Ompostering og korreksjon
Ompostering av lønns- og reisekostnader skal føres i SAP. Øvrige regnskapskorreksjoner føres i Unit4 ERP gjennom omposteringsløsningen. Dette gjelder også ved ompostering av utgiftsrefusjoner/utbetalinger ført i SAP som ikke er oppgavepliktige.
Hovedinnhold
Ompostering av regnskapstransaksjoner
Øvrige regnskapskorreksjoner og regnskapsbilag føres i Unit4 ERP gjennom omposteringsløsningen. Dette gjelder også ved ompostering av utgiftsrefusjoner/utbetalinger ført i SAP som ikke er oppgavepliktige.
Føring av korreksjoner i regnskapet gjennomføres av rollen bilagsbehandler i omposteringsløsningen. Omposteringsløsningen finnes på portal.uib.no.
Mal i omposteringsløsningen
Det er i Omposteringsløsningen laget til en fast mal «Ompostering / korreksjon» for hjelp til kontering. Denne malen inneholder kontoer tilsvarende de som er tilgjengelig i innkjøps- og fakturaløsningen.
I Omposteringsløsningen er det videre tilgjengelig en rekke andre maler for føring av ulike typer regnskapsbilag i hovedbok. Se egen rutine som omhandler disse.
Unntak
Det er ikke mulig å korrigere merverdiavgift i denne løsningen. Ved behov for ompostering med avgiftskode, må en derfor melde inn sak til Økonomiavdelingen i UiBhjelp.
Ompostering av lønns- og reisekostnader
Korreksjon av lønns- og reisekostnader skal føres i SAP.
Lønns- og reisekostnader flyttes eller rettes ved at det sendes et omposteringsbilag med de korrekte konteringsopplysningene i UiBhjelp til Økonomiavdelingen v/Seksjon for lønn. Fagbruker ved Seksjon for lønn vil så gjennomføre ompostering i SAP basert på innmeldte opplysninger.
Omposteringen vil vises i regnskapet etter første lønns-/reisekjøring etter at bilaget er meldt registrert i SAP. Det vises her til Plan for lønns- og reisekjøringer i 2021
Rutiner for ompostering / korrigering av lønnsrelaterte kostnader
Det er laget skjema for innmelding av ompostering av lønns- og reisekostnader i UiBhjelp.
Skjema fylles ut og sendes til lønnsseksjonen i følgende tilfeller:
Reiseregning er ført på feil koststed/delprosjekt
Feil kontering av utgiftsrefusjon på oppgavepliktige beløp
Feil koststed/delprosjekt på timelønn for tidligere perioder
Feil koststed/delprosjekt på honorar/stipend
Alle avledede artskonti som berøres av et omposteringsbilag, blir automatisk korrigert ved føring i SAP. Det skal derfor ikke spesifiseres separate omposteringer av feriepenger, arbeidsgiveravgift, pensjonstrekk m.v. Slike artskonti kan ikke omposteres alene uten at grunnlaget samtidig omposteres.
Løsningen i UiBhjelp håndterer kun én D/K-føring. Ved korrigering av flere linjer, kan det derfor legges ved et regneark der en kan melde inn alle korreksjonslinjer. En kan da benytte skjema «Omposteringsbilag SAP» (excel), som så legges ved saken i UiBhjelp.
Unntak ved nyansettelser og endringer i arbeidsforhold:
Ved nyansettelser, endringer i arbeidsforhold, samt endring av lønnskontering i fremtiden, skal enhetene opprette/vedlikeholde personalmappen til den ansatte i ePhorte. Enheten sender et N-notat med informasjon om kontering og ev. spesielle opplysninger til stedkode 2179. Se rutinebeskrivelse på uib.no.
Merk:
For å sikre korrekt kontering i regnskapet er det viktig at den enkelte ansatte gjøres kjent med hvilke koststed og delprosjekter som skal benyttes. Den som er kostnadsgodkjenner skal kontrollere konteringen på for eksempel reiseregninger og utgiftsrefusjoner.
I en del tilfeller er det likevel behov for ompostering av lønnskostnader. Dette medfører dobbeltarbeid, så det er viktig at alle bidrar best mulig til at kvaliteten på kontering er rett ved første registrering.
Økonomisystem
Omposteringsløsningen
- Pålogging vis portal.uib.no
- Brukerveiledning for ompostering
Frister for bilag og rapporter
- Pålogging via portal.uib.no
- Brukerveiledning for Unit4 ERP
