Veiledning om salg av utstyr

Bakgrunn og regelverk

Anleggsmidler som er registrert ved UiB som ikke lenger er i bruk skal utrangeres. Dette kan for eksempel være som følge av beslutning om at et anleggsmiddel tas ut av drift fordi det ikke lenger er egnet til sitt opprinnelige formål, eller på grunn av endret behov.

Staten har vedtatt egen instruks for utrangering, kassaksjon og avhending av materiell og fast eiendom. Instruks for utrangering, kassasjon og avhending av materiell og fast eiendom som tilhører staten - Lovdata

I §1 i instruksen defineres begrepene:

• Kassaksjon: «beslutning om at materiell eller fast eiendom, som er nedslitt eller skadet og ikke lar seg reparere uten uforholdsmessig store påkostninger, skal tas ut av bruk.»
• Avhending: «innebærer at materiell eller fast eiendom overdras til andre enn statens egne etater.»

I §7 omtales avhendingsmåter: «Før det treffes beslutning om avhending må det være vurdert om den påregnelige inntekt vil dekke avhendingskostnadene. Dersom det antas at avhendingskostnadene vil bli høyere, må materiellet tilintetgjøres eller bringes bort på den måte som er minst kostnadskrevende for staten.»

Hvordan

Hvem

• enhetsleder beslutter eventuell avhending (delegert myndighet)
• ved salg til utlandet må man sikre at dette ikke gjelder varer eller teknologi som kan bli eksportert i strid med folkerettslige forpliktelser eller norsk sikkerhets- og forsvarspolitikk. Se mer: Institusjonelle retningslinjer for eksportkontroll ved UiB — Regelsamlingen og Ansvarlig internasjonalt samarbeid | UiB

Pris

• salg skal skje til markedspris, så langt det er mulig
  • ta utgangspunkt i innkjøpspris
  • vurder om innkjøpsprisen tilbake i tid er riktig verdifastsetting
  • finnes det informasjon om hva prisen for lignende utstyr er i markedet
  • hva er gjenstående levetid?
  • vurder verdi opp mot ressursbruk
    • demontering, klargjøring, lagerhold, transport, andre kostnader
  • Ved salg av utstyr med større verdi eller ved beslutning om å kaste eller gi bort, skriv et kort notat som dokumentasjon på verdifastsettelse

Hvis anslått markedsverdi materiell overstiger avhendingskostnader, anbefales utrangert materiell solgt iht. beskrevet fremgangsmåte i instruks.

Hvis anslåtte avhendingskostnader overstiger markedsverdi, anbefales utrangert materiell tilintetgjort, avhendes som skrap/avfall eller gitt bort.

Kontrakt

• vi har ingen kontraktsmal per i dag
• vær tydelig på at varen selges «som den er», og oppgi nødvendige, og tilstrekkelige opplysninger
• avtal henting og eventuell frakt

Oppretting av kunde, salgsordre og betaling

• før man kan sende faktura, må kunde opprettes
• «Kunder og salg» modulen brukes for utfakturering
• Opprett salgsordre for at faktura skal kunne sendes
• Se mer her: Fordring til innbetaling | For ansatte | UiB

Merverdiavgift

UiB er mva. registrert, og salg av utstyr er avgiftspliktig dersom opprinnelig kjøp ga fradrag for inngående mva. Enheten må sjekke om det var tilfelle. Dersom det ikke er fradragsført mva. ved kjøpet, kan det selges avgiftsfritt.

Registrering av salget

• Ved gjennomført salg, må utstyret utrangeres
• Anleggshåndterer fyller ut digitalt skjema "Salg" i Unit4 ERP. Gi opplysning om:
  • Anleggs ID
  • Dato salget ble gjennomført
  • Salgspris
  • Fakturanummer (faktura for salg)
• For mer informasjon, se: https://www.uib.no/foransatte/142497/anleggsmidler-aktivering-og-avhending#avhending-av-anlegg-salg-og-utrangering
• Ved eventuelle spørsmål kan man ta kontakt via UiBHjelp

Annen informasjon og tips

• Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har informasjon om salg av brukte møbler og løsøre Ombruk og salg av brukte møbler og løsøre | Anskaffelser.no
• Selv om det handler om salg av møbler, er det her informasjon om prinsippene for avhending også av andre ting