenstander som ikke skal balanseføres.
6580Forbruks- og driftsmateriell, lab./verkstedInnkjøp av forbruks- og driftsmateriell til forskning mm i lab./verksted.
6660Service/vedlikehold/reparasjon av maskiner/utstyr /inventarKostnader, både materialer og arbeid, til reparasjon av skade og løpende vedlikehold av maskiner/utstyr/inventar. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her også.
6680Reparasjon og vedlikehold forskningsfartøy/flyKostnader, både materialer og arbeid, til reparasjon av skader og løpende vedlikehold av forskningsfartøy/fly.
7020Vedlikehold av biler, maskiner, forskningsfartøyBenyttes til vedlikehold av biler, maskiner og forskningsfartøy.

 

Anskaffelser over kr 50 000 og med utnyttbar levetid på over 3 år skal aktiveres. Anskaffelser på mindre enn kr 50 000 og/eller med utnyttbar levetid mindre enn 3 år skal kostnadsføres. Unntak for anlegg i oversikten ovenfor:

  • Flere eiendeler utgjør en vurderingsenhet når det anskaffes flere og ensartede eiendeler, f.eks. kjøp av 20 mikroskoper med en samlet verdi på over kr 50 000 og levetid på over 3 år.

Vedlikehold og service skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på konto 6660 eller 6680. Påkostninger på over kr 50 000 skal aktiveres, se definisjoner ovenfor.

Avskrivningssats og utnyttbar levetid

Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Ulike kontoer er opprettet avhengig av utnyttbar levetid. For maskiner antas avskrivningstid å kunne variere fra 3-10 år (avskrivningssats på 33 %, 20 % eller 10 %). Vitenskapelig utstyr antas å ha en utnyttbar levetid på 4-12 år (avskrivningssats på 25 %, 12,5 % eller 8 %). I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med økonomiavdelingen ved seksjon for Regnskap på UiB-hjelp.

Kontogr. 12: Driftsløsøre, inventar, verktøy og lignende

Aktivering:

KontoKontonavnBeskrivelse
1250Inventar 7 årKostnader til større anskaffelser (>kr 50 000 og forventet levetid på mellom 3 og 7 år) av inventar. Inngår i en gruppe i balansen (poolaktivering). Mindre driftskjøp føres på konto 6540. Avskrivningstid 7 år.
1251Inventar 10 årKostnader til større anskaffelser (>kr 50 000 og forventet levetid mellom 8 og 10 år). Inngår i en gruppe i balansen (poolaktivering). Mindre driftskjøp føres på konto 6540. Avskrivningstid 10 år.
1260Påkostning leide bygg - 10 års leiekontraktLeiekontrakt 10 år. Påkostninger over kr 50 000 på leide lokaler bør vurderes om det skal aktiveres, dersom kostnaden gir lokalene økt kapasitet eller økt funksjonalitet.
1261Påkostning leide bygg - 20 års leiekontraktLeiekontrakt 20 år. Påkostninger over kr 50 000 på leide lokaler bør vurderes om det skal aktiveres, dersom kostnaden gir lokalene økt kapasitet eller økt funksjonalitet.
1262Påkostning leide bygg - 30 års leiekontraktLeiekontrakt 30 år. Påkostninger over kr 50 000 på leide lokaler bør vurderes om det skal aktiveres, dersom kostnaden gir lokalene økt kapasitet eller økt funksjonalitet.
1270Verktøy - Avskrivningstid 5 årAnskaffelse av verktøy, redskap instrument m.m. > kr 50 000 og levetid mellom 3 og 5 år som skal aktiveres.
1280Datautstyr -Avskrivningstid 3 årAnskaffelse av PC og datautstyr med levetid på minst 3 år. Skal vurderes som en gruppe og skal som hovedregelen aktiveres uansett beløp. Mindre enkeltkjøp som dataskjermer, harddisker, kabler, mus og annet datatilbehør eller datautstyr med levetid på under 3 år skal kostnadsføres på konto 6550.
1281AV-utstyr - Avskrivningsutstyr 5 årAnskaffelse av AV-utstyr med kostpris > kr 50 000 og forventet levetid på mellom 3 og 5 år som skal aktiveres.
1282Servere og nettverksutstyr - Avskrivningstid 4 årAnskaffelse av servere og nettverksutstyr med kostpris > 50 000 og levetid mellom 3 og 4 år som skal aktiveres.
1283Scanner, printer, ol. - Avskrivningstid 3 årAnskaffelse av scanner, printer, o.l med kostpris > kr 50 000 og forventet levetid på minst 3 år som skal aktiveres.
1284Simulatorer, ol. til undervisning - Avskrivningstid 5 årAnskaffelse av simulatorer o.l. til undervisning med kostpris > kr 50 000 og forventet levetid mellom 3 og 5 år som skal aktiveres.
1290Kunst og museumsgjenstanderKostnader til nyanskaffelse av kunst og museumsgjenstander over kr 50 000 føres her. Avskrives ikke. Antikviteter og kunst til utsmykking i virksomhetens lokaler, samt museumsgjenstander. Kunstverk og museumsgjenstander under kr 50 000 skal kostnadsføres. Det er ikke krav om at kunst som mottas som gaver skal balanseføres.

 

Avsetning (periodisering):

KontoKontonavnBeskrivelse
1258Avsetning inventarAvsetning inventar
1278Avsetning verktøyAvsetning verktøy
1288Avsetning datamaskiner, pc-er, servere mmAvsetning datamaskiner, pc-er, servere mm.
1299Avsetning kunst og museumsgjenstanderAvsetning kunst og museumsgjenstander

 

Under utførelse:

KontoKontonavnBeskrivelse
1211Anlegg under utførelse - Leide byggStørre kostnader til Faste innredninger og bygningsinventar i leide bygg for eksempel, fastmontert kjøkkeninnredning, innvendige vegger ved inndeling i cellekontor, fastmontert laboratorieinnredning.

 

Kostnadsføring:

KontoKontonavnBeskrivelse
6510VerktøyAnskaffelse av hånd- og spesialverktøy, f.eks. test og målerverktøy, verktøy for lab, verksted og eiendomsdrift som ikke skal balanseføres (ansees som forbruksmateriell).
6513IT- og AV- utstyrKjøp av kamera, TV, video, projektor, høyttalere, switcher, rutere, servere, eksterne harddisker og annet IT- og audiovisuelt utstyr som ikke skal balanseføres.
6540Inventar og utstyrAnskaffelse av inventar og utstyr, f.eks. møbler, lab-innredning, hyller, reoler o.l., samt mindre utstyr som gardiner, kjøkkenutstyr, løse lamper mm. som ikke skal balanseføres.
6541Samlings-, utstillings- og forskningsgjenstanderAnskaffelse av samlings-, utstillings- og forskningsgjenstander som ikke skal balanseføres.
6550Mobiltelefoner, nettbrett og datamaskinerKjøp av mobiltelefoner, nettbrett, datamaskiner og tilhørende utstyr som skrivere, kopimaskiner, multimaskiner som ikke skal balanseføres.
6561Andre kontormaskinerKjøp av kontormaskiner som ikke passer i de andre konti. F.eks. lamineringsmaskin, innbindingsmaskin og frankeringsmaskin.
6580Forbruks- og driftsmateriell, lab./verkstedInnkjøp av forbruks- og driftsmateriell til forskning mm i lab./verksted.
6630Vedlikehold - leide byggKostnader, både materialer og arbeid, til løpende vedlikehold av leide bygg. F. eks. mindre malings-, elektriker- og rørleggerarbeid, skifting av dører, vindu o.l.
6660Service/vedlikehold/reparasjon av maskiner/utstyr /inventarKostnader, både materialer og arbeid, til reparasjon av skade og løpende vedlikehold av maskiner/utstyr/inventar. Både faste serviceavtaler og tilfeldig service føres her også.
6803DatarekvisitaKjøp av datarekvisita, bl.a. toner, minnepinner m.m.

 

Anskaffelser over kr 50 000 og med utnyttbar levetid på over 3 år skal aktiveres. Anskaffelser på mindre enn kr 50 000 og/eller med utnyttbar levetid mindre enn 3 år skal kostnadsføres. Unntak for anlegg i oversikten ovenfor:

  • Dersom det kjøpes inn inventar for over kr 50 000 i et enkeltinnkjøp, skal dette aktiveres, konto 1250 eller 1251.
  • Flere eiendeler utgjør en vurderingsenhet når det anskaffes flere og ensartede eiendeler, f.eks. kjøp av 20 mikroskoper med en samlet verdi på over kr 50 000 og levetid på over 3 år.
  • Kjøp av PC med levetid på over 3 år skal alltid aktiveres. 

Vedlikehold og service skal kostnadsføres på anskaffelsestidspunktet og konteres på konto 6660. Påkostninger på over kr 50 000 skal aktiveres, se definisjoner ovenfor.

Avskrivningssats og utnyttbar levetid

Det skal alltid foretas en vurdering av utnyttbar levetid ved aktivering av anlegg. Ulike kontoer er opprettet avhengig av utnyttbar levetid. For inventar antas avskrivningstid å kunne variere fra 7-10 år (avskrivningssats på 14 % eller 10 %). Påkostning leide bygg antas å ha en utnyttbar levetid på 10-30 år (avskrivningssats på 10 %, 5 % eller 3 %). I tilfeller hvor standard avskrivningstid angitt på konto ikke samsvarer med forventet levetid (stort avvik), ta kontakt med økonomiavdelingen ved seksjon for Regnskap på UiB-hjelp. Kunst og museumsgjenstander avskrives ikke.

Endring av anlegg

Endring av dimensjonsverdier

Bytte av posteringsdimensjonsverdier brukes når ett eller flere anleggsmidler skal endre dimensjonsverdier, for eksempel når anleggsmidler med

  • et koststed skal endres til et annet
  • et delprosjekt skal endres til et annet

Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Ny kontering» i Unit4 ERP (DFØ video) og oppgir hvilket anleggsmiddel som det skal endres dimensjonsverdier på. Relevant underdokumentasjon skal vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.

Endring av relasjonsverdier

Det er mulig å endre relasjoner på anlegg:

  • Overordnet anlegg
  • Plassering anlegg
  • Servicetag
  • Serienummer
  • Utstyrsgruppe anlegg
  • Eiersted

Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Endre relasjonsverdier» i Unit4 ERP (DFØ video) og oppgir hvilket anleggsmiddel som det skal endres relasjonsverdier på. Relevant underdokumentasjon skal vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til anleggsregisteroppfølger (sentral rolle) da endringene ikke har kostnadseffekt. Ta kontakt med øknomiavdelingen ved seksjon for Regnskap på UiB-hjelp hvis det er behov for å endre relasjonsverdier på mange anlegg.

Overføring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg

Overføring av anlegg benyttes når det er behov or å overføre hele eller deler av et anleggsmiddel til et nytt eller eksisterende anleggsanleggsmiddel. For eksempel når

  • Det er aktivert et anleggsmiddel som skal være et tillegg til et annet eller nytt anleggsmiddel
  • Det er aktivert et anlegg som et tillegg, men som skal være et nytt anleggsmiddel eller et tillegg til et 
    annet anleggsmiddel

Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Overføring" i Unit4 ERP (DFØ video) og gir opplysninger om hvilket anleggsmiddel som skal overføres, samt opplysninger om hva som skal endres. Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.

Omgruppering av anlegg

Omgruppering brukes til å flytte et anleggsmiddel fra en anleggsgruppe til en annen. Anleggsruppe er lik eiendelskonto i balansen. 

Anleggshåndterer fyller da ut ut digitalt skjema «Ny kontering» i Unit4 ERP (DFØ video) og oppgir hvilket anleggsmiddel som skal omgrupperes, samt opplysninger om hva som skal endres. Relevant underdokumentasjon skal vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.

      Reversering av anleggstransaksjoner - feil ved aktivering

      Avdekkes det feil i anleggsverdiregnskapet er det mulig å reversere anlegg i sin helhet. Reversering benyttes ved:

      • Reversering av balanseført anleggsmiddel som skulle vært kostnadsført
      • Reversering av avskrivninger i forbindelse med flytting av aktuelt anleggsmiddel til kostnadskonto
      • Reversering av overføringer
      • Reversering av salg
      • Reversering av utrangering (kun enkeltvis)

      Det er ingen funksjonalitet «masse-reversering». Reverseringer må gjøres enkeltvis.

      Reversering av anleggstransaksjoner er ikke aktuelt for anlegg under utførelse, da dette kan omposteres direkte mellom eiendelskonto og kostnadskonto.

      Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Feil ved aktivering" eller "Andre endringer"i Unit4 ERP (DFØ video) for endring av anlegg. Gir opplysning om:

      • Hvilket anleggsmiddel det skal foretas reversering av
      • Hvilke transaksjoner som skal reverseres. Mulige alternativer:
        • Reversere aktiveringer
        • Reversere avskrivninger
        • Reversere overføringer
        • Reversere salg
        • Reversere utrangering (kun enkeltvis)

      Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.

      Endring av anleggsnavn

      Bruk feltet "Andre endringer/kommentar" på digitalt skjema (DFØ video) ved behov for å endre anleggsnavn. Hvis kun navn skal endres, bruk skjema "Andre endringer".  

      Avhending av anlegg (salg og utrangering)

      Salg

      Når anleggsmidler selges skal det beregnes gevinst eller tap og anlegget skal fjernes fra anleggsverdiregnskapet. Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Salg" i Unit4 ERP (DFØ video). Gir opplysning om:

      • Anleggs ID
      • Dato salget ble gjennomført
      • Salgspris
      • Fakturanummer (faktura for salg)

      Faktura/salgskontrakt skal vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner. 

      Salg av brukte anleggsmidler som har vært brukt til formål som ikke har gitt fradragsrett for inngående mva, jfr. Mval § 3-19, skal konteres mot konto 3802 (Salg av anleggsmidler).

      Utrangering

      Når et anleggsmiddel ikke lenger er i bruk skal det utrangeres. Dette kan for eksempel være som følge av beslutning om at et anleggsmiddel tas ut av drift fordi det ikke lenger er egnet til sitt opprinnelige formål, eller på grunn av endret behov. Eventuell restverdi i anleggsverdiregnskapet vil da bli kostnadsført og anlegget vil bli fjernet fra anleggsverdiregnskapet. Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Utrangering" i Unit4 ERP (DFØ video). Gir opplysning om:

      • Anleggs ID
      • Dato
      • Eventuell restverdi

      Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner. Ta kontakt med øknomiavdelingen ved seksjon for Regnskap på UiB-hjelp hvis det er behov for å utrangere mange anlegg.

      Nedskriving av anlegg

      Dersom virksomhetens anvendelse/utnyttelse av en immateriell eiendel eller et varig driftsmiddel endres, skal eiendelen nedskrives til virkelig verdi dersom virkelig verdi er lavere enn balanseført verdi. Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Andre endringer" i Unit4 ERP (DFØ video), og oppgir nødvendige opplysninger, inkludert begrunnelse for nedskrivning. 

      Relevant underdokumentasjon vedlegges. Skjemaet sendes på flyt til kostnadsgodkjenner.

      ——————————————————————————————————————

      Roller ved enhet