Hvordan registrere reisesøknad og -forskudd
Her kan du se hvordan du registrerer reisesøknad og -forskudd steg for steg i Selvbetjeningsportalen.
Hovedinnhold
Dersom du skal på reise i jobbsammenheng kan du søke om reiseforskudd. Her finner du en veiledning steg for steg til hvordan du kan fylle ut reisesøknad og -forskudd i Selvbetjeningsportalen/ DFØ-appen.
Logg inn i Selvbetjeningsportalen her.
Under alle trinn i Selvbetjeningsportalen vil du finne spørsmåltegn (?) på høyre side som du kan klikke på for å få mer utfyllende informasjon.
Husk at reisesøknaden må konverteres/omgjøres til reiseregning snarest etter reisen er gjennomført. Du må da registrere utgiftene slik at forskuddet blir oppgjort.
Registrer reisesøknad og -forskudd
Når du har logget inn i Selvbetjeningsportalen, velg 'Registrer reisesøknad og -forskudd'.
Trykk knappen '+ Lag ny' for å registrere en ny reisesøknad.
Husk å lagre reisesøknaden din underveis når den fylles ut. Du kan alltids hente frem utkast og fortsette ved en senere anledning.
Trinn 1 Reiserute
Fra – Til: Legg inn tidspunktet for når du skal starte og avslutte reisen
Formål: Formålet med reisen må fylles ut så nøyaktig som mulig. Skriv for eksempel navn på seminar/ konferanse
Land/Region: Reisemål, for eksempel Frankrike
Sted: Reisemål, for eksempel Paris
Legg til nytt reisemål dersom du skal besøke mer enn ett sted.
Kostnadsfordeling: Huk av 'Annen'. Dersom reisekostnadene skal belastes en annen kontering enn det som er registrert i skjema, klikk på linjen som viser konteringsverdiene. Legg inn kostnadssted nummer(8 siffer) og delprosjekt nummer (9 siffer) i feltet for Arbeidsordre (K7). I felt for Aktivitet (K5) vil det normalt ligge en standard verdi kalt 'dummy'. Dette feltet skal kun endres dersom det finnes en arbeidspakke på prosjektet. Dersom kostnadene skal fordeles på flere konteringer, må andelen justeres tilsvarende.
Trykk lagre
Dersom andelen er endret, skal kostnadsfordeling for de resterende kostnadene legges inn. Trykk på 'Fordel på flere'.
Fortsett ved å klikke på knappen 'Trinn 2' for å gå videre til kostnader
Trinn 2 Kostnader
Legg inn estimerte kostnader i NOK
Estimerte kostnader skal beskrives i kommentarfeltet eller i et vedlegg
Kostnadene må ikke overstige middlene du har fått tildelt
Merk at dette beløpet ikke blir utbetalt i forskudd
Dersom du har behov for forskudd kan dette registreres ved å klikke på '+Legg til forskudd'
Legg inn forskudd og trykk ok
Det kan søkes om forskudd på inntil 75% av de estimerte kostnadene
Dersom noen av utgiftene er forhåndsbetalt, kan det søkes om 100 % forskudd for disse utgiftene. I tillegg kan du søke om 75% av de resterende estimerte kostnadene. Dokumentasjon for forhåndsbetalte utgifter må legges ved.
Trinn 3 Transportmiddel til godkjenning
Kryss av dersom det skal søkes om å få godkjent transportmiddel eller lignende på reisen
Trinn 4 Vedlegg
Her kan du legge til relevante vedlegg ved å klikke på '+Legg til vedlegg'
Følgende anses som relevante vedlegg: tildelingsbrev eller annen dokumentasjon som viser hvilke midler du har til disposisjon, og dokumentasjon som viser hvilke typer utgifter som forventes og beløp.
Kommentar
Legg inn kommentar, for eksempel informasjon om budsjett og middler dersom du ikke har lastet opp vedlegg med denne informasjonen
Du kan ellers legge inn andre relevante opplysninger til godkjenner
Gå til innsending
Trykk deretter 'Vis slipp' for å se en oversikt over hva du søker på
Deretter 'Gå til innsending'
Merk at du fortsatt kan redigere reisesøknaden etter at du har klikket på "Gå til innsending".
