Ansettelse og andre endringer via Elements
Her finner du som leder eller saksbehandler informasjon om blant annet registrering av ansettelse i lønnssystemet og endringer i arbeidsforholdet.
Hovedinnhold
Alle ansatte skal være registrert i lønnssystemet før de tiltrer sin stilling ved UiB. For å garantere registrering til korrekt tid, må Tjenestesenter for lønn, reise og fravær få tilsendt sak før oppstart i stillingen. For å garantere registrering før lønnskjøring, må sak sendes Tjenestesenter for lønn, reise og fravær minimum én uke før frist for lønnskjøring.
Registrering av nyansettelse via Elements
Når en nyansatt skal registreres i lønnssystemet, er Tjenestesenter for lønn, reise og fravær avhengig av korrekt informasjon for å gjennomføre registrering.
Før enheten skal be om registrering i lønnssystemet, må følgende dokumentasjon foreligge i den ansattes personalmappe:
- Signert arbeidsavtale
- Aksept- og opplysningsskjema
- Søknad og CV
Ved ansettelse av utenlandske ansatte må også følgende dokumentasjon foreligge:
- Kopi av pass
- Detaljerte bankopplysninger ved utenlandsk bank
- Arbeids- og oppholdstillatelse (utenfor EU/EØS)
- A1-skjema (dersom relevant)
- Melding om lønn for utenlandske arbeidstakere
Når all nødvendig dokumentasjon foreligger, sender enheten et internt notat med informasjon om lønns- og reisekontering og eventuelt spesielle opplysninger i Elements til 2179 Fagspesialistteam. Det interne notatet skal lages ved å bruke malen "Registreringsnotat ved nyansettelse" i Skrivehjelp.
Tittelen på det interne notatet skal være Ber om registrering i SAP - ansettelse ved "enhet" - tiltredelse xx.xx.xxxx.
Registrering av forlengelse via Elements
Når et ansettelsesforhold skal forlenges, må Tjenestesenter for lønn, reise og fravær få informasjon om dette før opprinnelig sluttdato utløper. Dersom ikke annen informasjon et gitt, vil den ansatte fratres ved sluttdato.
Ved forlengelse av ansettelsesforhold må enhet sende internt notat i Elements til 2179 Fagspesialistteam. Tittelen på det interne notatet skal være Ber om registrering i SAP - forlengelse ved "enhet" - fra xx.xx.xxxx.
Registrering av andre endringer via Elements
Andre endringer kan for eksempel være endring av stillingsprosent, lønnsjusteringer, utenlandsopphold, flytting av stilling og andre stillingsendringer. Ved slike endringer må informasjon sendes i Elements til 2179 Fagspesialistteam.
Registrering av ansettelse via Tilsetting og arbeidskontrakt (ToA-løsningen)
