Hjem

Ansattsider

Timeplanlegging av undervisning og eksamen

UiB bruker systemet TP til timeplanlegging av undervisning og eksamen.

Neste

tp-forside.png

TP forside
1/3

tp-undervisning.png

TP: Undervisning
2/3

tp-eksamen.png

TP: Eksamen
3/3
Tilbake

Nytt planleggingssystem ved UiB fom. høstsemesteret 2017

Historie

UiB, UiT og NTNU benyttet systemet Syllabus til timeplanlegging. Avtalene for systemet var gamle og på vei til å gå ut. Markedet for slike produkter er svært begrenset, og ingen er spesielt godt tilpasset de norske institusjonene og det norske utdanningssystemet.

UiO har erstattet Syllabus med et egenutviklet system som heter TP. Institusjonene i BOTT deler flere av de samme utfordringene rundt timeplanlegging, derfor ønsket UiO et samarbeid om TP. Det vil åpne for muligheten til å investere flere ressurser i videreutvikling, og samtidig bruke hverandres erfaringer til å foredle både prosess, funksjonalitet og integrasjoner for TP. Videre er TP utviklet med forankring i FS-funksjonalitet og i henhold til krav og rammebetingelser som stilles til de norske institusjonene.

Systemet er web-basert og det er derfor ikke behov for utrulling av programvare til brukerne. Systemet består av én database, og det er ikke behov for nye baser fra semester til semester. Dette gjør det betydelig enklere å drifte enn tidligere system.

TP inneholder også en eksamensplanleggingsmodul, som lenge har vært etterspurt på UiB.

UiO har brukt TP siden sommeren 2014, UiT vil ta systemet i bruk for vårsemesteret 2017, og NTNU og UiB tar i bruk systemet for høstsemesteret 2017.

Om det nye systemet

TP består av 3 moduler: TP: UndervisningTP: Eksamen og Rombestilling.

Roller og tilgang
Avhengig av arbeidsområde og organisering vil man kunne ha rolle som timeplanlegger, eksamensplanlegger eller rombestiller, eller en kombinasjon av disse.

Det søkes om tilgang til TP via TAS (Tilgang til Administrative Systemer). Søknaden må sendes av ansatte som er definert som godkjennere i TAS. Merk at man ikke trenger å søke om rollen "Rombestiller" da alle ansatte får denne rollen automatisk.

TP: Undervisning
Innføring av nytt system for timeplanlegging innebærer også en endring i arbeidsrutinene. Vi vil i hovedsak gå fra en manuell, sentralisert legging og endring av timeplanene til en automatisk, sentralisert timeplanlegging der løpende endringer utføres av fakultetene/instituttene selv. Automatisk betyr at TP velger rom og tidspunkt på bakgrunn av informasjon fra fakultet/institutt om faglærere, studentantall og studentgrupper slik at man sikrer kollisjonsfrihet for de emner som studentene forventes å ta i samme semester.

Dette vil føre til en bedre utnyttelse av både personalressurser og av undervisningsrom.

TP: Eksamen
Innføring av system for eksamensplanlegging innebærer en mer automatisk fordeling av eksamen på dato og eksamenslokale. Automatisk betyr at TP velger rom og dato på bakgrunn av informasjon fra fakultet/institutt om eksamensperiode, studentantall og studentgrupper slik at man sikrer kollisjonsfrihet på eksamen for de emner som studentene forventes å ta i samme semester.

Dette vil føre til en bedre utnyttelse av både personalressurser og av eksamenslokaler.

Rombestilling
De aller fleste møterom ved UiB ligger i Outlook og kan bestilles der. Men for å få tilgang til bestilling av undervisningsrom i dag, må man søke til Studieadministrativ avdeling. Dette er tungvint og ressurskrevende, og med det nye systemet kan alle ansatte bestille rom til møter o.l.

Studentene kan også bestille kollokvierom ved eget fakultet, til studieaktiviteter.

Brukerperspektiv

Med det nye timeplanleggingssystemet vil den enkelte timeplanlegger selv utføre endringer direkte i systemet uten å gå via en sentral flaskehals på SA. Dette vil spare mye tid og man vil få et tettere forhold til sine egne timeplaner.

Med det nye eksamensplanleggingssystemet vil man spare mye tid på å koordinere eksamensdatoer ved å la systemet utføre jobben.

Med det nye rombestillingssystemet vil den enkelte ansatte selv kunne bestille rom til aktiviteter som ikke er undervisning. Her sparer man mye tid på å gjøre det selv uten å måtte gå via lokale rombestillere.

Prosjektmål

  • TP skal implementeres teknisk og tas i bruk første kvartal 2017 (dette betyr at time- og eksamensplaner for høsten 2017 skal legges i TP)
  • Foreslå og gjennomføre opplæringstiltak
  • Revidere retningslinjer for timeplanlegging
  • Etablere retningslinjer for eksamensplanlegging
  • Foreslå rutiner for fremtidig opplæring og brukerstøtte
  • Legge til rette for effektivisering av arbeidsprosessene for eksamens- og timeplanlegging
  • Bidra til effektiv romutnyttelse i undervisnings- og eksamensaktiviteter
  • Levere relevant informasjon om prosjektet, rutiner og opplæringstiltak til ansatte ved UiB

Prosjektet skal være evaluert og avsluttet innen 1.3.2018
Fullstendig liste over mål ligger i mandatet.

Prosjekt- og styringsgruppen

Prosjektgruppen

Michael Peter Riisøen (SA), prosjektleder
Hallstein Mjelde (Nasjonalt  prosjekt TP)
Petter Kjær (SA)
John Abel (SA)
Thomas V. Kalvik (MN)
Ingunn Voster (PSYK)
Sissel V. Urdal (IKO) (MOF)
Elisabeth Hagen Hjellbrekke (HF)
Øystein Ørnegård (SA)

Etter behov stiller også følgende til prosjektgruppens disposisjon
Ragni Zlotos (SA)
Anne Marit Soltveit Pettersen (SA)
Svein Langvad (EiA)

Styringsgruppen

Christen Soleim (SA)
Ernst Pedersen (ØK)
Kim Ove Hommen (HF)
Michael Peter Riisøen (SA, observatør)

Frister for timeplanlegging

Planlegging av høstsemester

  • Studentgruppene skal være opprettet og sjekket i TP til 15. mars
  • Grunnlagsdata for undervisning skal være klare til bestilling i TP 1. april
  • Grunnlagsdata for skoleeksamen skal være klare til bestilling i TP 1. mai
  • Timeplandata publiseres 1. juni

Planlegging av vårsemester

  • Studentgruppene skal være opprettet og sjekket i TP til 1. oktober
  • Grunnlagsdata for undervisning skal være klare til bestilling i TP 15. oktober
  • Grunnlagsdata for skoleeksamen skal være klare til bestilling i TP 7. november
  • Timeplandata publiseres 1. desember

Superbrukere i TP

FakultetNavnEpostRolle
HFHenrik DalstøHenrik.Dalsto@uib.notpl/eks
 Elisabeth Hagen HjellbrekkeElisabeth.Hjellbrekke@uib.notpl/eks
JUSKari Kaland BjorøyKari.Bjoroy@uib.notpl/eks
 Anne TorekovenAnne.Torekoven@uib.notpl/eks
 Kjersti Bakke SørensenKjersti.Sorensen@uib.notpl/eks
KMDSteffen Christensen BekkelundSteffen.Bekkelund@uib.notpl/eks
MEDMarit BergheimMarit.Bergheim@uib.notpl
 May Kristin SkjerlieMay.Skjerlie@uib.noeks
MNThomas Vikestad KalvikThomas.Kalvik@uib.notpl
 Stine Beate BalevikStine.Balevik@uib.noeks
PSHege SygnaHege.Sygna@uib.notpl
 Ingunn VosterIngunn.Voster@uib.noeks
 Karoline S. ChristiansenKaroline.Christiansen@uib.notpl
 Anna Laupsa HelvikAnna.Helvik@uib.noeks
SVBorghild GramstadBorghild.Gramstad@uib.notpl
 Jannicke LervikJannicke.Lervik@uib.noeks
 Ulrikke SchillUlrikke.Schill@uib.notpl/eks

- Timeplanlegging av undervisning

Med timeplaner menes undervisningsaktiviteter som er knyttet til et undervisningsemne, og som vises i kalender på Mitt UiB og på emnetimeplanene på http://www.uib.no/emne/

Ansvar: Timeplanene til hvert enkelt undervisningsemne eies av hvert enkelt fakultet/institutt. Det er instituttene lokalt som har ansvar for at timeplanene er så korrekte som mulig. Studieadministrativ avdeling (SA) har ansvar for timeplanleggingsverktøyet, som ved UiB heter TP.

Prosess: Instituttene registrerer et minimum av bakgrunnsdata i FS. Dataene overføres deretter til TP for videre bearbeiding av instituttene. Når alle undervisningsdata er på plass, kjører SA en automatisk hovedbestilling i TP der dag, klokkeslett og rom blir tildelt. Instituttene reviderer til slutt resultatet av den automatiske timeplanleggingen, og gjør nødvendige justeringer.

Enkelte emner omfattes ikke av automatisk planlegging, men bestilles før hovedbestillingen kjøres. Dette skyldes komplekse timeplanstrukturer og/eller andre særskilte forhold.

 ► Retningslinjer for timeplanlegging ved UiB

Retningslinjer for timeplanlegging ved UiB

Forutsetninger for timeplanlegging

  • Timeplanleggingsverktøyet TP skal brukes til å fastsette kollisjonsfrie undervisningstimeplaner samt utnytte romkapasiteten på best mulig måte. Dette medfører at man i utgangspunktet ikke skal melde inn eller registrere konkrete ukedager eller klokkeslett for undervisningen i FS, ei heller ønske seg spesifikke undervisningsrom. Verktøyet skal generere timeplanene. Jo mindre som spesifiseres, jo mer fleksibel blir timeplanleggingen. Det gir mer effektiv ressursutnyttelse og øker sjansen for best mulige timeplaner for hele UiB. Ved særskilt behov er det mulig å legge inn ukedag, klokkeslett og rom.
  • Kjernetid for undervisning er kl. 08-16, mandag til fredag.
  • En undervisningstime starter normalt 15 minutter over hel time og varer i 45 minutter.
  • Undervisningen skal normalt gis i 2-timers bolker som starter kl. 08.15, kl. 10.15, kl. 12.15 og kl. 14.15 for å gi en forutsigbarhet i timeplanene og for å sikre at felles undervisningsrom blir best mulig utnyttet.
  • Det vil bli tatt hensyn til forelesere og studenter med særskilt behov for tilrettelagte rom.

Prosedyrer for timeplanlegging

  • Timeplanene kopieres i FS fra tilsvarende semester året før.
  • Fakultetene kvalitetssikrer data for sine emner i FS:
    • Emner som skal undervises kommende semester (fakultetene må selv slette aktiviteter for emner som ikke skal undervises slik at disse ikke blir overført til timeplansystemet TP)
    • Undervisningsaktiviteter med undervisningsform (forelesninger, grupper, seminar, lab osv.)
    • Undervisningsomfang (antall timer per uke, antall uker, antall studenter, navn på foreleser)
    • Særkrav til bygning/rom og undervisningstidspunkt
  • Data overføres fra FS til TP.
  • Fakultetene kvalitetssikrer data for sine emner i TP ved bl.a. å opprette og legge til studentgrupper.
  • Timeplanene vil i hovedsak bli lagt automatisk (hovedbestilling[i]) av Studieadministrativ avdeling på bakgrunn av fakultetenes data i FS og i TP.
  • Forslag til undervisningstimeplan presenteres i TP primo mai for høstsemesteret og medio november for vårsemesteret. Forslaget verifiseres av fakultetene innen publiseringsfristen, og planen justeres av fakultetene selv ved behov.

Publisering av timeplan

  • Endelig undervisningstimeplan publiseres 1. juni for høstsemesteret og 1. desember for vårsemesteret.

Timeplanendringer

  • Alle løpende timeplanendringer underveis i semesteret utføres av fakultetene selv i TP.
  • For å sikre god utnyttelse av romressursene må kansellert undervisning meldes til lokal TP-bruker så snart som mulig slik at romressursene kan frigjøres.

Undervisningsfrie dager

  • Fagkritisk dag skal være undervisningsfri. Fagkritisk dag holdes som fast ordning første torsdag i mars hvert år. Dersom dette sammenfaller med skolenes vinterferie legges fagkritisk dag til torsdag i påfølgende uke (jfr. UU-sak 34/12).
  • Faglig-pedagogisk dag avholdes første fredag i februar. Dagen er ikke undervisningsfri, men for å frigjøre undervisningskrefter og lokaler så anbefales det å ta hensyn til faglig-pedagogisk dag i undervisningsplanleggingen.
  • Fakultetene kan ved behov legge inn egne undervisningsfrie dager.
 

[i] Hovedbestilling: På bakgrunn av data fra fakultetene blir det utført automatisk timeplanlegging i TP av Studieadministrativ avdeling. Romressurser og tidspunkt (innenfor kl. 08-16, mandag til fredag) fordeles automatisk i henhold til følgende kriterier:

  • Studentgrupper (undervisning må ikke legges samtidig som annen undervisning studentene skal delta på)
  • Foreleser (undervisning må ikke legges samtidig som annen undervisning foreleser skal gi)
  • Antall studenter (rommet må være stort nok)
  • Lokal tilhørighet (undervisning legges fortrinnsvis til fagenes nærområde)
  • Eventuelle særkrav

Fakultetene er selv ansvarlige for å legge inn studentgrupper, studentantall, navn på foreleser og antall undervisningstimer/-uker. Da kan timeplanleggingsverktøyet foreta en automatisk fordeling av romressurser og undervisningstidspunkt for å sikre best mulige timeplaner for studentene og faglærerne samt sikre best mulig romutnyttelse på undervisningsrommene.

                                                                                                                                             2017/12/13

 - Timeplanlegging av eksamen

Ansvar: Eksamensplanen for hvert enkelt emne eies av hvert enkelt fakultet/institutt. Det er instituttene lokalt som har ansvar for at eksamensplanene er så korrekte som mulig. Studieadministrativ avdeling (SA) har ansvar for eksamensplanleggingsverktøyet, som ved UiB heter TP.

Prosess: Instituttene registrerer et minimum av bakgrunnsdata i FS. Dataene overføres deretter til TP for videre bearbeiding av instituttene. Når alle vurderingsdata er på plass, kjører SA en automatisk hovedbestilling for skoleeksamen i TP der dag, klokkeslett og rom blir tildelt. Instituttene reviderer til slutt resultatet av den automatiske timeplanleggingen. Eventuelle justeringer meldes til SA og utføres av SA.

Det er kun skoleeksamen som bestilles i TP, men av hensyn til kollisjonssikring anbefales det å bestille andre vurderingsformer også i TP.

Enkelte emner/vurderingsenheter omfattes ikke av automatisk planlegging, men bestilles manuelt. Dette skyldes særskilte forhold ved studieprogram/emne.

 ► Retningslinjer for eksamensplanlegging ved UiB

Retningslinjer[i] for eksamensplanlegging ved UiB

Forutsetninger for eksamensplanlegging

  • Eksamensplanleggingsverktøyet TP skal brukes til å fastsette kollisjonsfrie eksamensdatoer samt utnytte romkapasiteten på best mulig måte. Dette medfører at man i utgangspunktet ikke skal melde inn eller registrere konkrete eksamensdatoer eller klokkeslett for skoleeksamen i FS, ei heller ønske seg spesifikke eksamensrom. Ved særskilt behov er det mulig å legge inn forslag til eksamensdato.
  • For å sikre at eksamen kan starte når undervisningen er slutt, er det viktig at undervisningstimeplanen er oppdatert med tidspunkt for siste undervisningsaktivitet. Undervisningen planlegges først.
  • Skoleeksamen skal som hovedregel avvikles på arbeidsdager mellom kl 09.00 og kl 18.00 (ekskl. tilleggstid).

Vurderingsform

  • Skriftlig skoleeksamen og muntlig vurdering:
    • Denne typen eksamen kan kun gå over én dag
    • Aktiviteten trenger et rom
  • Hjemmeeksamen, oppgaver o.l.:
    • Denne typen eksamen kan gå over et datointervall (flere dager)
    • Aktiviteten trenger ikke et rom

For å unngå at studenter får satt opp en skoleeksamen i en periode hvor det er hjemmeeksamen, må begge eksamenstyper bli bestilt i TP med tilknyttede studentgrupper.

Prosedyrer for eksamensplanlegging

  • Fakultetene registrerer og kvalitetssikrer data i FS:
    • Emner som skal ha vurdering må ha vurderingsenhet(er) i FS
    • Eventuelt valg av vurderingssystem må legges i FS, f.eks. digital eksamen
    • Omfang[ii] (varighet og forventet antall kandidater) kan angis i FS for skoleeksamen
  • Data overføres fra FS til TP.
  • Fakultetene kvalitetssikrer data for sine vurderingsenheter i TP:
    • registrerer varighet
    • registrerer forventet antall kandidater
    • registrerer alternative uker for avvikling av skoleeksamen
    • kobler til aktuelle studentgrupper
    • registrerer utilgjengelige datoer ved behov
    • registrerer eksamener som skal gå på samme tid, ved behov
    • registrerer eksamener som skal gå sekvensielt, ved behov
    • for andre vurderingsformer enn skoleeksamen registreres dato og klokkeslett for innlevering og eventuelt uttak og bestilles i TP

Endringer i FS skal ikke gjøres etter at hovedbestilling er gjort i TP

  • Eksamensplanen for skoleeksamen vil i hovedsak bli lagt automatisk (hovedbestilling[iii]) av Studieadministrativ avdeling på bakgrunn av fakultetenes data i FS og i TP.
  • Studieadministrativ avdeling reserverer eksamensrommene i TP: Rombestilling.
  • Forslag til eksamensplan presenteres i TP medio mai for høstsemesteret og medio november for vårsemesteret. Forslaget verifiseres av fakultetene innen publiseringsfristen, og planen justeres av SA ved behov, dersom det er mulig.

Merk at alle data som bestilles i TP: Eksamen blir skrevet direkte tilbake til FS.

Publisering av eksamensplan

  • Endelige eksamensdatoer publiseres 1. juni for høstsemesteret og 1. desember for vårsemesteret.
  • Datakilden for publisering er FS.
  • Bygning/rom publiseres to uker før eksamen.
  • Romplassering av kandidater skjer ca en uke før eksamen.

Eksamensfrie uker

  • Uke 5, 35 og 44 er skoleeksamensfrie.
  • Påskeuken er eksamensfri.
  • Én variabel uke i april, i forbindelse med påsken, er skoleeksamensfri.
  • Fakultetene kan ved behov legge inn egne eksamensfrie dager.
 

[i] Disse retningslinjene gjelder ikke for planlegging av tilrettelagt eksamen. (Se Studieadministrativ avdelings egne forskrifter for tilrettelegging ved eksamen.)

[ii] Kan alternativt angis i TP.

[iii] Hovedbestilling: På bakgrunn av data fra fakultetene blir det utført automatisk timeplanlegging av skoleeksamen i TP av Studieadministrativ avdeling. Romressurser og datoer fordeles automatisk i henhold til følgende kriterier:

  • Studentgrupper (en studentgruppe tilknyttet en eksamen vil i utgangspunktet lage minst én dags pause før neste eksamen i studentgruppen)
  • Antall studenter (rommet må være stort nok)
  • Eventuelle særkrav

Fakultetene er selv ansvarlige for å legge inn studentgrupper, studentantall og varighet samt eventuelle særkrav. Da kan eksamensplanleggingsverktøyet foreta en automatisk fordeling av romressurser og eksamensdatoer for å sikre best mulige eksamensplaner for studentene og sikre best mulig romutnyttelse på eksamensrommene.

                                                                                                                                                                            2017/12/13