Formaliserte ph.d.-samarbeid

Begrepet fellesgrad (joint degree) innebærer i norsk kontekst at det skal opprettes et felles studieprogram i FS, og at fellesgraden skal rapporteres til NOKUT. Har man opprettet et studieprogram, har man samtidig opprettet et nytt ph.d.-program. Ved opprettelse må UiB kunne dokumentere at det felles ph.d.-programmet vil kunne ta opp minst 15 ph.d.-kandidater, og at man over tid vil kunne opprettholde et doktorgradsmiljø med minst 15 ph.d.-kandidater. For det felles ph.d.-programmet skal det blant annet etableres egne opptakskrav, et eget programstyre og en egen programbeskrivelse for innholdet i ph.d.-løpet. Når det gjelder kvalitetsarbeid, skal et slikt felles ph.d.-program evalueres hvert sjette år. Ettersom denne type forpliktende samarbeid om fellesgrader er lite aktuelt ved UiB, ønsker vi i det videre å fokusere på dobbelgrad som den aktuelle formen for formaliserte ph.d.-samarbeid. Retningslinjene og anbefalingene som følger dreier seg derfor om dobbelgrad.

I retningslinjene for dobbelgrader tar vi utgangspunkt i samarbeid mellom to parter. Samarbeid mellom flere enn to parter vil bli omtalt som multiple grader, men vil sjelden bli aktuelt ved UiB.

I et dobbelgradssamarbeid blir kandidaten tatt opp i ph.d.-program, først ved hjemmeinstitusjonen, deretter ved partnerinstitusjonen. Kandidaten kan dermed ta del i den felles ph.d.-utdanningen, som samarbeidsinstitusjonene på forhånd har blitt enige om i avtaleform. Normalt sett skal det være én felles bedømmelse og disputas.

Dobbelgradssamarbeid kan gjelde så få som én ph.d.-kandidat. 

Dobbelgradssamarbeidet bør ha en faglig programkomité hvis samarbeidet involverer flere kandidater. En faglig programkomité er ikke nødvendig hvis kun én kandidat er involvert. 

Graden blir tildelt ved begge institusjonene. Vitnemål blir skrevet ut ved begge institusjonene, men med kryssreferanse.
Graden blir ikke rapportert til NOKUT som en fellesgrad/felles ph.d.-program, men som en UiB-grad.

Det bør ikke gå mer enn ett år fra kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved sin hjemmeinstitusjon til kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved partnerinstitusjonen. Begrunnelsen for dette er at et dobbelgradssamarbeid også bør være et reelt ph.d.-samarbeid, der kandidaten skal ha størstedelen av ph.d.-utdanningen sin innenfor rammen av samarbeidet.

Kandidatene tilknyttet dobbelgradssamarbeidet bør ha forskningsopphold ved den andre partnerinstitusjonene av varighet på til sammen minst tre måneder. Det bør etableres et opplegg for nettbasert samarbeid som gjør at kandidaten blir inkludert i partnerinstitusjonens relevante forskergrupper, i faglige sammenhenger på fakultet og institutt, samt i kandidataktiviteter.

Disputas kan ledes og avholdes både ved UiB og hos en partnerinstitusjon. UiB kan kun innrapportere grader og motta belønningsmidler i de tilfellene der disputasen ledes av UiB. Den fysiske avholdelsen av disputasen skal da normalt skje ved UiB. Vitnemål til fullførte kandidater kan skrives ut både når disputasen ledes og avholdes ved UiB og ved partnerinstitusjonen.

Ved tildeling av vitnemål og annen utdanningsdokumentasjon er det viktig at innholdet om den spesifikke kandidatens ph.d.-utdanningsløp er så likt som mulig i dokumentasjonen fra de to involverte institusjoner.

Man kan også inngå mindre integrerte samarbeidsformer med andre parter, som avtale om utvidet samveiledning (omtales noen ganger som cotutelle-avtaler). Utvidet samveiledning begrenser seg til samarbeid som skjer i ph.d.-løpet, som felles veiledning, forskningsopphold og enighet om ph.d.-kurs kandidaten skal ta ved samarbeidsinstitusjonen. Slike avtaler innebærer ikke samarbeid om opptak, bedømming og gradstildeling. Avtalene forvaltes av fagmiljø og fakultet. Normalt sett er det oppgaven til kandidatens hjemmeinstitusjon å sette opp avtale om utvidet samveiledning. Ved gradstildeling kan det i vitnemålet føres inn en merknad om at ph.d.-løpet har blitt gjennomført under en avtale om internasjonal samveiledning.

Disse retningslinjene gjør ikke en aktiv bruk av begrepet cotutelle-avtaler, men anerkjenner at andre institusjoner gjør det. Cotutelle-avtale er ikke et entydig begrep. Cotutelle-avtale brukes internasjonalt både om en individuell avtale i et formaliserte ph.d.-samarbeid og om avtale som inngås i den mindre forpliktende formen utvidet samveiledning.

Inneholder ph.d.-gradssamarbeid og utvidet samveiledning

• Ph.d.-gradssamarbeid: samarbeid om opptak, doktorgradsløp og gradstildeling
  • Fellesgrad: forutsetter opprettelse av et ph.d.-program med en langvarig horisont og forholder seg til NOKUT sine regler for opprettelse av doktorgradsstudium
  • Dobbelgrad: tas opp ved to institusjoner, samarbeid om doktorgradsløp og utstedelse av to grader
• Utvidet samveiledning: begrenser seg til samarbeid som skjer i ph.d.-løpet, ikke opptak og gradstildeling

Under vises en steg-for-steg veileder som anbefales å følge ved inngåelse av dobbelgrader. Oppsummert skal prosessen lede frem til følgende dokumenter:

• Notat som forklarer grunnlaget for et dobbelgradssamarbeid
• Ferdigstilt institusjonsavtale
• Mal for individuell avtale

Vurderingsfasen: Å vurdere om man skal inngå samarbeid om dobbelgrad

Fakultet eller institutt må forberede et notat som forklarer bakgrunnen for ønsket om en dobbelgrad. Notatet bør vise det følgende:

• tydeliggjøre hva slags merverdi man får av å inngå denne type samarbeid
• tydeliggjøre forankringen i fagmiljøet og potensialet for stabil veiledning: redegjøre for at et tilstrekkelig antall vitenskapelig ansatte med høy kompetanse skal delta i samarbeidet
• bekrefte at samarbeidsinstitusjonen er en høyere utdanningsinstitusjon med rett til å utstede doktorgrader
• informere hvorvidt man har kommet frem til om hvem som skal styre bedømmelsen og disputasen, og hvor disputasen skal foregå
• anslå antall kandidater som skal inngå i samarbeidet
• tydeliggjøre en plan for mobilitet: kandidatene bør ha forskningsopphold ved partnerinstitusjonen av varighet på til sammen minst tre måneder
• bekrefte at tilstrekkelig finansiering er tilgjengelig: Livsopphold for hele ph.d.-løpet, driftsmidler til forskning og nok midler for mobilitet (reise, bolig, forsikring og lignende)
• anslå tidsperspektivet for det formaliserte ph.d.-samarbeidet

Av notatet må det fremkomme at instituttledelsen og fakultetsledelsen godkjenner samarbeidet og dets form.

Det forberedende notatet må følge saken.

Slike samarbeid er krevende å få på plass, så det er viktig at relevant medarbeider ved FIA informeres på et tidlig tidspunkt.

Avtalefasen: Å utforme en samarbeidsavtale

Når det er enighet om å inngå samarbeid om dobbelgrad, er dette neste steg:

• utarbeide overordnet institusjonsavtale mellom de samarbeidende institusjonene
• utarbeide avtaler for den individuelle kandidaten (herunder også IPR-avtale dersom det er relevant)
• mal fra FIA bør brukes som utgangspunkt, men maler fra andre institusjoner kan også brukes så lenge de ivaretar minimumskrav fra UiB
• fagmiljø/institutt eller fakultet lager utkast til institusjonell og individuell avtale og korresponderer med partnerinstitusjonen underveis i avtaleforhandlingen. FIA holdes tett informert og gir råd om konkrete punkt underveis i avtaleforhandlingen
• FIA utarbeider og oppdaterer avtalemaler

Innhold i avtalene

Institutt og fakultet bør bruke avtalemal fra FIA som utgangspunkt for kontakt med samarbeidende institusjon. Følger man FIA sine detaljerte avtalemaler, vil man måtte ta stilling til de aller fleste av punktene som er nevnt i sjekklisten under.  

Det er viktig å opprette kontakt med administrativ kontaktperson ved partnerinstitusjon for en effektiv og grundig saksbehandling.

Følgende forhold bør vurderes i utviklingen av institusjonsavtalen:

• begrepsavklaring: er det uproblematisk for samarbeidsparten at samarbeidet blir omtalt som dobbelgrad /double degree? Må det gjøres eventuelle tilpasning fra UiB sin side?
• hvis flere kandidater skal være involvert i samarbeidet, bør det opprettes en programkomité som kan koordinere aktivitetene mellom partene og gruppen med kandidater
• varighet av programmet
• regler for opptak
• prosedyrer for registrering
• veiledning, normalt sett en fra hver institusjon
• skolepenger, eventuelle andre avgifter
• opplæringsdel og hvor de ulike delene skal tas. Har partene krav til obligatoriske kurs som må tas ved egen institusjon?
• språkkrav for avhandlingen og disputasen
• kvalitetssikring som fremdriftsrapportering, midtveisevaluering, oppfølgingssamtale, og hvem som gjør hva
• krav til avhandling
• krav til mobilitet (minimum tre måneder til sammen)
• partene skal tilby nettbaserte løsninger og møteplasser som sørger for at kandidatene blir tilfredsstillende integrert i fagmiljøet ved den institusjonen som ikke er hjemmeinstitusjon
• IPR (hvis det er relevant, må det utarbeides en egen avtale)
• trykking/innlevering av avhandling; ansvarsavklaring mellom de samarbeidende institusjoner. Logoer fra begge universiteter og omtale av samarbeidet bør fremkomme på avhandlingens forside
• hvem skal styre bedømmelsesprosessen og disputasen
• hvor skal disputasen skje
• bedømmelseskomité, blant annet hvor mange medlemmer og fra hvilke institusjoner
• NB! veiledere kan ikke sitte bedømmelseskomité
• regler for prøveforelesning
• regler for disputas
• vitnemål, diploma supplement og seremonielt diplom skal utstedes fra UiB. Skal den andre parten utstede noe tilsvarende fra sin institusjon?
• sterk oppfordring om at resultater av forskningsarbeidet skal gjøres åpent tilgjengelig digitalt

Den individuelle avtalen bør inneholde alle forhold som er nevnt i institusjonsavtalen, men i tillegg omtale forhold som:

• navn på kandidaten
• navn på veiledere
• navn på involverte enheter
• plan for opplæringsdelen
• finansiering av ph.d.-løpet og mobilitet
• ytterligere detaljer, som utledes fra punktene i institusjonsavtalen

FIA skal kvalitetssikre avtalene før signatur. Institusjonsavtalen signeres av rektor. Individuell avtale skal også normalt signeres av rektor. Avtalene signeres i to eksemplarer, hvorpå hver institusjon beholder én originalutgave.

Dobbelgrader skal, så langt det lar seg gjøre, ikke føre til ekstraarbeid for kandidaten og veileder.

Det bør ikke gå mer enn ett år fra kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved sin hjemmeinstitusjon til kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved partnerinstitusjonen.

FIA holder oversikten over tidligere inngåtte samarbeidsavtaler ved UiB.

Iverksettingsfasen: Opptak og registrering

Fakultet og institutt gjennomgår søknad om opptak og registrering.  Sjekk spesielt:

• at søknad om opptak blir fremmet for organ på institutt og fakultet etter etablerte rutiner, og at man gjør oppmerksom på at kandidaten vil være med i et formalisert ph.d.-samarbeid med en annen institusjon
• at det ikke bør gå mer enn ett år fra kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved sin hjemmeinstitusjon til kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved partnerinstitusjonen
• forskningsoppholdet ved samarbeidsinstitusjonene planlegges, inkludert varighet
• finansieringsplan

Innlevering/trykking

Fakultet og institutt sin sjekkliste:

• sørge for at begge institusjoner blir akkreditert i den trykte avhandlingen iht. avtalen
• sørge for at avhandlingen blir distribuert iht. avtalen (ex hvor mange kopier UiB skal ha, og i hvilket format, trykket eller elektronisk)
• sørge for at de øvrige av fakultetets krav ved innlevering av ph.d.-avhandling blir fulgt

Disputas og prøveforelesning

Fakultet og institutt sin sjekkliste:

• sørge for at avhandlingen blir distribuert iht. avtalen (ex hvor mange kopier UiB skal ha, og i hvilket format, trykket eller elektronisk)
• sørge for at disputas og prøveforelesning skjer iht. avtalen 

Vitnemål, diplom og grad

Sjekkliste:

• for dobbelgrad skal det utstedes vitnemål fra hver institusjon, inkludert kryssreferanse. Fra UiB utstedes vitnemål basert på det fakultetsvise ph.d.-programmet, samt et diploma supplement. I vitnemål og diploma supplement bør det skrives inn en merknad om at graden blir gitt i dobbelgradssamarbeid med den andre parten.
• det kandidatspesifikke innholdet bør være likt mellom vitnemålene, så som avhandlingstittel, navn på veiledere, navn på kurs, navn på komitémedlemmer, viktige datoer i avslutning og gradsoppnåelsen. Administrasjonene ved begge institusjoner bør forsikre seg om at dette er tilfelle før endelig utskrift av dokumenter 
• UiB utsteder et seremonielt diplom på latin for dobbelgrader, på lik linje med det som utstedes for de ordinære ph.d.-gradene ved UiB.  
• fakultet eller institutt har ansvar for å kommunisere med samarbeidsparten for å sørge for at vitnemål, diploma supplement og/eller seremonielt diplom blir utformet i tråd med avtalen og gjeldende retningslinjer
• kandidater som oppnår en dobbelgrad, er velkommen til å delta i doktorgradspromosjon ved UiB

Dersom samarbeidende institusjon står for disputas må institutt/fakultet sørge for at avslutningen skjer i henhold til avtalen.

Se under "Dokumenter" for avtalemaler. Ta kontakt med Forsknings- og innovasjonsavdelingen for avtalemaler i Word-format.