Hjem
Ansattsider
Saksbehandling, Universitetsstyret

Saksbehandling for universitetsstyret

Veiledning for arbeid med saker for universitetsstyret.

Innledning

Universitetsstyret er UiB sitt øverste organ og vedtak i styret har stor betydning for virksomheten.  Styresakene er også viktige informasjonskilder for nåtid og ettertid.  Universitetsstyresakene skal derfor være innholdsmessig gjennomarbeidet og ha en form som gir et enhetlig uttrykk.  Det er mange som skriver saker for styret og uten felles mal for dette vil variasjonen i form og innhold bli stor.  På denne siden finnes felles rutiner for skriving av saker for universitetsstyret, samt veiledningspunkter som skal bidra i arbeidet med å skrive gode styresaker.  Siden beskriver prosessen fram mot styremøtet og gir en oversikt over viktige tidsfrister underveis. 

Styresakens innhold

En styresak består normalt kun av et forsidenotat og en saksframstilling.  I tillegg listes andre vedlegg, som f.eks. årsmeldinger opp i styresakens forside og det lenkes til siden vedlegget er publisert på. 

Før du skriver, husk:

  • Styret skal ut fra sakens forside forstå hva de skal vedta og hvorfor.  Hva er det de blir bedt om å ta stilling til?
  • Ha klart for deg målgruppen for styresakene.  Styresammensetningen er mangfoldig og erfaringsbakgrunn variert.  Skriv så alle forstår
  • Styresakene skal ikke være detaljertorienterte
  • Fagavdelingene må ta aktivt eierskap til innholdet i styresaken basert på faglige premisser og føringer fra universitetsledelsen
  • Styresakene skal ta opp prinsipielle og overordnede tema og problemstillinger
  • Bruk en kollega til å se over saken med et kritisk blikk

Maler for styresaker finner du ved å opprette saken i ephorte.

Forsidenotat

  • Forsiden bør ikke overskride én og en halv side , men kan være på inntil to (2) sider dersom det ikke skal skrives en utdypende saksframstilling
  • Både saksbehandlers navn og avdelingsdirektørs navn og tittel skal påføres forsidenotater

Om avsnittet «Henvisning til bakgrunnsdokumenter»

  • Bakgrunnsdokumenter listes opp i kulepunkt.  Vurder kritisk omfanget av bakgrunnsdokumenter.  Typiske bakgrunnsdokumenter er saker styret har behandlet tidligere som del i en pågående prosess.
  • Andre styresaker refereres slik: [Styresak nr/åå] [komma] [tittel] eks: Styresak 5/19, Revidering av UiBs strategi Hav, Liv, Samfunn 2016 – 2022
  • Det skal lenkes til styresaken på nett, se styrets nettside for å finne lenken til styresaken
  • Hyperlenken knyttes til bakgrunnsdokumentets tittel.
  • Tidligere behandling i f.eks utdanningsutvalget og forskningsutvalget listes opp her på samme måte kulepunktet over. Det skrives ikke inn under «saken gjelder». 
  • Eventuell henvisning til eksterne rapporter på nett, f.eks en stortingsmelding gjengis med full tittel og lenke til nettsiden rapporten er publisert.  

Om avsnittet "Saken gjelder"

  • Styret skal ut fra sakens forsidenotat klart forstå hva de blir bedt om å ta stilling til.  Hva er hensikten med saken?
  • Hva er de mest sentrale problemstillingene? Spørsmålet styret inviteres til å ta stilling til kan med fordel listes opp i kulepunkt
  • Gå rett på sak
  • For saker som legges fram til orientering skal forsidenotatet inneholde hovedpunktene i meldingen med oppsummering over de viktigste funnene.
  • Vær svært selektiv på hvor mye av historien som gjengis og gjenfortelles

Vedlegg

  • Forsidenotatet skal inneholde en komplett vedleggliste. Se under for mer om vedlegg

Om vedtaket

  • Det føres kun vedtaksprotokoll fra møtet.  Derfor:
    • Vedtaket skal være tydelig formulert og i så stor grad som mulig stå på egne ben
    • Det er styrets oppgave å diskutere og drøfte saker de har til behandling.  Derfor er vedtaksforslag som «saken legges fram for universitetsstyret til orientering og drøfting» unødvendig
    • Vedtak i flere ledd skal nummereres
    • Dersom styret både skal ta noe til orientering og gi føringer/bestilling el. lign for videre arbeid skal vedtakets ulike delene nummereres adskilt

Styret fatter to typer «vedtak»

  1. Styret utøver myndighet, tar en beslutning og vedtar noe som må følges opp. De vedtar et budsjett, en handlingsplan, gir en fullmakt, de godkjenner en avtale, de tilsetter universitetsdirektør, endrer organisasjonsstrukturen, oppretter eller legger ned studieprogram mv.
  2. Styret tar en sak til orientering.  Det innebærer at styret blir gjort kjent med status i et arbeid eller pågående prosess. Å ta til orientering og å ta til etterretning betyr det samme, men å ta til orientering er språklig mer entydig.  Styret tar altså kun til orientering.  Begrepet «tar til etterretning» skal ikke benyttes
  • Styret "slutter seg ikke til", det vedtar eller tar til orientering
  • Styret kan gi føringer i enhver sak eller endre vedtak om det ønsker det.  Universitetsdirektøren vil alltid merke seg innspill, føringer, bestillinger eller «merknader» i debatten.  Det er likevel ikke nødvendig eller ønskelig med vedtakforslag av typen «med de merknader som kom fram i møtet».  Det kan være at denne formuleringen vil inngå i styrets endelige vedtak i en sak, men da som følge av den konkrete debatten i styret.

Saksframstilling

  • Saksframstillingen kan være på inntil fire (4) sider
  • Saksframstillingen skal inneholde den informasjonen styret trenger for å kunne ta stilling til saken det har til behandling.  Lengre meldinger, årsrapporter mv. skal publiseres på egen nettside som det lenkes til fra forsidenotatets vedleggsoversikt.  Saksframstillingen må i slike tilfeller inneholde et sammendrag med de aller viktigste spørsmålene fra vedlegget.
  • Skriv kort og presist.  
  • Saksframstillingen skal inneholde et avsnitt om "bakgrunn" og et avsnitt "universitetsdirektørens kommentarer".  Disse to avsnittene rammer inn saksframstillingen.
  • Bruk gjerne underoverskrifter da det gjør framstillingen mer oversiktlig og bidrar til bedre disponering av stoffet
  • Dersom det er behov for å komme tilbake til styret i en senere sak skal disse oppfølgingspunktene listes opp under overskriften "oppfølging" 
  • Saksframstillingen skal alltid dateres og «signeres» av saksbehandler med navn og avdelingsdirektørs navn og tittel
  • Ikke gjenta vedtaket. Det står på forsidenotatet
  • Det kan kryssrefereres til andre styresaker i samme møte.  Der det gjøres skal teksten markeres i gult slik at sekretariatet enkelt finner disse og kan sette inn rett styresaksnummer.
  • Feltene styre:styresak:møtedato mv. flettes automatisk. Ikke skriv i disse feltene

Om vedlegg

  • Vedlegg er dokumenter som skal være tilgjengelig for styret dersom det i større dybde ønsker å sette seg inn sakens detaljer. 
  • Vedlegg skal normalt publiseres på styrets nettside og det skal lenkes til vedlegget fra forsidenotatet
  • Unntak fra dette er:
    • saker hvor styret vedtar forskrifter. Da legges forskriftsteksten ved som vedleggsfil til styresaken.
    • vedlegg som er unntatt offentlighet 
  • Forsidenotatet skal inneholde en komplett vedleggliste.  Saksframstillingen er alltid første vedlegg.

Annet

  • Styresaksmalen kan kun hentes fra ephorte når du oppretter styresaken.
  • Skrifttype er Arial 11
  • Sidene skal være paginerte

Teknisk veiledning for skriving av styresaker er utarbeidet av dokumentsenteret og finnes her.

Prosess

Om prosessen fram mot styremøte

  • Utsending til universitetsstyret skjer torsdagen én uke før styremøtet. Når avdelingen leverer sitt utkast skal sakene skal være gjennomarbeidet både innholdsmessig, i form og være korrekturlest. 

Følgende bidrar til gode prosesser og gode styresaker:

  • at frister overholdes, se nedenfor
  • at saken gjenspeiler universitetspolitiske og strategiske vurderinger
  • at saken følger opp tidligere vedtak og svarer på styrets forventinger og «signaler»
  • at saken er tilstrekkelig forankret i organisasjonen, som f.eks behandlet i rådgivende organer i god tid​
  • at det er foretatt avsjekk mot andre avdelinger og andre avdelingers styresaker når det er relevant
  • at rett mal er brukt. Feil skaper ofte forsinkelser
  • at saken har klart språk og er korrekturlest

Følg opp at din leder godkjenner din styresak i ephorte innen fristen onsdag 15 dager før styremøtet.

Frister

TidspunktOppgave
Tirsdag  -  5 uker før møtet Dagsorden til styremøtet besluttes i avdelingsdirektørmøtet
5 - 3 uker før møtetAvdelingene skriver saken. Avklaringer tas med universitersdirektør ved behov
Mandag 3 uker før møtetAvdelingene leverer saken i ephorte
Onsdag 3 uker før møtetSakene sendes rektoratet
Tirsdag 2 uker før møtetEn siste gjennomgang av sakene i avdelingsdirektørmøtet
Onsdag - 2 uker før møtetAvdelingsdirektør godkjenner saken i ephorte
Torsdag - 1 uke før møtetUtsending av møteinnkalling
TorsdagMøte i universitetsstyret

Fordeling av oppgaver mellom avdelingene og sekretariatet

Saksbehandlers og avdelingenes ansvarSekretariatets ansvar
  • avdelingens sak leveres mandag tre og en halv uke før styremøtet
  • saken opprettes i ephorte
  • saken er korrekturlest
  • registrere vedlegg til styresaken som egne journalposter på arkivsaken
  • koordinere saker som skal opp for styret
  • føre på styresaksnummer og legge inn kryssreferanser
  • laste vedlegg opp på styrets nettside og lenke til disse i styresakens vedleggsoversikt i forsidenotatet
  • utarbeide møteinnkalling og kalle inn til styremøte
  • utforme protokoll
  • sende oppfølgingsbrev til avdelingene

    Saksbehandlingsfrister 2020

    MøtedatoAvdelingenes frist
    20. februar27. januar
    23. april23. mars
    28. mai4. mai
    27. august3. august
    24. september31. august
    29. oktober5. oktober
    26. november2. november

    Veiledning - skrive styresak i ephorte

    Brukerveiledning i  pdf - Slik skriver du en styresak i ephorte

    Styrebehandling - skrive saksframlegg - lenke til wiki

    Har du spørsmål om prosessen, ta kontakt med Arne Ramslien

    Trenger du brukerstøtte ring 55 58 39 39 eller ta kontakt på UiBhjelp - "ePhorte og arkiv"