Hvordan registrere reiseregning i Betalmeg
Her kan du se hvordan du fører din reiseregning steg for steg i Betalmeg-løsningen. Dersom du skal få dekket en reise må du sende reiseregning snarest etter reisen er gjennomført.
Hovedinnhold
Dersom du skal få dekket en reise må du sende reiseregning snarest etter reisen er gjennomført. Her finner du en veiledning steg for steg til hvordan du kan fylle ut din reiseregning i Betalmeg.
For å kunne logge inn i betalmeg må du ha tilgang:
Du kan logge inn i betalmeg ved å klikke på denne lenken.
Registrer reiseregning
Når du har logget inn i Betalmeg, velg 'Registrer reiseregning'.
Trykk knappen '+ Lag ny' for å registrere en ny reiseregning.
Husk å lagre reiseregningen din underveis når den fylles ut. Du kan alltids hente frem utkast og fortsette ved en senere anledning. Det er også mulig å sjekke status for din reise igjennom hele prosessen. Les mer om de ulike status for din reise nedenfor under utbetaling.
Trinn 1: Reiserute
Fra – Til: Legg inn tidspunktet for når du starter og avslutter reisen
Formål: Formålet med reisen må fylles ut så nøyaktig som mulig. Skriv for eksempel navn på seminar
Land/Region: Reisemål, for eksempel Norge
Sted: Reisemål, for eksempel Bergen
Velg riktig regulativ fra nedtrekksmenyen. Dette er de mest brukte typene:
- Dagsreise: dersom reisen kun varer en dag, ingen overnatting
- Hotell: dersom du bor på hotell
- Hybel/Leil m/kok, Privat: dersom du bor i en leilighet med tilgang til kjøkken, f.eks. Airbnb eller privat
- Fly/Pensjonat/Brakke, Hyb. u/kok: dersom du bor på pensjonat eller lignende, uten tilgang til kjøkken
- Ferie/privat opphold: dersom du kombinerer forretningsreise og ferie, legg til ny destinasjon, og registrer ferieperioden som Ferie/privat opphold
Legg til nytt reisemål dersom du har besøkt mer enn ett sted eller du har hatt ulike typer overnatting
Kostnadsfordeling: Huk av 'Annen' og legge inn kostnadssted (8 siffer), arbeidspakke (aktivitet (K5), her vil det normalt ligge inne en standard verdi kalt 'dummy'. Dersom det finnes en arbeidspakke på prosjektet skal feltet fylles ut. Delprosjekt nr/Arbeidsordre (K7) (9 siffer). Dersom du velger 'Standard' benyttes kontering du er registert med
Trykk lagre
Fortsett til godtgjørelser ved å klikke på knappen 'Trinn 2' for å gå videre til godtgjørelser.
Trinn 2: Reisegodtgjørelser
- Kostgodtgjørelse: Dersom du har avtalt og har rett til kostpenger, må du krysse av for dette. Sett deretter kryss på de måltidene du har fått. Dersom du har bodd på hotell i Norge er frokost normalt inkludert. Da må du krysse av for frokost uavhengig av om du spiser eller ikke.
- Nattillegg: Du har krav på nattillegg dersom du har overnattet privat. For eksempel dersom du bor hos venner eller bekjente.
- Kilometergodtgjørelse: Oppgi bruk av privat kjøretøy. Bruk av privat bil skal være avtalt på forhånd, legg inn navn på den som har godkjent dette.
Trinn 3: Utgifter
Velg riktig utgiftstype:
Hotell/overnatting: dersom du overnatter på hotell eller AirBNB. Oppgi navn og adresse dersom du har bodd på hotell
Flyreise: dersom du har reist med fly. Legg ved reisekvittering som viser reisedatoer, billettpris og betalingsmåte (bekreftelse) samt boardingkort. Dersom du har en reisekvittering som viser reisestatus "reist/flydd" trenger du ikke legge ved boardingkort.
Måltider/frokost hotell: dersom du ikke har kostgodtgjørelse, men utlegg for mat
Kollektivtransport: dersom du har reist med kollektivtransport
Taxi: skriv kort hvorfor taxi ble benyttet i stedet for kollektivtransport og legg ved spesifisert kvittering.
Dersom UiB eller andre har betalt fly eller hotell for deg direkte, skal du føre opp kostnaden under kostnadstypene som slutter på "betalt av virksomhet". Kjenner du ikke pris/beløp, skriver du inn kr 0.
Alle utgifter må dokumenteres med kvitteringer som viser hva som er blitt kjøpt og at det er betalt av deg. Dersom du legger ved f.eks. faktura eller bookingbekreftelse må du også legge ved betalingsbevis (f.eks. utsnitt fra bankutskrift).
For EU prosjekter må det være kvittering på alle utgifter (også kollektivtransport).
Kostnadsfordeling: Velg 'Følger reisens generelle tilordning' dersom utgiften skal konteres på en og samme. Dersom en utgift skal føres på annen kontering må du velge 'annen'.
Klikk ok for å registrere dette utlegget. Registrer de andre utleggene du har hatt på tilsvarende måte.
Trinn 4: Legg til vedlegg
Dersom du ønsker å legge til flere vedlegg som for eksempel tildelingsbrev, invitasjon eller annen dokumentasjon på at reiseregningen skal dekkes av UiB kan du laste de opp under 'Generelle vedlegg' '+Legg til vedlegg'
Trinn 5: Kontroll og innsending
I kommentarfeltet kan du skrive inn eventuell utfyllende forklaring/merknad til reisen din.
Trykk "Lagre" slik at reiseregningen lagres. Gå til innsending.
Kontrollér reiseregningen før du sender den inn ved å klikke på prikkene nederst i høyre hjørnet for å få opp menyen. Velg 'Vis slipp' for å se hele reiseregningen.
Når reiseregningen er ok klikker du på 'Send'.
Reiseregningen blir nå sendt til kontroll og godkjenning. Du kan se status på reiseregningen i oversikten. Det er også mulig å sjekke status for din reise igjennom hele prosessen. Les mer om de ulike status for din reise nedenfor under utbetaling.
Vær oppmerksom på at reiseregningen kan bli sendt i retur til deg dersom det er behov for flere opplysninger. Etter du har gjort endringer i reiseregningen må du sende den inn på nytt.
Utbetaling
UiB har utbetaling av reiseregninger to ganger i måneden. Normalt vil pengene være utbetalt etter ca. én måned.
Du kan enkelt se status på dine reiseregninger i Betalmeg under Registrer reiseregning:
- Utkast: Reiseregningen er ikke sendt inn
- Sendt: Reiseregningen er sendt til godkjenning
- Godkjent: Reiseregningen er godkjent
- Utbetalt: Pengene er utbetalt til din konto
Reiseregning blir utbetalt to ganger i måneden. Se kjøreplan under feltet 'reisekjøring (alle kunder)' for spesifikke datoer.
