Våre tjenester
Her finner du vår tjenestekatalog.
Hovedinnhold
Det har blitt utarbeidet en tjenestekatalog med oversikt over tjenestene vi tilbyr. Tjenesteområdene i katalogen er saksbehandling, brukerstøtte med råd og veiledning, og opplæring. Les mer om de ulike tjenestene og servicenivået vi tilbyr i nedtrekksmenyene under.
Saksbehandling
Reise og utgiftsrefusjon
Attestere (kontroll iht. lover og regler) og utbetale reiseregning, reiseforskudd og utgiftsrefusjon for ansatte.
Servicenivå:
1. Reiseregning og utgiftsrefusjon behandles av attestant innen 10 virkedager etter skjema er mottatt fra ansatt
2. Uoppgjorte reiseforskudd følges opp av attestant 4 ganger i året.
3.Reiser og utgiftsrefusjoner i flyt (reiser/utlegg som er påbegynt av ansatt, men som ikke er sendt til kontroll) kontrolleres av attestant to ganger i året (innen 1.5 og 1.11).
BetalMeg: Refusjon av reiser og utlegg (ekstern)
Gi tilgang til selvbetjeningsportalen for eksterne for registrering av reiseregninger og utlegg.
Servicenivå:
Sender ut bank- og personalopplysningsskjema innen 1-2 virkedager. Purrer brukeren etter 7 dager. Hvis ingen respons innen 7 dager etter purring, sendes saken i retur til innmelder
Lønn
Behandle og utbetale lønn (inkl. registrere innmeldte konteringsendringer i SAP)
Servicenivå:
1. Lønn utbetales iht. frister for hovedlønn- og bonuskjøring
2. Avviste utbetalinger følges opp fortløpende, slik at de kan utbetales på nytt
Forsknings og utdanningsstipend (FOU-stipend) for ansatte
Attestere (kontroll iht. lover og regler (og utbetale FOU-stipend til ansatte).
Servicenivå:
Reiseregning og FOU-oppgjør behandles av attestant i Tjenestesenteret innen 10 virkedager etter skjema er mottatt fra ansatt
Stipend for eksterne og studenter
Attestere (kontroll iht. lover og regler) og utbetale stipend.
Servicenivå:
Stipender utbetales fortløpende iht. hovedlønn- og bonuskjøringens frister
Kronekort
Utstede kronekort til utenlandske ansatte uten bankkonto.
Servicenivå:
Fortløpende, og etter avtale med innmelder.
ToA*: Korte, midlertidige ansettelser og oppdrag
Kontrollere at time-, måned- og oppdragskontrakter (honorar knyttet til eks. sensur, bedømmelse og veiledning) er korrekt opprettet og utbetales til avtalt tid.
Servicenivå:
Kontrakter behandles senest en uke etter bestilling er mottatt. Tidspunkt for utbetaling vil variere basert på type kontrakt (måned-time-oppdrag)
Ansettelse og endringer i arbeidsforholdet
Registrere nyansettelser og endringer (inkl. forlengelser) av arbeidsforholdet i lønnssystem.
Servicenivå:
1. Nyansatte skal registreres før startdato i stilling .
2. Endringer/forlengelser i ansettelsesforhold blir registrert måneden før effektueringsdato.
Opphør av midlertidige ansettelser* og oppsigelse fra arbeidstaker
Registrere fratredelse av stilling.
*Varsel om utløp av midlertidig ansettelse og utløp av permisjon blir sendt via et eget teams til enheten innen den 20. hver måned
Servicenivå:
1. Fratredelse av stilling blir registrert måneden før fratredelsesdato.
2. Oppsigelse i Selvbetjeningsportalen følges opp fortløpende.
Permisjoner
Behandle søknader om permisjon utenom foreldrepermisjon*.
*Varsel om utløp av midlertidig ansettelse og utløp av permisjon blir sendt via et eget teams til enheten innen den 20. hver måned.
Servicenivå:
Fortløpende.
Foreldrepermisjon
Behandle og kontrollere foreldrepermisjoner.
Servicenivå:
1. Alle ansatte får velge mellom nettmøte eller skriftlig veiledning for å få hjelp til å søke til Nav om foreldrepenger og UiB om foreldrepermisjon.
2. Permisjonen blir behandlet fortløpende og i henhold til Nav sine frister om inntektsopplysninger.
3. Den ansatte og refusjon fra Nav blir fulgt opp til permisjonen er ferdig.
Eurocard
Oppfølging av ansattes kredittkortavtale mellom Eurocard og UIB hvis sperret kort ved enheten.
Servicenivå:
1. Ved sperring av kort for alle ansatte ved enhet, følge opp fortløpende med Eurocard for gjenåpning av kort.
2. Purre ansatt som har mer enn 60 dagers forfall på betaling.
3. Trekk i lønn hvis ansatt ikke følger opp etter purring.
4. Betale forfalt faktura.
Utenlandske arbeidstakere
Motta og registrere skattetrekk* i lønnssystemet, beregne og betale riktig arbeidsgiveravgift til riktig land, rapportere lønn i Norge og arbeidslandet.
*Inkl. Søke skatteavklaringer for ansatte som bor og arbeider i utlandet via skjema i Altinn.
Servicenivå:
Fortløpende.
Ferie
Behandle søknader om forskuddsferie, overføring av ferie og kontrollere ferieoppgjør.
Servicenivå:
1. Søknad om forskuddsferie følges opp fortløpende.
2. Søknad om overføring av ferie følges opp ved årsslutt.
3. Kontroll av ferieoppgjør gjøres ifm. utbetaling av feriepenger i juni måned.
4. Registrere ferieavvikling for bistillingsinnehavere før hovedferie.
Sykmeldinger
Behandle og kontrollere registrert sykefravær, egenmelding og krav om sykepenger.
Servicenivå:
1. Kontroll av sykemeldinger og kontakt med leder ved avklaringer.
2. Kontroll av søknad om sykepenger og kontakt med leder ved avklaringer.
3. Kontroll av forventede refusjoner mot mottatt refusjon fra Nav – månedlig.
4. Trekk i lønn på ansatte som ikke har sykerett – månedlig.
5. Krav til Nav om refusjon av sykepenger, omsorgspenger og refusjonsbasert lønn – daglig.
6. Utsending av brev om rett til lønn under sykdom til ansatte 4 måneder før maksdato på sykepenger.
7. Fortløpende søke Nav om fritak for arbeidsgiverperioden på sykepenger.
Opplæring
Kurs for behovshaver kontrakt
Kurs i relevante tematikker innen ToA som bidrar til å utøve rollen på en god måte.
Servicenivå:
Kurs tilbys 1-2 ganger i året.
Kurs: DFØ innsikt for ledere
Kurs i hvordan bruke DFØ Innsikt som leder, samt tips og triks.
Servicenivå:
Kurs tilbys 1-2 ganger i året.
Brukerstøtte med råd og veiledning
Selvhjelpskanaler
Kanaler der brukerne kan oppsøke informasjon og (forhåpentligvis) finne svar på spørsmål de har før de tar kontakt med brukerstøtte for hjelp.
1. TS nettside
2. Medarbeiderhåndbok
3. Kunnskapsartikler
