Kanalstrategi for UiB
Kanalstrategi for UiB skal bidra til helhetlig kommunikasjon og forutsigbar informasjonsflyt for studenter og ansatte.
Hovedinnhold
Målgrupper
UiB kommuniserer til en rekke ulike målgrupper og i kanalstrategien er målgruppene definert på overordnet nivå.
Definerte målgrupper
- Studenter
- Ansatte
- Potensielle studenter
- Eksterne
Kommunikasjonsprinsipp
UiBs kommunikasjonsplattform skal legges til grunn for all kommunikasjon med UiBs målgrupper.
I tillegg bør disse kommunikasjonsprinsippene følges for å sikre brukertilpasset informasjon
- Ha alltid brukeren i fokus
- Bruk et språk som er forståelig for alle
- Tilpass innholdet til målgruppe og kanal
- Informer i en kanal som egner seg
- Informasjon som kan være felles skal være felles
Målbilde for kommunikasjon i prioriterte kanaler
Kanalstrategien beskriver målbildet for kommunikasjon for den enkelte målgruppe i prioriterte kanaler. Avsendere av informasjon er alltid ansvarlig for å vurdere personvern og informasjonssikkerhet. Det er ikke alltid hensiktsmessig å informere i bare én kanal, men informasjonstype bør følge anbefalingene hvor informasjon skal gjøres tilgjengelig for målgruppene studenter eller ansatte (se nedenfor)
Systemeier er ansvarlig for forvaltning og videreutvikling av kanalen.
På Høyden
På Høyden er UiB sin interne kanal for nyheter og debatt for ansatte og studenter. Her publiseres informasjon om hva som rører seg i UiB-samfunnet og lenker videre til ansattsider, studentsider og nyttige verktøy. Nettstedet drives av kommunikasjonsavdelingen.
Systemeier: Kommunikasjonsavdelingen.
Tips, innspill, debattinnlegg eller ytring meldes til interndesk@uib.no
For studenter
Mitt UiB
Mitt UiB er UiBs læringsplattform og den viktigste kanalen for informasjon til studenter knyttet til undervisning, læring og vurdering/eksamen for emner og studieprogram de tar. Mitt UiB er primært tilrettelagt for kommunikasjon mellom underviser og studenter, og mellom studenter. I tillegg er det tilrettelagt for å gi studieadministrativ informasjon og kunngjøringer til studenter på fakultet, institutt, studieprogram, studieretning og kull. Studieavdelingen kan legge ut globale kunngjøringer, som gjelder alle studenter.
Systemeier: Studieavdelingen
Avsendere av informasjon: Undervisere, fakultetsadministrasjon, instituttadministrasjon, studentutvalgene, Studieavdelingen og UiBs læringslab.
www.uib.no
www.uib.no er sammen med Mitt UiB hovedkilden for generell studieinformasjon. På webområdet Studentsider (uib.no/student) vil studenter finne informasjon om studieadministrasjon, studiehverdag og utveksling. På fakultet- og instituttsidene legges utfyllende informasjon, eller informasjon som gjelder studenter på den enkelte enheten.
Studieavdelingen koordinerer fakultetsinformasjon som lenkes opp fra Studentsider. Informasjon som er relevant for alle studenter skal alltid publiseres på de sentrale Studentsidene og skal ikke dupliseres til andre områdesider.
Systemeier: Kommunikasjonsavdelingen
Avsendere av informasjon: Studieavdelingen, fakultet, institutt
UiBhjelp
Tjenesteportalen UiBhjelp er en selvbetjeningsløsning for studenter. Gjennom UiBhjelp kan studenter sende inn og få svar på henvendelser. I UiBhjelp finner studenter informasjon om enkelte administrative tjenester, verktøy og brukerveiledninger.
Systemeier: IT-avdelingen
Innholdsprodusenter: Avdelinger i sentraladministrasjon, UiBs læringslab
Anbefaling på hvor informasjon skal gjøres tilgjengelig for målgruppen studenter
Informasjonstyper | Hovedkanal |
Informasjon om studietilbudet | uib.no (program / emner) |
Informasjon knyttet til undervisning, læring og eksamen | Mitt UiB |
Studieadministrativ informasjon, som regler, skjema, søkeprosesser, utveksling etc. | uib.no |
Administrative tjenester, verktøy og brukerveiledning | UiBhjelp |
Nyheter og meldinger/beskjeder, arrangementer | Mitt UiB og uib.no |
Studentliv, studiehverdag | uib.no |
Beredskapsmeldinger | SMS |
Påminnelser om frister, varsel om inndragelse av studierett etc. | E-post |
Studentundersøkelser rettet mot alle studenter | Mitt UiB, e-post |
I tillegg til hovedkanaler kan man vurdere informasjon i suppleringskanaler: Hubro, Informasjonsskjermer, e-post, SMS og sosiale medier.
For ansatte
www.uib.no
Webområdet “Ansattsider” på www.uib.no er UiBs primære informasjonskanal for ansatte. På Ansattsidene vil ansatte finne sentrale veiledninger, verktøy, ressurser, meldinger, kalender, kurs og arrangement som gjelder hele UiB. Det er etablert en meldingstjeneste på Ansattsider som kan benyttes av alle enheter.
Systemeier: Kommunikasjonsavdelingen
Avsendere av informasjon: Avdelinger i sentraladministrasjon
Microsoft Teams
Microsoft Teams er en skybasert tjeneste, som er en del av Office 365. I Teams kan ansatte samarbeide og snakke sammen i sanntid, gjennomføre videomøter, lagre, dele og samskrive i dokumenter. I tillegg er det mulig å gi informasjon og meldinger til alle medlemmer i ett Team. Det er etablert Microsoft Teams for alle enheter ved UiB, i tillegg kan prosjekt og arbeidsgrupper opprette egne Teams.
Systemeier: IT-avdelingen
Innholdsprodusenter: Enheter, prosjekt, arbeidsgrupper
UiBhjelp
Tjenesteportalen UiBhjelp er en selvbetjeningsløsning for ansatte. Gjennom UiBhjelp kan brukere sende inn og få svar på henvendelser. I UiBhjelp kan ansatte finne informasjon om enkelte administrative tjenester, verktøy og brukerveiledninger. UiBhjelp er tatt i bruk i sentraladministrasjonen og vil tas i bruk ved fakultetene i løpet 2020.
Systemeier: IT-avdelingen
Innholdsprodusenter: Avdelinger i sentraladministrasjon, fakultet
Anbefaling på hvor informasjon skal gjøres tilgjengelig for målgruppen ansatte
Informasjonstyper | Hovedkanal |
Sentrale nyheter, meldinger og driftsmeldinger. Sentrale rutiner og veiledninger, kurs og arrangement. | Ansattsider |
Administrative tjenester, verktøy og brukerveiledninger | UiBhjelp |
Sentrale regler | Regelsamlingen |
Lokale nyheter, meldinger, prosjektinformasjon og nyhetsbrev | Teams |
Beredskapsmeldinger | SMS |
Informasjon fra ledelsen | E-post |
I tillegg til hovedkanaler kan man vurdere informasjon i suppleringskanaler: Informasjonsskjermer og e-post.