Hjem
IT-avdelingen
UiBtilgang

UiB innførte felles tilgangsstyring for IT-tjenester 2. april

Det sentrale systemet som gir ansatte, studenter og gjester tilganger til ulike verktøy og systemer ble byttet ut 2. april. Les hvilke konsekvenser det får for deg.

Hovedinnhold

Inntil nå har SEBRA vært det sentrale systemet for brukeradministrasjon. Det er erstattet av et nytt system for brukeradministrasjon og tilgangsstyring, UiBtilgang

Det innebærer noen nye rutiner for oppretting av brukerkontoer, som nå blir mer automatisk. Nyansatte og nye studenter  trenger ikke lenger søke om å få brukerkonto, og det er heller ikke noen manuell godkjenning av nye kontoer for ansatte og studenter.

UiBtilgang må brukes når du skal søke om tilgang til et system.

Hva betyr endringen for deg som 

Ansatt

I utgangspunktet vil ikke overgangen til nytt system ha mye å si for deg som ansatt. Men når du f.eks. skal endre passord må du bruke det nye systemet UiB tilgang.

UiB tilgang styrer også tilgang til en del andre systemer så når en ansatt f.eks. trenger tilgag til FS eller UiBhjelp som operatør, søker hun om dette i UiB tilgang.

For nye ansatte som skal få brukerkonto for første gang, er framgangsmåten enklere enn før: Når ansatte er registrert i SAP, vil det automatisk bli opprettet brukerkonto. Den nyansatte får melding om dette og må aktivisere kontoen.

Se også brukerveiledninger for:

Student

I utgangspunktet vil ikke overgangen til nytt system ha mye å si for deg som student. Men når du f.eks. skal endre passord må du bruke det nye systemet UiB tilgang.

For nye studenter som skal få brukerkonto for første gang, er framgangsmåten enklere enn før: Når studenter er registrert i FS, vil det automatisk bli opprettet brukerkonto. Studenten må aktivisere kontoen.

Se også brukerveiledninger for:

PhD-kandidat

Reglene i nytt tilgangsstyringssystem er at brukerkontoen din automatisk styres av din tilknytning til Universitetet. Du kan ha en eller flere tilknytninger til Universitetet. 

Dersom du er ansatt og registrert i SAP har du en ansatt-tilknytning til og med siste arbeidsdag. Dersom du har studentstatus (inkludert PhD) og aktiv studierett i FS har du en studenttilknytning til og med studieretten utgår. Denne tilknytningen kan du selv forlenge med 6 mnd i tilgang.uib.no 

Dersom du ikke har noen av de over må du registreres og tilknyttes som gjest til Universitetet. Det er det personalgodkjennere ved din organisasjonsenhet som kan gjøre. Dvs at de også styrer evt. forlengelse. Dette gjøres i Gjestetjenesten.

Her finner du brukerveiledning for registrering og oppdatering av gjester i Gjestetjenesten.

Personalgodkjenner kan sjekke om du fortsatt har studentstatus. Hvis ikke, registreres du og forlenges i Gjestetjenesten, og brukerkontoen din vil forlenges. 
 

Gjest 

I utgangspunktet vil ikke overgangen til nytt system ha mye å si for deg som har gjestekonto. Men når du f.eks. skal endre passord må du bruke det nye systemet UiB tilgang.

Det skilles mellom langvarige og kortvarige gjester.

  • Som langvarige gjester regnes f.eks. emeriti, konsulenter og gjesteforskere. Langvarige gjester må registreres i et eget system, GREG. Ledere (personalgodkjennere) kan registrere gjester, og adgangen til å registrere gjester kan også delegeres til andre ansatte. Gjesten må bekrefte registreringen og aktivisere kontoen.

    Se også brukerveiledninger for:

    Slik registrerer du langvarige gjester
     
  • Kortvarige gjester kan f.eks. være gjesteforelesere eller andre korttidsbesøkende som trenger å skrive ut eller logge seg på en PC i et undervisningsrom. Tilgang for kortvarige gjester gis i UiB tilgang. Alle ledere (personalgodkjennere) kan opprette kortvarig gjestekonto. Ansatte kan søke om å få delegert rettighet til å opprette kortvarig gjestekonto. Gjesten må aktivere kontoen før den kan brukes.

    Se også brukerveiledninger for:

    Slik oppretter du kortvarige gjestekontoer (< 30 dager)
    Slik søker du om å få opprette kortvarige gjestekontoer
    Kortvarig gjest: Aktivere brukerkonto

Emeriti

Brukerkontoen din vil bli stengt dagen etter ditt ansettelsesforhold er avsluttet. Sluttdato blir registrert i lønnssystemet SAP. Du vil motta et varsel om at brukerkontoen stenges.

Seks måneder etter at brukerkontoen blir stengt, slettes dataene som er lagret. Kontoen din på Microsoft 365 stenges 30 dager etter at UiB-brukerkontoen er stengt.

Dersom du fortsatt har en aktiv tilknytning til UiB, og har behov for å beholde brukerkontoen, må det godkjennes av nærmeste leder (personalgodkjenner). Du må da registreres som "langvarig gjest". Ansatt-kontoen din blir altså først stengt og du må deretter avtale med leder at du inviteres som "langvarig gjest".

Leder (personalgodkjenner)

Automatisk opprettelse av brukerkontoer

Fra og med 2. april skal nyopprettede brukerkontoer ikke godkjennes, ettersom disse opprettes automatisk. Umiddelbart (ved startdato) etter en person er registrert i lønns- og personalsystemet SAP, Felles studentsystem (FS) eller Gjestetjenesten vil brukerkontoen opprettes. Brukeren vil motta en e-post der de blir bedt om å aktivere brukerkontoen. Denne prosessen gjennomfører brukeren selv.

Gjestekontoer

Som leder (personalgodkjenner) har du ansvar for opprettelse av brukerkontoer til gjester i Gjestetjenesten (langvarige gjester) eller i UiBtilgang (kortvarige gjester). Denne oppgaven kan delegeres til andre som får vertsrolle for å registrere gjester. 

Godkjenne utvidete tilganger, et lederansvar

Dersom noen av dine ansatte har behov for utvidede tilganger i UiBhjelp, FS eller Inspera skal de selv søke om dette i UiBtilgang. Du som personalgodkjenner vil motta et varsel om søknaden på e-post. I e-posten er det en lenke som sender deg direkte til UiBtilgang. I UiBtilgang kan du enten godkjenne eller avslå søknaden om utvidet tilgang. Du kan også som personalgodkjenner søke på vegne av den ansatte.

Informasjon til personalledere 6.5. 

Denne oversikten over noen av de utfordringene vi kjenner til nå, ble sendt ut i e-post til personalgodkjennerne 6. mai 2022: 

  1. Det er kun personalledere fra SAP som kan godkjenne og delegere gjesteadminstrasjon og utvidet tilgang
    • Det er et uttalt behov for ytterligere delegeringsmulighet, og dette er kravstilt til leverandør. 
  2. Personalledere og medarbeidere med delegert myndighet melder om at de har mindre innsikt i brukerinformasjon enn tidligere 
    • Det jobbes med å forbedre dette, og det vil komme oppdaterte visninger for personalledere og medarbeidere med delegert myndighet.
  3. Noen brukere har opplevd å få endrede tilganger, pga. endrede forretningsregler
    • Dette er hensikten, fordi reglene er endret og strammet inn fra tidligere. Reglene vil bli evaluert. 
  4. Brukerstøtte har vært krevende pga. kompleksiteten i nytt system
    • Brukerstøtte har fått støtte fra prosjektet, i tillegg til at det er utnevnt en ekspertressurs.
  5. Brukere har fått varsler og mail de ikke forstår
    • Varsler og mailtekster gjennomgås og forbedres fortløpende, med mål om å være tydeligere for brukere.
  6. Det er fortsatt problemer med funksjonalitet for oppretting av kortvarige gjestekontoer 
    • Vi jobber med å løse dette, og i mellomtiden kan Gjesteløsningen, www.gjest.uib.no, benyttes.  
  7. Noen har opplevd å få doble brukerkontoer
    • Hovedregelen er at man kan fortsette å benytte den «gamle» brukerkontoen (den nye vil bli slettet). Hvis den «gamle» brukerkontoen ble laget etter 1. mars 2022, er regelen at den «nye» brukerkontoen skal benyttes (den «gamle» vil bli slettet). 
       

Se også brukerveiledninger for:

Tidligere godkjenner (i SEBRA)

I tidligere system for brukeradministrasjon, SEBRA, var det enkelte medarbeidere som hadde delegert ansvar for å godkjenne og administrere brukerkontoer ved sitt institutt/avdeling. Med UiB tilgang ble det mer automatikk i opprettelse av nye kontoer og godkjenner-rollen falt dermed bort.

Det er ledere som har ansvar for opprettelse av brukerkontoer til gjester i gjestetjenesten eller i UiB tilgang. Denne oppgaven kan delegeres til andre som får vertsrolle for å registrere gjester.

Se også informasjon til personalledere 6.5. over og avsnittet Vert i gjestetjenesten under.

Vert i Gjestetjenesten

Leder (personalgodkjenner) har ansvar for opprettelse av brukerkontoer til gjester i Gjestetjenesten (langvarige gjester). Denne oppgaven kan delegeres til andre som får vertsrolle for å registrere gjester. 

Se også brukerveiledninger for:

Innholdsprodusent på UiBs nettsider

I utgangspunktet skal ikke omleggingen av nytt system for tilgangsstyring ha noe å si for deg som er innholdsprodusent på uib.no. Du vil fortsatt ha tilgang til de samme områdene.

Det blir imidlertid en endring i hvem som kan gi deg skrivetilgang til nye områder. Tidligere har det vært lokal sebra-godkjenner, fremover er det din lokale webkontakt. Nye innholdsprodusenter skal også meldes til lokal webkontakt som bruker dette skjemaet for å gi tilgang.

NB! Husk at alle som skal ha tilgang til W3 må gjennomføre kurs før de får tilgang.

Opplever du problemer med tilgangen til til W3 etter omleggingen, må du ta kontakt med brukerstøtte i UiBhjelp.

Status og utestående saker:

IT-avdelingen holder i juni på med en "sprint" for å rette gjenstående feil og svakheter. Her er noen av de tingene vi trenger å få ordnet:

  • Noen brukere har opplevd å få doble kontoer, dette fikses fortløpende.
  • Noen brukere har ikke tilgang til hjemmekatalog og epost, dette skal ha blitt fikset. Kontakt oss om du fortsatt mangler tilgang.
  • Feil og mangler i kildedata rettes fortløpende.