Oppfølging av kjøp
Når en anskaffelse er gjennomført, er det viktig å følge opp prosessen videre. Denne siden er like relevant for både rammeavtaler og enkeltkjøp.
Hovedinnhold
Bestillingsreferanse
Etter at kontrakt er signert, skal innkjøpsordre (bestilling) legges inn i bestillingssystemet. Dette gjøres av en innkjøper (bestiller). Leverandøren får da en bestillingsreferanse (innkjøpsordrenummer) som skal føres på fakturaen.
Varemottak
Den som mottar varen, må undersøke om varen er slik som avtalt eller om det er feil som må rettes. Gjelder det en tjeneste, må man undersøke om den er utført etter avtale. Undersøkelsen må gjøres med en gang etter mottak. Så snart dette er gjort, må det gis beskjed til innkjøper slik at denne kan foreta et varemottak i bestillingssystemet.
Reklamasjoner
Dersom det er feil eller mangler på varen/tjenesten, skal behovshaver kontakte leverandøren (reklamere) og be om at feilen rettes, eller at varen/tjenesten leveres på nytt. Dette må gjøres raskt etter at feilen er oppdaget. Det samme gjelder dersom varen/tjenesten ikke er levert til rett tid.
For feil som oppdages mer enn et år etter levering, vil leverandørens ansvar for retting avhenge av hva som er avtalt i kontrakten om garanti.
Hvis leverandøren ikke retter eller leverer på nytt, kan man kontakte Seksjon for innkjøp for bistand (opprett sak i UiBHjelp). For større avtaler finnes oversikt over hvem som er avtaleansvarlig, i avtaleportalen.
Avvik
Ved rammeavtaler ønsker vi å følge opp leverandørene og samle avviksmeldinger systematisk. I avtaleportalen har vi et verktøy som gjør dette enklere. Alle brukere kan melde avvik i avtaleportalen ved å klikke på "registrer avvik" inne på den enkelte avtale. Meldingen registreres da i vårt kontraktsoppfølgningssystem og kan samles opp til neste statusmøte med leverandøren. Det finnes også en funksjon kalt "Kommenter". Bruk denne til å gi innspill til avtalen eller til den informasjon som ligger i avtaleportalen.
Miljøansvar
Dersom en vare leveres med for mye emballasje eller feil emballasje, skal også Seksjon for innkjøp kontaktes. Da kan leverandøren gjøres oppmerksom på dette og forbedre dette for fremtidige forsendelser.
