Hjem
Ansattsider

Innlevering, bedømmelse, disputas og promosjon

Rutinebeskrivelser ved de avsluttende faser; innlevering, bedømmelse og promosjon

Avhandlingsportalen

Avhandlingsportalen er i utgangspunktet en selvbetjeningstjeneste for ph.d.-kandidatene. Når det gjelder Avhandlingsportalens skjema for pressemelding og kalenderoppføringer er det noen momenter i løsningen som ph.d.-administrasjonen bør være klar over. Dette beskrives lenger ned på siden.

Pålogging for Avhandlingsportalen

Ph.d.-kandidater må logge seg inn via Feide for å få tilgang til Avhandlingsportalen. Da bruker man samme brukernavn og passord som for UiBs øvrige IT-systemer. Dr.philos.-kandidater kan få opprettet en gjestekonto av IT-avdelingen med bistand fra det relevante institutt. 

Avhandlingsportalen og BORA

I Avhandlingsportalen får ph.d.-kandidaten mulighet til å velge tilgjengeliggjøring i Bergen Open Research Archive (BORA). BORA er Universitetets åpne forskningsarkiv.

Valg for tilgjengeliggjøring i BORA ligger i samme skjema der kandidaten trykker sin godkjente avhandling. Kandidaten kan velge om avhandlingen skal gjøres tilgjengelig umiddelbart, eller etter en valgt embargoperiode. I utgangspunktet blir hele avhandlingen (monografi), kappen og artikler med tillatelse gjort tilgjengelig. Forfatter kan i tillegg legge inn ønske om tilgjengeliggjøring av upubliserte artikler i et eget fritekstfelt.

Når endelig PDF/A-versjon av fil er lastet opp av trykkeri, overføres de avhandlingene der forfatter har gitt sitt samtykke til BORA. I BORA sjekker Universitetsbiblioteket gjennom data og rettighetsklarerer artikler før avhandlingen legges ut.

Det er et mål at avhandlingene skal være tilgjengelig i digital utgave til disputas, men artikelbaserte avhandlinger i BORA vil ikke alltid være lik den trykte versjonen. Dette på grunn av opphavsrettsbegrensninger på tilgjengeliggjøring av artikler.

Hvis avhandlingen ikke er levert gjennom Avhandlingsportalen vil Universitetsbiblioteket sende et tilbud om tilgjengeliggjøring i BORA til kandidaten på e-post. Kandidaten kan også kontakte biblioteket direkte på bora@uib.no. Lisens for tilgjengeliggjøring finnes på Universitetsbiblioteket sine nettsider.

Avhandlingsportalen: pressemeldinger og kalenderoppføringer

Det er en fordel om ph.d.-kandidaten har fått innspill på pressemeldingen fra fagkolleger og/eller administrasjon før kandidaten legger denne informasjonen inn i Avhandlingsportalen.

Det skal være selvforklarende for kandidaten å gjennomføre pressemeldingsskjema. Men det er noen elementer man kan være klar over. I de tilfellene der prøveforelesning er avholdt tidlig i bedømmingsprosessen, finnes det i portalen en boks der man kan hake av dette. Da trenger ikke kandidaten fylle inn den resterende informasjonen om prøveforelesning.

Skjemaet innehar flere felter som ikke er obligatorisk for kandidaten å fylle ut. Det gjelder tid og sted for prøveforelesning og disputas, samt detaljer om bedømmelseskomiteen og disputasleder. Hvis kandidaten ennå ikke har mottatt tema for prøveforelesningen, kan han/hun la feltet for dette stå åpent. Det er informert spesifikt om dette i portalen.

Etter at kandidaten har trykket «Lever pressemelding» skjer følgende:

  • Det går en e-post til fakultetet som melder om at kandidaten har levert pressemelding og informasjon til kalenderoppføring. Det er viktig at denne e-posten videresendes til andre som skal redigere, men som ikke mottar samme e-posten
  • Dagen etter e-postvarselet mottas, vil informasjon til pressemelding vises i web-desken «Nye doktorgrader» (en gruppe mennesker ved institutt og fakultet har tilgang til å redigere her, kalt innholdsprodusenter). I «Nye doktorgrader» vises alle pressemeldingene som er i ferd med å publiseres på uib.no. Det er viktig at innholdsprodusentene kun redigerer/publiserer pressemeldinger fra sitt eget fakultetet. Innholdsprodusentene vil her ha anledning til å kvalitetssikre innholdet, samt legge inn tilleggsinformasjon, før publisering.
  • Dagen etter e-postvarselet mottas, vil informasjon til kalenderoppføring for prøveforelesning og disputas vises i web-desken til grunnenheten til kandidaten som skal disputere. Innholdsprodusentene vil her ha anledning til å kvalitetssikre innholdet, samt legge inn tilleggsinformasjon, før publisering

Oppdateringer om hvem som skal ha e-postvarsel og redigeringstilgang i «Nye doktorgrader», må skje gjennom fakultetets ph.d.-koordinatorer. Oppdateringer kan sendes til avhandlingsportalen.uib.no for e-postvarsel. For redigeringstilgang i KA sitt område «Nye doktorgrader» skal henvendelsene skje via UiB Hjelp.  

Vi kan ellers informere om at det i vårsemesteret 2020 jobbes med å få overført relevant informasjon fra FS til Avhandlingsportalen. Slik kan man gjenbruke informasjon, og dermed spare kandidat og administrasjon for arbeid. FIA vil informere fakultetene når denne lanseringen nærmer seg.

Rutinebeskrivelse for ph.d.-vitnemål og diploma supplement

Informasjon om dette finner du under "Tilknyttet innhold", lenger ned på siden.

 

Rutiner for godkjenning, innberetning og kreering av doktorgrader

Fakultetene skal skrive en bekreftelse til kandidaten om at prøveforelesning og disputas er godkjent, og at vitnemålet blir utdelt ved neste promosjon. Brevet bør ha følgende overskrift:

  • Approved trial lecture and public defence - <Name of candidate> (EN) 
  • Godkjent prøveforelesning og disputas - <Navn på kandidat> (BM)
  • Godkjend prøveførelesing og disputas - <Namn på kandidat> (NN)

I redigeringsbildet for journalposten i ePhorte skal Forskningsadministrativ avdeling ved konsulent Synnøve Palmstrøm (initialer: SYP), settes opp som intern kopimottaker. Dokumentmaler for det øvrige innholdet finnes i ePhorte på de tre språkformer. Malene hentes fra menyen "Kategori", velg "Standardbrev".  Nederst i brevet bør det fremkomme at kopimottaker er "Forskningsadministrativ avdeling", og ikke enkeltpersonen Synnøve Palmstrøm.

Signert innstilling og signerte bekreftelser fra komiteen og disputasens leder sendes til relevant dokumentsenter, påført saksnummer. Papirene skannes inn under kandidatens mappe i ePhorte.

Avhandlingen sendes til Dokumentsenter 1. De fakultetene som lagrer avhandlingen på kandidatens mappe i ePhorte, trenger ikke sende avhandlingen til Dokumentsenter 1 for fysisk lagring.

Kandidaten oppnår graden formelt den dagen rektor og universitetsdirektør signerer vitnemålet. Dette blir også kreeringsdato. Signaturdato og kreeringsdato fastsettes til mandagen før neste promosjon som er aktuell for kandidaten. Eksempel: en kandidat som disputerer fredag 16. september vil få diplom og vitnemål utstedt under promosjon fredag 27. januar. Signaturdato og kreeringsdato for vedkommende blir mandag 23. januar. Dette er også kreeringsdatoen man skal forholde seg til i FS, ved registrering av gradsoppnåelse.

Det vil fremdeles være slik at universitetsstyret formelt kreerer ph.d.-kandidaten til philosophiae doctor, gjennom rektors fullmakt og signatur på vitnemålet. Universitetsstyret vil fremdeles bli skriftlig orientert om hvem som er kreert til ph.d.-graden ved UiB.

Selv om det er kreeringsdato som er den formelle datoen for oppnådd grad, vil det fremdeles være slik at det er disputasdato som er gjeldende ved innrapportering til DBH. Disputasdato vil også være utgangspunktet i tilfeller der man søker om forskningsmidler, og man blir bedt om å oppgi hvor lenge det er siden man oppnådde doktorgraden.

Unntak

Enkelte kandidater vil trenge autoritativ dokumentasjon på oppnådd grad etter at disputasen er avholdt, og før vitnemålet deles ut. For disse vil en bekreftelse fra fakultetet ikke være nok. FA vil i slike tilfeller sette opp egne kreeringsbrev, etter samme mal som har blitt brukt inntil høsten 2016. I enkelte tilfeller vil kandidater be om at vitnemål og diplom fremskaffes utenom de vanlige periodene for produksjon. Dette må vurderes fra tilfelle til tilfelle.

 

Tidsplan for promosjon

Doktorpromosjon avholdes i Universitetsaulaen tre ganger i året; siste fredagen i august og siste fredagen i januar. Det er også promosjon i april eller mai, avhengig av dato for påskehøytiden. Oppdatert datoer for promosjon finnes lenger nede på siden.

Promosjonen i januar er for alle de kandidatene som har disputert i høstsemesteret. Promosjonen i april/mai er for de kandidater som har disputert i første halvdel av vårsemesteret, normalt inntil 3 uker før promosjonen. Promosjonen i august er for de kandidater som har disputert i siste halvdel av vårsemesteret.

Foran hver promosjon vil FA lage et notat i ePhorte som informerer om tidsplan for produksjon av diplom, vitnemål og diploma supplement.   

For å sikre best mulig informasjon om promosjonen til kandidater, ber vi fakultetene inkludere en tekst om promosjonen i brevet som går ut i forbindelse med positiv innstilling. Forslag til tekst: NO: "Forutsatt godkjent prøveforelesning og disputas vil du bli invitert til doktorpromosjon og utdeling av vitnemål fredag xx.xx.xx". ENG: "Depending on the final approval of your trial lecture and public defence, you will be invited to the doctoral diploma ceremony on Friday xx.xx.xxxx".

 

Utstedelse av duplikat

I tilfeller der ferdige ph.d.-kandidater har mistet vitnemålet sitt, kan man skrive ut duplikat. Det har blitt utarbeidet rutiner for duplikatvitnemål der vitnemålet ble produsert i FS. Dette vil gjelde alle ph.d.-kandidater som har disputert etter juli 2016. Fakultetenes studieseksjoner har stempler som skal påføres duplikatene. Duplikatene skal undertegnes av rektor og universitetsdirektør.

Her er rutinebeskrivelsene: https://mitt.uib.no/courses/9257/pages/utstedelse-av-duplikatvitnemal?mo...

Det er ingen faste rutiner i tilfeller der kandidaten har mistet gradsdokumentasjon utstedt før juli 2016. Ta kontakt med FIA i slike tilfeller.