Hjem
Ansattsider

HR-portalen

HR-portalen er UiBs lønns- og personalsystem. Her registreres tid, ferie, fravær, reiseregninger, variable lønnskrav og utgiftsrefusjoner.

Selvbetjeningsløsningen HR-Portalen brukes av alle ansatte som har et aktivt arbeidsforhold og mottar lønn fra UiB. Nedenfor er de vanligste oppgavene der HR-Portalen skal brukes kort beskrevet. Trykk på temaoverskriften for å få fram beskrivelsen.  Detaljerte veiledninger finnes i lønnseksjonens blogg.

Eksterne som skal motta honorar eller refusjoner fra UiB må bruke fastsatte skjema.

Registrere tid

HR-Portalen inneholder en modul for å registrere arbeidstid: MinTid. Denne kan brukes fra nettleser eller mobil. Se brukerveiledning.

Teknisk-administrative ansatte med fast arbeidstid skal hver måned registrere avvik fra fast arbeidsplan.

Teknisk-administrative ansatte med fleksibel arbeidstid skal hver dag registrere tilstedetid (stemple inn og ut), fleksitid, reisetid, overtid og avspasering.

Timelønnede skal registrere tilstedetid i HR-portalen. Bruk skjema for "variabel tillegg og trekk". Dette utgjør timelisten som brukes til utlønning. 

Ansatte i ledende eller særlig uavhengig stilling registrerer ikke arbeidstid.

Lønn

Lenke til siste lønnsslipp vises på forsiden i HR-portalen. Eldre lønnsslipper vises under Min mappe - Lønnsutbetaling.

Ulike typer tillegg og trekk i lønn registreres av den enkelte ansatte i HR-portalen, under Skjema/Oppgaver. Se blogg for detaljert veiledning.

Når den ansatte har sendt inn skjema går det til godkjenning. Seksjon for lønn tar med godkjente bilag så langt de rekker helt frem til lønnskjøringen.

Reiser

Reiseregning registreres i HR-portalen. Reisebilag kan lastes opp fra mobiltelefon. Se mer informasjon på egen side.

Fravær (sykdom, ferie og permisjon)

Sykdom

Egenmeldinger og sykt barn/barnepasser registreres i HR-portalen. Se medarbeiderhåndboken for nærmere veiledning. 

Ferie

Søknad om ferie registreres i HR-Portalen i så god tid som mulig. Alle ansatte skal registrere sin ferie i HR-portalen.

Permisjon

Søknad om velferdspermisjon og andre korte permisjoner registreres på fraværsskjema i HR-portalen. Også søknader om foreldrepermisjon, redusert stilling eller lengre permisjoner registreres i HR-portalen. Les veiledninger i medarbeiderhåndboken

Refusjon av utlegg

For mange behov har universitetet rammeavtaler som kan gi gode priser, og gunstige vilkår for garanti og vedlikehold. Ved behov for å kjøpe en vare eller en tjeneste skal du derfor ta kontakt med bestiller ved din enhet. Bestilleren vil opprette en bestilling i universitetets bestillingssystem.

Har du hatt personlige utlegg for UiB som ikke er knyttet til en reise skal du registrere dette på refusjonsskjema i HR-portalen.

NB. Dette gjelder ikke oppgjør etter forskningsopphold. Etter avsluttet forskningsopphold, skal arbeidstaker snarest, og senest innen en måned, levere endelig oppgave som viser en oversikt over samtlige kostnader ved oppholdet, inkl. reisen til/fra. Bruk følgende skjema:

Link til oppgjørsskjema

Personopplysninger og sidegjøremål

I Min mappe har du innsyn i personopplysninger UiB har registrert om deg og ditt arbeidsforhold i HR-portalen/lønnssystemet. Du kan selv oppdatere mange personopplysninger ved å registrere et nytt skjema for person og familieinformasjon.

Alle ansatte skal søke om å få godkjent sidegjøremål. Prinsipper for sidegjøremål for ansatte ved Universitetet i Bergen kan du lese om i regelsamlingen, pkt 3.1.5. Søknad om godkjenning av sidegjøremål registreres på eget skjema, se brukerveiledning