Felles studentsystem (FS) for ph.d.-utdanningen

Studieretten til ph.d.-kandidater forlenges i tråd med den gjeldende sluttdato for finansiering, eller etter vedtak om studierettsforlengelse fattet av institutt/fakultet. Det er viktig at kandidatene ikke blir liggende inne med studentstatus i FS som viser "Aktiv", samtidig som datoen for beregnet slutt faktisk er passert. For kandidatens del vil dette kunne føre til forvirring når vedkommende oppdager dette forholdet i Studentweb. Kandidaten vil heller ikke bli telt med i statistikken over fakultetets totale antall ph.d.-kandidater, samt oversikten over kandidater som har vært 5 år eller mer i forskerutdanningen. En løsning for denne utfordringen vil være å finne ut av den faktiske statusen til kandidaten før beregnet slutt går ut. Man kan ellers gi kandidaten forlengelse i FS/Tidskonto frem til den datoen der man antar at man får et vedtak om kandidaten skal få forlengelse eller skrives ut. Det er viktig at kandidater som har levert inn avhandling får forlenget studieretten frem til tentativ dato for disputas.

Det er viktig at registrering av permisjon i FS kun skjer i forbindelse med permisjon fra doktorgradsfinansieringen. Det skal ikke registreres permisjon i fanene Perm eller Tidskonto hvis kandidaten er ferdig med doktorgradsfinansieringen og arbeider lite eller ingenting med avhandlingen. Det skal heller ikke registreres permisjon hvis kandidaten har begynt i en ny jobb som vedkommende har permisjon fra.

Forlengelse etter at doktorgradsfinansieringen er gått ut, registreres normalt med alternativet Forlengelse uten lønn. Alternativet Intensjonserklæring om ferdigstillelse uten avtale (INTENSJON) er ikke aktuelt, ettersom "uten avtale" indikerer at kandidaten ikke lenger er under en doktorgradsavtale, dvs. skrevet ut av programmet.

Nærings-ph.d. og Offentlig sektor-ph.d. skal normalt registreres som følger: I underbildet Finans legges gjeldende arbeidsgiver inn under Arbeidsgiver og Finanskilde. Under Finansieringstype legges inn NFR-NÆR eller NFR-OFF. Det skrives J inn i feltet Hovedfinanskilde?

Hvorvidt vedkommende kandidat er registrert korrekt, kan sjekkes i rapporten 927.001. 

Her er lenke til rutinebeskrivelse for doktorgradsvitnemål og diploma supplement: https://www.uib.no/foransatte/97686/rutinebeskrivelse-phd-vitnem%c3%a5l-og-diploma-supplement

FS-rutinebeskrivelse for innkommende ph.d.-kandidater som oppholder seg ved og/eller tar deler av utdanningen sin ved UiB. Gjelder ikke kandidater som skal tas opp i et ph.d.-program ved UiB.

Lenke til rutinebeskrivelse som er utarbeidet ved UiO: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/doktorgrad/utveksling-phd.html#toc7 

I enkelte tilfeller blir kandidaten bedt om å gjøre mindre omarbeidinger av avhandlingen før endelig innstilling foreligger. I FS registreres disse tilfellene i Innlevering samlebilde under fanen Avhandlingsvurdering. Ved omarbeiding legger man inn en ny rad. Her er forslag til hvordan dette kan løses:

Foto/ill.:

Utdrag fra FS, Yngve Brynjulfsen, UiB

Her er lenke til FS-rutinebeskrivelse ved underkjenning: https://www.uib.no/foransatte/104950/anbefalt-fremgangsm%C3%A5te-ved-underkjenninger#fs-registrering 

Ph.d.-forskriften har en regel som sier følgende «Selv om studieretten har opphørt, kan kandidaten søke om å få levere inn avhandlingen til bedømmelse for ph.d.-graden». Det finnes ikke en spesialfunksjon i FS for slike tilfeller. Man bør da reaktivere kandidatens studierett ved å endre status fra "SLUTTET" til "AKTIV". For den perioden kandidaten har vært «inaktiv» legger man inn informasjon i tidskontobildet i tråd med registreringspraksisen på fakultetet. Videre er det viktig at saksbehandler legger inn en merknad om kandidatens historikk i FS.

Digitalt vitnemål og diploma supplement ble innført for kandidater som har disputert fra høsten 2022. Måten disse lages på, vises i rutinebeskrivelsen for vitnemål og diploma supplement. 
Hvis fakultetene skulle motta henvendelser angående digitale vitnemål fra kandidater som har disputert før høsten 2022, kan slike lages også for denne gruppen. Fremgangsmåten for å lage slike i ettertid, er den samme som den man bruker for de nye doktorgradene. Det er ellers viktig å huske på at det digitale vitnemålet skal ha samme kreeringsdatoen som det fysiske vitnemålet. Kreeringsdatoen er den datoen som vises på fronten av vitnemålet, etter «Bergen».  

Det kan oppstå problemer når kandidater som ikke er ansatt ved UiB skal bruke utdanningsadministrasjonssystemene som styres fra FS. Denne gruppen kandidaten kan deles i tre:

1. Kandidater med norsk fødselsnummer ikke ansatt ved UiB
   Disse får ikke «automatisk» ansattkonto, da de ikke opprettes i Paga. Man kan da lage en eksternkonto til dem. I denne prosessen kan/bør man oppgi kandidatens fødselsnummer. Brukernavn blir da automatisk oppdatert på kandidaten i FS og alt bør være greit.
2. Kandidater med ulike fiktive fødselsnummer ansatt ved UiB
   Her blir det ofte kluss. Hvis FS og Paga har samme fødselsnummer på vedkommende (ofte d-nummer), så bør alt gå greit. Hvis ikke Paga og FS har samme fødselsnummer (hvis f.eks. Paga har d-nummer, mens FS har S-nr) så går det fort i ball. Man bør tilstrebe å få kandidaten til å oppgi sitt d-nummer, slik at dette kan registreres både i Paga og FS. Eventuelt kan man kontakte de som arbeider med Paga og få d-nummer derfra og endre det i FS.
3. Kandidater med ulike fiktive numre ikke ansatt ved UiB
   Disse vil jo ikke komme til Sebra verken fra Paga eller FS, med mindre de er kvotestudenter (som blir semesterregistrert i FS og dermed tilflyter Sebra). Her må det opprettes en eksternkonto. På denne får man ikke oppgitt fiktivt fødselsnummer. Brukernavn må/kan derfor punches i FS og så skal det fungere.