Tilganger i WebSak
Ved overgang til WebSak vil tilgangsstyring bli mer automatisert og i stor grad styrt direkte av ledere gjennom UiBtilgang. Denne artikkelen forklarer hvordan tilgangsstyringen i WebSak vil fungere.
Hovedinnhold
Ved overgang til WebSak vil tilgangsstyring bli mer automatisert og i stor grad styrt direkte av ledere gjennom UiBtilgang. Dette er en mer sikker måte å tildele og vedlikeholde tilgang til skjermingsverdig informasjon på enn det vi har hatt tidligere.
Alle ansatte som har brukerkonto i Elements i dag, vil automatisk få det i WebSak. De som ikke har en konto, vil enkelt kunne opprette en via UiBtilgang.
Ansatte kan uten videre fortsette å jobbe med de sakstypene de jobber med i dag, uavhengig av tilgangskode. Ansatte som jobber med HR- eller studiesaker, får også automatisk tilgang til henholdsvis P- eller S-saker ved hele UiB. Leder vil ha tilgang til alle saker ved sin enhet.
På dok.app.uib.no har vi samlet svar på ofte stilte spørsmål om tilganger i WebSak.
Hvem må søke om tilganger
Av sikkerhetsmessige årsaker må ansatte som trenger tilgang til alle saker som er skjermet med en bestemt tilgangskode (for eksempel PT eller ST) ved en enhet, søke om dette via UiBtilgang. Leder ved enheten i WebSak (som regel personalgodkjenner i SAP) må behandle søknaden eller delegere den i UiBtilgang.
På dok.app.uib.no finner du anbefalinger for personer som jobber med studie- eller personalsaker, for ledere og for personer som jobber med andre skjermingsverdige saker. Les dette før du søker om tilganger.
Når bør ansatte søke om tilganger
De som trenger tilganger allerede fra oppstart, kan søke om dette fra 12. mars. Vi anbefaler at man søker innen 16. mars slik at leder kan ta stilling til søknadene samlet innen 20. mars. kan også søke om tilganger etter hvert som behovet oppstår etter denne datoen.
Veiledninger
- Slik søker du om en tilgang i WebSak (UiBtilgang)
- Behandling av søknader i UiBtilgang:
- Slik gir du en bruker tilgang til en konkret sak eller et dokument i WebSak
- Slik ser du hvilke tilganger du har (UiBtilgang)
- Slik ser tilganger til dem du er leder for (UiBtilgang)
Ledere som har behov for oversikt over ansattes tilganger i Elements, kan ta kontakt med brukerstøtten for å få dette tilsendt.
Administrative enheter i WebSak
Den administrative inndelingen i Elements stopper som regel på avdelingsnivå i fellesadministrasjonen og ved fakultetene. I WebSak legger vi opp til en mer differensiert inndeling med seksjoner under fakulteter og avdelinger hvis disse finnes i SAP og i Orgreg i dag.
Vi går i dialog med enhetene om dette før overgangen til WebSak.
Hva ledere og saksbehandlere bør gjøre frem mot overgangen
Dagens arkiv i Elements vil fortsette å være tilgjengelig også etter innføringen av WebSak, men uten mulighet for å gjøre endringer. Det vil ikke være mulig å jobbe med dokumenter som ligger under arbeid, legge inn nye journalposter eller redigere i eksisterende journalposter, men en vil kunne bruke saksbehandler- og ledersøk som vanlig for å få en oversikt over ens restanser m.m. Etter noen uker vil dagens arkiv i Elements bli tilgjengeliggjort i WebSak i stedet.
Tilganger i Elements vil bestå, også etter at arkivet er flyttet over til WebSak.
Før arkivet i Elements fryses 20. mars, er derfor følgende viktig:
Ferdigstill eller be om sletting av reserverte journalposter i søket «Under arbeid»
Fullfør godkjenningsoppgaver. Sjekk søket «Dokumenter til godkjenning» under «Arbeidsflyt» i venstremenyen (les her hvordan du godkjenner)
Ekspeder alle utgående brev innen 20. mars. Sjekk saksbehandlersøket «Til ekspedering» i venstremenyen. (Se denne videoen om hvordan du ekspederer.)
Sjekk inn eventuelle utsjekkede dokumenter. Se saksbehandlersøket «Utsjekkede dokumenter» i venstremenyen. (Les her hvordan du sjekker inn et dokument.)
Ferdigstill saker som faktisk er ferdigbehandlet. De som er under arbeid, lar du stå. Sjekk saksbehandlersøket «Mine aktive saksmapper» i venstremenyen. (Les her hvordan du ferdigstiller en sak.)
Fristen for signeringsoppdrag i Elements vil gradvis reduseres frem mot 20. mars slik at ingen signeringsoppdrag er åpne ved overgangen.
Trenger du hjelp til noe av dette, så ta kontakt med brukerstøtten for saksbehandling og arkiv i UiBhjelp, på chat eller på telefon. Se uib.no/dok for kontaktinformasjon. For informasjon om prosjektet, kontakt prosjektleder Ingrid Christensen.