Instituttets reglement

§ 1. Instituttorganene

Instituttet skal ha:
1) leder

2) nestleder

3) undervisningsleder

4) forskningsleder

5) instituttråd

6) forskningsutvalg

7) undervisningsutvalg

8) programråd

9) ledergruppe

10) stabsmøte

§ 2. Instituttleder

Instituttleder velges blant ansatte i faste vitenskapelige stillinger og i tråd med valgreglementet for UiB.
Instituttleder
•    har det overordnete ansvaret for instituttets samlede virksomhet, med de begrensinger som er gitt gjennom instituttrådets kompetanse
•    har personalansvar for de ansatte ved instituttet, har innstillingsmyndighet ved ansettelser og skal legge til rette for og følge opp den enkelte ansattes rett til fordeling av tid til forskning og utdanning
•    har ansvar for følge opp mål for utdanning, forskning, forskerutdanning og formidling, for å utforme planer og budsjett og for å sikre rasjonell drift og budsjettbalanse
•    har ansvar for å utvikle et godt arbeidsmiljø, skape trivsel og motivasjon og legge forholdene til rette for faglig utvikling for den enkelte og for fagmiljøet som helhet
•    skal sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og system for kvalitetssikring av instituttets virksomhet.


§ 3. Nestleder
Nestleder velges blant ansatte i faste vitenskapelige stillinger og i tråd med valgreglementet for UiB.

Nestleder skal fungere som leders stedfortreder.
Nestleder møter fast i instituttets undervisningsutvalg.

§ 4. Undervisningsleder
Instituttet har én undervisningsleder som leder instituttets undervisningsutvalg og har ansvar for forberedelse og oppfølging av sakene som behandles der.

§ 5. Forskningsleder
Instituttet har én forskningsleder som leder instituttets Forskningsutvalg og har ansvaret for forberedelse og oppfølging av saker som behandles der.

§ 6. Instituttråd
Instituttrådet skal arbeide for instituttets beste, representere ansatte og studenters interesser og synspunkter samt bidra til å dekke ansatte og studenters informasjonsbehov i saker av stor betydning for instituttet.

Instituttrådet skal behandle, fatte vedtak på vegne av instituttet, samt gi innstilling til fakultetet eller annet overordnet organ i saker som angår:

-    Forskningsmelding, forskerutdanningsmelding, utdanningsmelding og andre strategi- og resultatdokument som utarbeides av instituttet
-    Eventuelle omstillings- og omorganiseringsplaner
-    Budsjettforslag, årsbudsjett og årsregnskap
-    Vesentlige endringer i instituttets studietilbud

I tillegg skal rådet uttale seg om:

-    utlysning av faste vitenskapelige stillinger
-    reglementsendringer
-    oppnevning av representanter til Forskningsutvalget
-    Retningslinjer for arbeidsregnskapet
-    HMS-handlingsplan og HMS-rapport

Utover dette velger rådet selv hvilke saker det behandler og uttaler seg om, men disse bør primært ha en prinsipiell karakter og/eller ha store ressursmessige konsekvenser
 
Funksjonstid, valg og sammensetning
Rådets funksjonstid følger valgperioden for styringsorganene ved UiB og valg til rådet og sammensetning av dette skal skje i henhold til valgreglement (for valg til instituttstyre) ved UiB.

Gruppe A skal ha 8 representanter, gruppe B og C, skal ha 2 representanter hver, mens gruppe D skal ha 3 representanter. Det bør være balansert representasjon fra henholdsvis informasjons- og medievitenskapsmiljøene. Verneombudet har møte- og talerett i rådet, og skal kalles inn på lik linje med andre medlemmer

Innkalling og referat
Rådet møtes minst én gang per semester.

Rådet skal kalles inn når
- rådsleder ser behov for dette.
- minst 3 av rådsmedlemmene skriftlig uttrykker ønske om dette.

Møteinnkalling og dagsorden skal utarbeides av administrasjonssjef eller rådsleder og være tilgjengelig for rådsmedlemmene minimum tre virkedager før møtet. Dagsorden gjøres kjent for staben.

Administrasjonssjef eller rådsleder skriver referat fra møtene. Referatet godkjennes på sirkulasjon, og skal etter godkjenning være tilgjengelig for studenter og ansatte på instituttet.

§ 7. Forskningsutvalg
Forskningsutvalget er et forum for utvikling av instituttets forskningsstrategi og kompetanse. Utvalget drøfter hovedlinjene i instituttets forskningsaktivitet, prioriteringer ved stillingsutlysninger, utvikling av satsingsområder. Det vurderer tiltak med sikte på best mulig intern faglig kommunikasjon samt best mulig ekstern formidling av instituttets forskning, kontakt med andre fagmiljø, konferanser, gjesteforskeropphold m.m. Utvalget vurderer løpende instituttets ressurser i form av tv-kanaler, aviser, tidsskrift, faglitteratur, m.m. Forskningsutvalget skal også uttale seg om planer for forskningstermin.
Utvalget skal ha årlige møter med forskergruppene. Utvalget gir innstilling til opptak på fakultetets doktorgradsprogram og skal ha tilsyn med doktorgradskandidatenes arbeidsforhold Utvalget fremmer forslag til instituttleder om sakkyndig komité til vurdering av doktorgradsavhandling. Utvalget tilrår overfor instituttleder søknader om forskningsmidler innen fristene 1. mars og 1.september.

Sammensetning
Instituttlederen deltar normalt i utvalgets møter og oppnevner en forskningsleder som er utvalgets leder. Forskningslederen har ansvaret for å forberede og følge opp saker som er til behandling i forskningsutvalget. Instituttlederen oppnevner også 5 øvrige medlemmer fra gruppe A og en nestleder for utvalget blant disse. Gruppe B har 2 medlemmer, som blir oppnevnt av gruppen selv. Hvert medlem av utvalget har ett varamedlem. Det bør være balansert representasjon fra henholdsvis informasjons- og medievitenskapsmiljøene.

Administrasjonssjefen er utvalgets sekretær, og deltar med tale- og forslagsrett.

Dokumentalisten i Nordicom har fast observatørstatus i forskningsutvalget.

Medlemmene av utvalget blir oppnevnt for periode tilsvarende valgperioden for styringsorganene ved UiB.

Saksliste og sakspapirer skal sendes ut minimum 3 virkedager før møtet. Referatet skal belyse saken best mulig. Det skal fremgå av referatet hvilke råd som gis, og dersom det er uenighet i utvalget skal dette fremgå av referatet. Dagsorden og referat skal gjøres kjent for staben.

§ 8. Undervisningsutvalg
Undervisningsutvalget er et rådgivende organ for undervisningssaker.

Undervisningsutvalget skal planlegge og evaluere instituttets undervisningstilbud på alle fagfelt og nivåer, i samråd med programrådene for de enkelte studieprogram. Undervisningsutvalget har også ansvaret for eksamenssaker.

Undervisningsutvalget skal følge opp informasjonsvirksomheten overfor studenter.

Undervisningsutvalget fatter avgjørelser i alle saker som gjelder den rutinemessige avviklingen av undervisningen. Studieplanendringer, utvikling av nye fagtilbud og andre saker som krever endringer i reglement eller omdisponeringer av ressurser,skal forberedes i undervisningsutvalget, men legges fram for instituttleder. Undervisningsutvalget skal også uttale seg om søknader om forskningstermin i forhold til å påse at undervisningsbehovet er forsvarlig dekket.

Sammensetning
Undervisningsutvalget består av instituttets nestleder, undervisningslederen, som er utvalgets leder, programkoordinatorene for instituttets to disipliner, programrådslederen for de produksjonsorienterte bachelorprogrammene og en representant for gruppe D. Undervisningsleder har ansvaret for forberedelse og oppfølging av saker som behandles i utvalget.

Administrasjonssjefen, studiekonsulentene og en representant for det tekniske personalet møter fast i utvalget og har tale- og forslagsrett.”

En av studiekonsulentene fungerer som utvalgets sekretær og har ansvar for praktisk forberedelse i tillegg til daglig oppfølging og praktisk tilrettelegging i tilknytning til undervisningen.
Medlemmene av utvalget blir oppnevnt for periode tilsvarende valgperioden for styringsorganene ved UiB.

Saksliste og sakspapirer skal sendes ut minimum 3 virkedager før møtet. Referatet skal belyse saken best mulig. Det skal fremgå av referatet hvilke råd som gis. Dersom det er uenighet i utvalget skal dette fremgå av referatet. Dagsorden og referat skal gjøres kjent for staben.

§ 9. Programkoordinatorer og Programråd
Instituttet har programkoordinatorer for studieprogrammene, som organiserer undervisningen sammen med undervisningsleder og studiekonsulentene. Programkoordinatorene for de to basisdisiplinene har ansvar for både bachelor- og masterprogram.

Instituttet har tre programråd, étt for hvert av disiplinprogrammene og et felles for de produksjonsorienterte programmene. Programrådene er rådgivende og saksforberedende organ for Undervisningsutvalget i alle saker som har å gjøre med undervisning, fagutvikling, evaluering, læringsmiljø og studiekvalitet.

Programrådene står fritt til å reise saker og å uttale seg om forhold som vedgår det enkelte studieprogram, og velger selv sine egne arbeidsformer. Programrådene skal ha minst étt møte i semesteret, der studieplaner og undervisningsopplegg gjennomgås, bl.a. på bakgrunn av studentevalueringer og rapporter fra ekstern programsensor.

Sammensetning
Programrådene for de disiplinorienterte programmene består av programkoordinator for de respektive studieprogram, som er rådets leder, et stabsmedlem som er nestleder og minst en representant for gruppe D.

Programrådet for de produksjonsorienterte programmene består av en vitenskapelig ansatt for hvert av de tre praktiske studieprogrammene, samt en studentrepresentant fra hvert program.
De vitenskapelig ansatte fungerer som koordinatorer for hvert sitt program og en av programkoordinatorene velges som leder for det felles programrådet.

Programkoordinatorer og nestleder blir oppnevnt av Undervisningsutvalget. Funksjonstiden er 2 år. Gruppe D oppnevner selv sine rådsmedlemmer med vararepresentanter, normalt for en funksjonsperiode på ett år.

Studiekonsulentene fungerer som sekretærer for programrådene.”

§ 10. Ledergruppe
Ledergruppen er et forum for diskusjon og innspill til belysning av saker som kommer opp i instituttets løpende drift. I ledergruppen fatter instituttleder beslutninger på grunnlag av diskusjonen i møtet.

Ledergruppen består av instituttleder, nestleder, forskningsleder, undervisningsleder  administrasjonssjef og leder for teknisk stab.

Instituttets ledergruppe møtes normalt 2-4 ganger i måneden for å koordinere ledelse av instituttets virksomhet.

Administrasjonssjefen fungerer som sekretær i ledergruppens møter og sørger for at referatet gjøres kjent for staben. Dersom det er uenighet i ledergruppen, skal dette fremgå av referatet.

§11 Stabsmøtet
o    Stabsmøtet er et forum for informasjon og åpen drøfting for hele staben.
o    Det holdes minst et møte i måneden.
o    Saker av stor prinsipiell betydning for instituttet bør legges frem til diskusjon på stabsmøtet før det behandles i Instituttrådet.

Foto: Rune Arntsen