Forskningsopphold

Forskningsopphold skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder og eventuelt prosjektleder.​ 

• Tilleggsavtale 

Det skal foreligge en avtale «Tillegg til arbeidsavtale for forskningsopphold, herunder secondment, feltarbeid, og forskningstermin i utlandet» 

• Finansiering/forskningsstipend 

Det skal i utgangspunktet utarbeides et tildelingsbrev e.l.  som dokumenterer finansieringen av forskningsoppholdet. Tildelingsbrevet skal angi sted og varighet for oppholdet, samt identifisere alle finansieringskilder inkludert kontering. Videre skal det spesifiseres hvilke utgifter som dekkes (se nedtrekk om utgifter), og hvilke forutsetninger som ligger til grunn for finansieringen. 

Utgifter som anses som ​nødvendige for oppholdet og som normalt dekkes skattefritt: 

• Reiseutgifter - en tur/retur reise. Reisen skal bestilles hos Berg-Hansen. Dersom du etter avtale med leder reiser med bil, dekkes kun dokumenterte utgifter til drivstoff, ferge og eventuelt parkering. Samlede kostnader kan ikke overstige den dokumenterte kostnaden ved flyreise. 

• Forsikringer som er nødvendige for oppholdet  

• Visum og nødvendige tillatelser​ 

Etableringskostnader: 

• Kostnader til flytting av innbo og løsøre, inkludert pakking og særskilt forsikring av innbo. Flyttingen skal foretas på den billigste måten for staten. Dersom du benytter flyttebyrå, må det hentes inn tilbud fra minst tre flyttebyråer. Disse skal vedlegges reiseregningen. Av disse skal som hovedregel det billigste alternativet velges. NB: flytting av spesielle gjenstander som båter, biler, piano o.l. dekkes ikke. 

• Ekstra bagasje eller forsendelse av esker med posten 

• Vaksiner som kreves ved reise til aktuelt land 

• Boligutgifter (husleie, strøm, internett, m.m.) ved leie av bolig. Dersom du leier ut boligen din/sier opp leieavtalen kan dekning av boligutgifter på oppholdsstedet være skattepliktig. Informer i så fall om dette i kommentarfeltet i reiseregningen. 

Utgifter som kan oppstå under oppholdet og som kan dekkes dersom det gis støtte til kostnaden, vanligvis skattefrie:

• Kostnader knyttet til reise i forkant av oppholdet for å overta bolig eller inngå leiekontrakt, dersom nødvendig 

• En flyreise tur/retur for ektefelle/samboer og barn under 18 år, forutsatt at de er med under hele eller tilnærmet hele forskningsoppholdet. 

• Skolepenger dersom offentlige skolesystem tilbyr ikke likeverdig skole- eller   utdanningstilbud som i Norge. 

• Merutgifter til kost som følge av dobbel husholdning kan dekkes dersom du forsørger familie med barn under 18 år og familien blir boende på hjemstedet. Skattedirektoratets satser for skattefri kostgodtgjørelse skal benyttes. 

• Leiebil eller eventuell differanse mellom kjøp og salg av bil, sykkel eller andre transport midler dersom disponering av transport midler er nødvendig for oppholdet. Kostnaden regnes som en privatutgift, og dekningen er derfor skattepliktig, med unntak for utgifter som påløper av sikkerhetsmessige grunner. 

• Utgifter knyttet til barnehage og skolefritidsordning dersom dette utgjør ekstra kostnader som følge av oppholdet. Eksempelvis dersom man parallelt må betale for samme tjeneste hjemme, for å ikke miste plass i barnehage. Eller dersom kostnaden er høyere ved oppholdsstedet enn makspris for barnehage i Norge. Dekning av barnehageutgifter er som hovedregel skattepliktig, men dersom man under oppholdet er internrettslig bosatt i Norge, kan kostnader som overstiger makspris for barnehage i Norge, dekkes skattefritt. Utgifter til mat i barnehage/skolefritidsordning dekkes ikke. 

• Leie av møbler/husholdningsartikler/utstyr eller eventuell differanse mellom kjøp og salg. Husholdningsartikler og utstyr som mest sannsynlig vil bli beholdt, er skattepliktige. 

• Utvask av bolig 

Utgifter av privat karakter dekkes ikke, Dette gjelder for eksempel: 

• Daglig transport (buss, taxi, tog, m.m.) inkludert reiser mellom bosted og arbeidssted på oppholdsstedet  

• Treningsstudio, fritidsaktiviteter for barn, underholdning 

• Klær 

• Medisiner, hygieneartikler ol. 

• Helsetjenester inkl. tannlege 

• Tapt arbeidsinntekt for ektefeller 

• Gaver  

• Barnepassutgifter  

Det kan utbetales forskudd på inntil 75 % av stipendet/tildelte midler ved å registrere søknad om forskudd i Selvbetjeningsportalen eller DFØ‑appen. Finansieringsbevis samt budsjett for disponering av midlene skal vedlegges. Skjemaet skal konteres (koststed/delprosjekt) i henhold til tildelingsbrevet. 

Hvordan registrere reisesøknad og -forskudd | For ansatte | UiB

Ved forskningsopphold som varer over 6 måneder, skal det som hovedregel leveres ett forskuddsskjema per semester. I hvert forskuddsskjema skal perioden for det aktuelle semesteret angis med datoer. I tillegg skal den totale perioden for hele forskningsoppholdet oppgis i tekstfeltet i slutten av skjemaet. Dersom det er behov for ytterligere forskudd innenfor samme semester, kan den ansatte gå inn i det allerede innsendte forskuddsskjemaet og legge inn et nytt forskuddsbeløp. Forskuddene til sammen (alle skjema) må ikke overstige 75% av totalt stipend. 

Den utreisende er selv ansvarlig for å ordne de praktiske forholdene knyttet til utreisen, herunder bestilling av reise og opphold, og må selv legge ut for kostnadene. Stipendet utbetales etterskuddsvis mot dokumentasjon (oppgjør). Dersom det er behov for tilgang til midler i forkant, kan deler av stipendet utbetales på forhånd (forskudd). 

Oppgjør for forskningsstipend skal leveres som reiseregning i Selvbetjeningsportalen eller DFØ‑appen. For forskningsopphold som varer over 6 måneder, skal det leveres ett deloppgjør per semester. For god oversikt bør deloppgjørene nummereres (deloppgjør 1., deloppgjør 2., osv.) Siste oppgjør skal sendes inn innen 30 dager etter avsluttet opphold. Dersom det er utbetalt forskudd, skal reisesøknadskjemaet konverteres til reiseregning. 

I oppgjøret skal regulativet Trekkfri Hyb/Leil m/kok, Priv benyttes. I oppføringen av utgifter skal det kun brukes to utgiftstyper: 

• Stipend ref. m/bilag trekkfri – brukes for utgifter som kan refunderes trekkfritt (skattefritt). 

• Stipend ref. u/bilag tr.plikt – brukes for utgifter der refusjon er skattepliktig. 

Se nedtrekk for Utgifter for hva som gjelder for de ulike utgiftene. Dersom det er uklart hvordan en kostnad skal føres, skal Tjenestesenteret for lønn, reise og fravær kontaktes for veiledning. 

Registrer en utgiftspost for hver kvittering. Alternativt kan du samle flere kvitteringer for samme type utgift (f.eks. reisekostnader t/r) på en og samme utgiftspost, og legge ved et utfylt Excel-skjema der utgiftene er spesifisert/systematisert.  

Stipend som utbetales til ansatte er som hovedregel skattepliktig. 

Imidlertid regnes stipendet ikke som skattepliktig dersom det dekker kostnader som direkte oppstår i forbindelse med utførelsen av arbeidet, forutsatt at de nærmere vilkårene er oppfylt. (se nedtrekk for Utgifter) 

Det er viktig at du ikke krever fradrag i din skattemelding for de samme utgiftene som UIB dekker skattefritt. 

Skattepliktige stipender utløser arbeidsgiveravgift (14,1%). Du må avklare med din leder med om arbeidsgiveravgiften skal trekkes fra stipendet, eller om den kan dekkes av andre midler. 

Stipendet rapporteres i den måneden det økonomiske oppgjøret ferdigstilles. Dette kan ha skattemessige konsekvenser, særlig ved forskningsopphold i USA. Dersom deler av stipendet er skattepliktig, må oppgjøret leveres i løpet av oppholdet slik at eventuelt redusert skattekort benyttes.  

Alle utgifter skal dokumenteres med ​bilag som tydelig viser betalingsgrunnlag (hva utgiften gjelder) og betalingsbekreftelse (at utgiften faktisk er betalt).  

En reiserute, bestillingsbekreftelse, husleieavtale, faktura ol. oppfyller kun det første kravet, mens en kontoutskrift, bankterminalutskrift ol. kun oppfyller det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav. Når dette ikke kan fremskaffes, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav, f.eks. en husleieavtale kombinert med bankutskrifter for betalinger. 

Alle kvitteringer må være leselige. For kvitteringer på andre språk (andre enn engelsk og norsk/svensk/dansk) må en legge ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget og bekrefte at bilaget viser betalingsbekreftelse. 

Betalinger som overstiger totalt NOK 10 000 til samme mottaker i løpet av et år, er det krav om at betalingen skjer via bank. 

Dersom det skal gjennomføres andre reiser (for eksempel en konferansereise el.) under forskningsoppholdet, er det viktig å være oppmerksom på enkelte systemtekniske begrensninger for registrering av reiseregning. Et forskuddskjema/reiseregning som dekker en sammenhengende periode (dato – dato) vil «låse» denne perioden, slik at det ikke vil være mulig å registrere andre reiseregninger innenfor samme tidsrom. Det er derfor nødvendig å planlegge eventuelle andre reiser før innsending av forskuddskjema/reiseregning, og sørge for at perioden i skjemaet ikke overlapper med den planlagte reisen.  

Eksempel: Dersom forskningsoppholdet skal vare fra 1.1. til 31.12., leveres det normalt ett forskuddskjema/reiseregning per semester. Hvis man allerede vet at man skal på en konferanse i april, kan datoene i første forskuddsskjema/reiseregning settes til 1.1.–31.3., slik at datoene i april står åpne for den planlagte reisen. Deretter kan neste forskuddskjema/reiseregning opprettes med datoer etter planlagt reise.