Fremdriftsrapportering

Fremdriftsrapporten gjennomføres separat for veileder og ph.d.-kandidat. Fremdriftsrapportskjemaet utformes noe ulikt for veileder og kandidat, men er i stor grad utformet rundt de samme spørsmålene. Deler av undersøkelsen gjennomføres ved å krysse av svaralternativer og å fylle ut enkel tekst. Det skal rapporteres om tilhørighet til forskerskoler, hvorvidt man er forsinket, og årsaker til dette. Det skal rapporteres om pliktarbeid, publisering, seminardeltakelse, utenlandsopphold og veilederforhold. Andre deler av undersøkelsen gjennomføres ved å rapportere i fritekst. Denne delen bør inneholde opplysninger om:

• progresjon i forskningsprosjektet
• eventuelle forskerutdanningskurs en har tatt utenfor UiB
• eventuelle eksperimenter
• eventuelle feltarbeid
• eventuelle publikasjoner en har gjennomført i rapporteringsperioden

Hovedregelen er at alle ph.d.-kandidater som er registrert med studentstatus AKTIV i FS, og deres veiledere, skal rapportere. Det finnes unntak:

Ph.d.-kandidat

• Ph.d.-kandidater som har oppstartsdato etter 1.juli vil ikke motta e-post om rapportering (tas bort ved filtrering i rapportdatabasen)
• Ph.d.-kandidater som har levert avhandling før medio september vil ikke motta e-post om rapportering (tas bort ved filtrering i rapportdatabasen)*
• Kandidater som er i sykepermisjon, fødselspermisjon eller lignende i rapporteringsperioden kan velge hvorvidt de vil rapportere
• Kandidater som skal levere midtveisevaluering i rapporteringssemesteret skal levere, men blir ikke bedt om å fylle ut den tekstlige delen
• Ph.d.-kandidater som har levert avhandling etter medio september, men før frist for rapportering (1. november), kan velge hvorvidt de vil rapportere
• For ph.d.-kandidater som er i ferd med å bli skrevet ut, men der endelig vedtak ikke er fattet, kan en e-post om fremdriftsrapportering medføre misforståelse hos kandidaten. I slike tilfeller må fakultetet foreta en vurdering om kandidaten skal fremdriftsrapportere. Ph.d.-koordinatoren kan fjerne kandidaten manuelt i rapportdatabasen

Veileder

• Hovedveiledere for kandidater som har vært i lovhjemlet permisjon i hele rapporteringsperioden, kan velge hvorvidt de vil rapportere

*Kandidater som har fått underkjent avhandling, og vedtaket om dette er fattet, vil motta e-post om rapportering.

Alle ph.d.-kandidater og veiledere blir tilskrevet direkte på e-post med egen lenke til skjema for fremdriftsrapportering. Veiledere får tilsendt individuelle skjema for hver enkelt kandidat som han/hun er veileder for.

Skjema oppdateres for å få inn nye forskerskoler, samt fjerne forskerskoler som har blitt inaktive i løpet av det siste året. Endringer av språklig og formmessig art kan også forekomme mellom rapporteringsrundene. Fakultetene må være enige i foreslåtte endringer.

Skjema utarbeides med obligatorisk svarkrav, det vil si at en må ha besvart alle spørsmål for å kunne levere fremdriftsrapporten.

Det samme skjema brukes for kandidater innen den vitenskapelige (VIT) ph.d.-utdanningen og ph.d.-utdanningen i kunstnerisk utviklingsarbeid (KU). Et par infotekster og spørsmål er felles, men de fleste spørsmål er dedikerte til enten VIT- eller KU-kandidater. Det er laget en "spørsmålssti" for de to kategoriene, basert på bakgrunnsinformasjon fra FS.  

Skjema utarbeides i Surveyxact, et spørreundersøkelsesverktøy, hvor en administrerer utsendelse av skjema, purring og innsamling av skjema. Skjema for fremdriftsrapportering utarbeides på norsk (bokmål) og engelsk for både veiledere og ph.d.-kandidater.

Tidsplanen for hva som skal skje når, vil bli endret noe fra år til år. Erfaring viser at valg av ukedager for utsending av e-poster og frister har innvirkning på svarprosent. Høstferie er også en faktor man må ta hensyn til. Tidsfristen for innlevering av utfylt skjema, 1. november, vil derimot være uendret. En oppdatert tidsplan for det gjeldende år vil sendes ut til fakultetene i ePhorte i august. 

Grunnlag for identifisering av aktive ph.d.-kandidater og hovedveiledere ved utsendelse av fremdriftsrapporteringsskjema er hentet fra FS. Det er derfor avgjørende at data til enhver tid er oppdatert og kvalitetssikret av ph.d.-koordinatorene på fakultetsnivå.

Utplukk av data fra FS

• Følgende data på ph.d.-kandidater hentes ut fra FS:
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Tilhørighetssted (institutt, fakultet)
  • E-post
  • Aktiv studierett med startdato
  • Registrert seg på studentweb
  • Språk (engelsk/norsk)
  • Navn hovedveileder
  • Levert avhandling
  • Tittel på avhandling

• Følgende data på veiledere hentes ut fra FS:
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Tilhørighetssted (institutt, fakultet)
  • E-post
  • Navn på ph.d.-kandidat

Et filter luker bort de kandidater som har oppstartsdato etter 1. juli og kandidater som har levert avhandling innen en gitt dato medio september.

Kvalitetssikringsarbeid av FS-data:

Kvalitetssikringsarbeidet starter ved første gangs registrering av ph.d.-kandidaten i FS. Den semestervise ph.d.-registreringen kan fungere som en god kvalitetssikrer av innlagte data underveis. I ph.d.-registreringen får kandidatene innsyn i informasjon som er registrert om dem selv. For fremdriftsrapporteringen har ph.d.-registreringen en viktig funksjon. Gjennom ph.d.-registreringen kan kandidaten gi informasjon om hvorvidt de er aktive, eventuelle endringer i veilederforhold og gjeldende e-post-adresser. Det er derfor viktig at fakultetene sørger for at flest mulig kandidater gjennomfører ph.d.-registreringen. Ved hjelp av FS-rapporten 728.001 kan fakultetene få en oversikt over hvem som har ph.d.-registrert seg og hvem som ikke har gjort dette. Hvis man ønsker å purre, sorterer man "Kun studenter som ikke har bekreftet plan", høyreklikker på musen og får opp valget "Send e-post". I neste bilde kan man fylle inn e-postemne og tekst. Man sender e-posten ved å trykke Rapport. Hvis man ønsker å utvide fristen for ph.d.-registrering, kan dette gjøres både for enkeltkandidater og for studieprogrammet. Se mer informasjon: https://wiki.uib.no/sawiki/index.php/PHD_halv%C3%A5rsregistrering_(Studentweb)

Mot slutten av september overføres data fra FS til rapporterdatabasen. Ph.d.-koordinatorene må sørge for at følgende forhold er korrekt innen en nærmere angitt tidsfrist i denne perioden:

• Alle ph.d.-kandidater som skal fremdriftsrapportere må ha studentstatus AKTIV i FS
• Ph.d.-kandidatene må ligge inne med riktig stedkode
• Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere må ligge inne med minst én e-postadresse i FS. E-postadressen(e) må være korrekt
• Registrere alle innleveringer i Innlevering samlebilde i FS med den informasjonen som er tilgjengelig på det aktuelle tidspunkt
• Hvis det er fattet vedtak om utskriving fra forskerutdanningen, må kandidaten samtidig avsluttes i FS
• Hvis det er endringer i hovedveilederforholdet, må dette være riktig registrert i FS

IT-avdelingen vil bidra i arbeidet med kvalitetssikring av data i FS. I begynnelsen/midten av september vil IT-avdelingen sende ut en oversikt over feilregistreringer og unormale forhold i FS. Ph.d.-koordinatorene retter opp forhold i FS basert på denne oversikten.

Ph.d.-koordinatorene kan også selv benytte følgende rapporter i arbeidet med kvalitetssikring av data:    

• Veiledningsforhold for student FS-rapport 732.001 (sorterer på alle studentene som er knyttet til et enkelt program evt. sted)
• Veiledningsforhold for veiledere FS-rapport 732.002 (sorterer listen med utgangspunkt i veileder og antall kandidater pr. veileder)

Etter endelig frist for rapportering, rundt 10. november, overføres alle fremdriftsrapporter fra spørreundersøkelsesbase til en egen rapportdatabase hvor det legges til rette for bearbeiding i samlerapporter og uthenting av enkeltrapporter. Databasen er organisert med tilgangskoder slik at de enkelte brukerne logger inn med sitt UiB brukernavn og passord. Tilgangsoversikt styres fra Forskningsadministrativ avdeling. IT-avdelingen har ansvar for teknisk vedlikehold, drift og oppdatering av rapportdatabasen.

Bruk av rapportdatabase

Grunnlagsdata hentes fra FS til database. Dette for å klargjøre listene over ph.d.-kandidater og veiledere før de lastes over i spørreskjemaverktøyet Surveyxact. Surveyxact brukes kun til å lage spørreskjema til fremdriftsrapportering samt foreta innsamling av fremdriftsrapportene. I rapportdatabasen legges alle utfylte fremdriftsrapporter fra veiledere og kandidater, og knytter disse til grunnlagsdataene fra FS. Denne overføringen av rapporter fra Surveyxact til rapportdatabase gjøres kun én gang, etter at siste frist for rapportering er gått ut i midten av november.  

Enkeltrapporter og samlerapporter - hvem skal ha tilgang?

Rapportdatabasen er organisert slik at kun brukere med tilgang, organisert i et hierarkisk system etter stedkode, har rett til å lese rapporter fra den aktuelle enheten. Fakultet og institutt definerer selv hvem som skal ha tilgang. Basen er et verktøy hvor faglig ledelse og administrativt nøkkelpersonell får tilgang til samlerapporter og enkeltrapporter.

Tilgang til enkeltrapporter gir tilgang til å lese rapportene slik de er levert. Man kan også se de enkelte svarene samlet, der man kan klikke seg inn og se hvem som har svart hva. Av personvernhensyn bør kun to-tre personer pr enhet ha tilgang til enkeltrapportene. Ved stor etterspørsel etter innsyn i enkeltrapportene bør en legge til rette for at en del brukere heller får tilgang til samlerapporter for den gjeldende enheten.

Samlerapporter er aggregerte data som viser hvor mange som har svart hva. Personer som kun har tilgang til samlerapporter får ikke mulighet til å knytte disse rapportene til individ.  Instituttene vil kun få tilgang til samlerapporter på eget institutt. I instituttenes samlerapporter er det forholdstall som viser hvordan instituttet ligger an i forhold til fakultetet samlet. 

Fakultetsnivået vil ha tilgang på samlerapporter for alle instituttene ved fakultetet.

Samlerapportene gir følgende informasjon:

• Hvor mange har levert fremdriftsrapport, hvor mange har ikke: veileder/kandidat
• Hvor mange av de som har levert/ikke levert har ph.d.-registrert seg
• Enkeltrapport: matche veileders og kandidats rapport inkl tekstfelt

Kandidater

• Totalrapport på institutt og fakultetsnivå med spørsmål som inngår i undersøkelsen (uten tekstfelt)
• Kryssrapporter på forsinkelser og fornøydhet med veiledning
• Kryssrapport på år og måned for levering
• Kryssrapport på forskerskole og forsinkelser
• Kryssrapport forskerskoler og fornøydhet med veiledning
• Kryssrapport på progresjon og forsinkelse
• Hvem som ønsker oppfølgingssamtale

Veiledere

• Totalrapport på institutt og fakultetsnivå med de spørsmål som inngår i undersøkelsen (uten tekstfelt)
• Kryssrapporter på forsinkelser og fornøydhet med veiledning
• Kryssrapport på progresjon og fornøydhet med veiledning
• Kryssrapport på år og måned for levering

Kandidater og veiledere

• Rapport om leveringsdato: samstemmighet i forhold til veiledere og kandidater
• Rapport om oppfatning av progresjon: samstemmighet i forhold til veiledere og kandidater

Etter at undersøkelsen er teknisk stengt, vil det kunne være kandidater og veiledere som ønsker å levere fremdriftsrapport. I slike tilfeller vil FA anbefale følgende rutine:
Be kandidaten/veilederen bruke PDF-dokumentet som ligger nederst på siden (Word-versjon kan tilsendes ved forespørsel til FIA).

Legg merke til at undersøkelsen er delt inn i to kategorier: en for kandidater og veiledere i den vitenskapelige ph.d.-utdanningen (VIT PHD), og en kategori for kandidater og veiledere innen kunstnerisk utviklingsarbeid (KU PHD). 

Kandidaten/veilederen sender så dokumentet til ph.d.-koordinatoren på det gjeldende institutt eller fakultet. Oversendingen av dokumentet bør skje i fysisk format, av hensyn til faren for spredning av personsensitive data. Det fysiske dokumentet går på rundgang til stab på institutt og fakultet som skal ha tilgang til rapporten. Dokumentet skannes i ePhorte på kandidatens mappe, og unntas offentlighet etter gjeldende regler.  

Oppfølging av ph.d.-kandidater og veiledere er et ansvar som primært ligger på grunnenheten. Ved enkelte fakultet vil dette være et fakultetsansvar. I det følgende presenteres like fullt noen fremgangsmåter for bruk av samlerapporter og oppfølging av ulike kategorier kandidater i etterkant av fremdriftsrapporteringen. Enkeltrapportene generelt og samlerapportene spesielt gir mulighet for raskt å identifisere grupper av ph.d.-kandidater som har behov for umiddelbar oppfølging etter at fremdriftsrapporteringen er over. Dette gjelder både kandidater som er sykmeldt, finansiering som er gått ut og ph.d.-kandidater som ønsker en egen oppfølgingssamtale. 

Oversikt over manglende rapportering

Samlerapporten med liste over hvem som ikke har levert fremdriftsrapport indikerer fort hvem fakultet/institutt bør kontakte for å avklare hvorvidt kandidaten fortsatt er aktiv i forskerutdanningsløpet eller hvorvidt veilederen fortsatt fungerer som veileder. Dette kan være viktige moment for oppfølging. Ph.d.-forskriften krever at både veileder og kandidat rapporterer årlig om fremdriften. Det kan være et grunnlag for tvungen avslutning av forskerutdanningsløpet og muligheten til å veilede om en ikke leverer fremdriftsrapport. Dette må fakultet/institutt vurdere individuelt, men det er viktig at manglende rapportering følges opp.

Oppfølging av forsinkede kandidater

Ph.d.-kandidater som anser seg selv som forsinket, bør følges opp med målrettede tiltak for å forhindre ytterligere forsinkelse i progresjonen. Forsinkede kandidater kan også være kandidater med sykmelding, permisjoner eller utgått finansiering, og disse bør få oppfølging individuelt.

Oppfølging av sykmeldinger, permisjoner

Oppfølging av ph.d.-kandidater i sykmelding eller i permisjon gjøres i henhold til regulær oppfølging av ansatte ved UiB i henhold til fastsatte personalrutiner. Det er viktig at permisjon registreres i tidskonto i FS slik at studieretten forlenges tilsvarende. For ph.d.-kandidater som ikke er tilsatt ved UiB er det viktig at disse oversender dokumentasjon på lovhjemlede permisjoner de har hatt. Studieretten skal da forlenges tilsvarende.

Det må søkes om permisjoner som ikke er lovhjemlede, eksempelvis permisjoner for å jobbe med relevant forskning, administrasjon og/eller undervisning. Innvilgede permisjoner gir rett til forlenging av studieretten.

Oppfølging av kandidater med utgått finansiering

Ph.d.-kandidater som har gått ut finansieringsperioden sin, men som fortsatt ikke har ferdigstilt sin doktorgradsavhandling bør følges opp ved at det lages en plan for ferdigstillelse som ph.d.-kandidat og veileder gjensidig kan forplikte seg til.

Oppfølging av kandidater som ønsker oppfølgingssamtale
Ph.d.-kandidater som har bedt spesifikt om oppfølgingssamtale bør få tilbud om dette innen rimelig tid etter innlevert fremdriftsrapport. Det er derfor viktig å ta ut samlerapport med liste over hvilke kandidater dette gjelder ganske raskt etter endt fremdriftsrapportering.

Spørreskjema for den aktuelle fremdriftsrapporteringen ligger som vedlegg nederst på siden.