DigUiB

Digitalisering ved UiB

UiB arbeider aktivt med digitalisering for kvalitet, effektivitet og fornyelse i administrativ og fagnær virksomhet. Les mer om hvordan vi jobber med tjenesteutvikling og digitalisering ved UiB.

algoritmer, skygger av folk og en datamaskin på blå bakgrunn.

Foto/ill.:

Colourbox

Hovedinnhold

Digitalisering ved UiB handler om å forbedre og videreutvikle de digitale tjenestene vi bruker i arbeidshverdagen – fra undervisning og forskning til saksbehandling, kommunikasjon og drift. Denne siden gir en oversikt over hva som er planlagt og prioritert fremover, hvorfor endringene skjer, og hvem som kan bli berørt.

For å sikre at endringer henger sammen på tvers av UiB, er digitaliseringsarbeidet organisert gjennom et overordnet porteføljestyre og tre produktstyrer (utdanning, forskning, og administrasjon og formidling). Det betyr at vi prioriterer tiltak samlet, følger opp gevinster og risiko, og jobber for at nye løsninger skal gi bedre flyt i arbeidet – samtidig som vi ivaretar IT-sikkerhet, drift og forvaltning. Portefølje- og produktstyringen følger også den samme metodikken.

Digitaliseringsaktiviteter i 2026

Strategiske føringer for 2026

Porteføljestyret vedtar strategiske føringer for kommende år som angår hele organisasjonen. For 2026 prioriteres digitale tjenester som skaper mest verdi for flest ansatte og studenter, og bidra til at UiB utvikler seg videre som et moderne universitet. Det skal bli enklere å forstå gevinstene av nye løsninger, og man vil samordne og avvikle gamle tjenester for å sikre bedre IT-sikkerhet og forenklet drift. Dette skjer i tett samarbeid mellom IT og fagmiljøene, slik at brukerne får gode alternativer når tjenester endres. UiB satser på tverrfaglige team for å få til smidig og helhetlig forvaltning av systemene våre, og det legges vekt på å bruke kunstig intelligens der det faktisk gir merverdi. Til slutt er det et tydelig fokus på digital suverenitet – altså at UiB skal ha kontroll over egne data og løsninger, for å styrke akademisk frihet og redusere risiko.

Viktigste aktiviteter i 2026

Utdanning

I 2026 vil det innføres ny læringsplattform (egendriftet til lisensiert Canvas) og oppstart av UiB Atlas for bedre studentmobilitet. UiB Atlas, støttet av DigDir, gir muligheter for videreutvikling av studenttjenester, inkludert bruk av kunstig intelligens basert på erfaringer fra 2025. Erstatning av gamle tjenester som Litteraturkiosken og Oppgaveseminar gir mer verdi for brukerne og reduserer teknisk gjeld. Det prioriteres også kompetansebygging på lavkode/Power-plattformen, pilottesting av nytt opptakssystem fra Sikt og forenkling av oppmøteregistrering. Etter grundig utredningsarbeid høsten 2025 ligger det an til å utsette oppfølging rundt et eventuelt bytte av løsning for Digital eksamen til tidligst 2027. En restanse fra veikartet 2025 vil fortsette inn i 2026 og ferdigstilles da, det handler om å redusere teknisk gjeld ved å flytte tjenester over på oppgradert serverinfrastruktur.

Administrasjon og formidling

De tre største aktivitetene innen administrasjon og formidling er å ferdigstille og forvaltningssette ny iterasjon av UiBs nettsider (W4)., innføre og etablere ny sak-arkiv løsning (Websak erstatter Elements), og anskaffe og innføre system for bygningsdrift og vedlikehold (erstatte Lydia). Produktområdet vil også ha fokus på etablering av lavkodeplattform ved UiB for å styrke digital innovasjon og effektivisering på tvers av virksomheten. Det etableres en tydelig styringsmodell (governance) for plattformen. Når det gjelder HR, ESM og intern kommunikasjonskanal, er disse i en planleggingsfase. Fremdrift og videre arbeid må tilpasses tilgjengelig kapasitet, da det vil være utfordrende om disse har for mange overlappende aktiviteter.

Forskningsadminstrasjon

Produktområdets viktigste prioriteringer er en ny teknisk løsning for spesialsamlingene (Marcus), fortsette mottaksprojektet Nasjonalt Vitenarkiv (NVA), avklare veien videre med RETTE og avklare eierskap og drift av bakenforliggende løsning for Avhandlingsportalen (Besvarelserepo) når denne vil avvikles innenfor utdanningsområdet. En ny teknisk løsning for spesialsamlingene (Marcus) vil fortsette i 2026, hvor anskaffelse vurderes som en relevant løsning.

Hvordan kan jeg som ansatt eller leder planlegge for kommende endringer i 2026?

De største endringene i det digitale tjenestetilbudet er oppsummert under, når gjennom året dette forventes inntreffe og hvilke målgrupper som er berørt. Det tas forbehold om mulige endringer i planen. Listen er avgrenset til de største endringene i tjenesteporteføljen, og mindre endringer vil skje i tråd med kontinuerlig forbedring og oppdatering av alle tjenester.

1. kvartal

Leganto erstatter Litteraturkiosken: Vitenskapelig ansatte som i dag tilgjengeliggjør litteratur via Litteraturkiosken samt studieadministrative som støtter disse. Majoriteten av arbeidet gjøres i Q4 2025 ifm. forberedelser til vårsemesteret.

Inspera Originality erstatter Ouriginal: Bytte av plagiatkontrollsystem. Endring i arbeidsflyt i tråd med vedtak i Utdanningsutvalget gir vitenskapelig ansatte direkte tilgang til plagiatrapporter. Påvirker primært vitenskapelig ansatte som vil gjennomføre plagiatkontroll på formativ eller summativ vurdering.

FeedbackFruits erstatter Oppgaveseminar: Vitenskapelig ansatte som i dag bruker Oppgaveseminar i sin undervisning. Primært på Juridisk fakultet.

UiB Atlas, nytt system og ny brukeropplevelse for studentmobilitet: Administrativt ansatte som saksbehandler knyttet til studentmobilitet - og forvalter utvekslingsavtaler, studenter som reiser inn og utveksling. Pilot Q3 2025, gradvis innføring i Q1 2026 og Q3 2026.

2. kvartal

Websak erstatter Elements. Nytt saksbehandlings- og arkivsystem (Websak) og skjematjenester (Interact+). Overgang fra Elements til Websak i starten av andre kvartal 2026. Påvirker alle saksbehandlere.

Bytte fra egendriftet til lisensiert læringsplattform (Canvas): Pilotering av ny læringsplattform (kommersiell Canvas) for fagmiljøene som ønsker dette i Q2. Migrasjon av innhold fra gammel til ny læringsplattform gjennom året. Pilotbruk for to fakultet fra og med høsten 2026, overgang til ny løsning for alle fra og med 2027. Emner som skal gå høsten 2026 må legges i ny læringsplattform når dette arbeidet påbegynnes i Q2/Q3. Vil treffe fagmiljø, administrativt og vitenskapelig ansatte som piloterer læringsplattformen.

3. kvartal

Bytte av Læringsplattform (Canvas): Ny læringsplattform piloteres på to fakultet høsten 2026. Vil treffe alle studenter, administrativt og vitenskapelig ansatte som bruker læringsplattformen.

4. kvartal

Sektoranskaffelse: Bytte av Discoverysystem. Påvirker primært Universitetsbiblioteket, men vil kunne påvirke alle studenter og ansatte som skal søke etter litteratur. Avhengig av Sikt leveranse og p.t. uavklart når i 2026 det vil innføres.

Gjennom året

Videreutvikle og produksjonssette uib.no (W4): Pågående prosesser treffer ulike grupper til ulik tid. Se W4 veikart.

Uavklart tidspunkt

Innføring av nytt fagsystem for Eiendomsavdelingen (FDV): Hovedsakelig EIA. Påvirker alle studenter og ansatte som rapporterer saker knyttet til UiBs bygg og anlegg, forventes at saker nå skal meldes inn via UiB Hjelp. Innføringstidspunkt avhenger av resultatet av pågående anbudskonkurranse.

Om porteføljestyring ved UiB, Portefølje- og Produktstyrene

Porteføljestyret for digitalisering

Porteføljestyret har på vegne av universitetsdirektøren ansvar for styringen av digitaliseringsarbeidet ved UiB, i tråd med Universitetet i Bergens strategi 2023-2030 og Strategi for digital omstilling i universitets- og høyskolesektoren. Porteføljestyret har ansvar for å ta overordnede veivalg knyttet til tjeneste- og produktportefølje, prosjekter og forvaltning. Porteføljestyret kan gi universitetsledelsen budsjettinnspill for øremerkede midler til områder eller prosjekter som krever ekstra forsterkninger.

Porteføljestyret består av avdelingsdirektørene i fellesadministrasjonen og to fakultetsdirektører, og ledes av universitetsdirektøren. Porteføljestyret møtes ca tre ganger i semesteret.

Produktstyrer

Produktstyrene har ansvar for en helhetlig utvikling og forvaltning av produkter, tjenester og systemer innen det enkelte produktområdet. Produktstyrene fungerer ofte som styringsgruppe for prosjekter innenfor området. Produktstyrene legger fram veikart for felles prioritering i porteføljestyret og kan anbefale områder eller prosjekter som trenger ekstra forsterkninger. Produktstyrene har ansvar for prioritering innenfor det enkelte produktområdet og leverer grunnlag for større satsinger, langsiktige og strategiske beslutninger til Porteføljestyret.

UiB har tre produktstyrer:

Produktstyret for administrasjon og formidling

Produktområdeleder: Kristian Holst
Sekretariat: Emil Hausvik, Ernst Pedersen, Jørgen Thune Johnsen,
Produkstyremedlemmer: Kathrine Borsvik Thorsen (HR), Per Arne Foshaug (ØKA), Kjartan Nesset (EiA), Anne Line Grepne (KA), Tore Burheim (IT), Christen Soleim (SA), Magnus Svendsen Nerheim (DIG, obs.), Marion Mühlburger (UB, obs.)

Produktstyret for digitalt læringsmiljø

Produktområdeleder: Karianne Omdahl
Sekretariat: Michael Riisøen, Ingunn Rødland
Produktstyremedlemmer: Christen Soleim (SA), Maria-Carme Torras-Calvo (UB), Tore Burheim (IT), Marianne Johansen Huse (UiB læringslab), Magnus Svendsen Nerheim (DIG, obs.)

Produktstyret for digitale forskningstjenester

Produktområdeleder: Alexander Oltu
Sekretariat: Bjug Bøyum, Juliane Marie Therese Tiemann
Produktstyremedlemmer: Alette Gilhus Mykkeltvedt (FIA), Maria-Carme Torras-Calvo (UB), Tore Burheim (ITA), Magnus Svendsen Nerheim (DIG, obs.)

Metodikk og støttefunksjoner

Digitaliseringsarbeidet ved UiB gjennomføres i ulike former – i linjeorganisering, i produktteam og gjennom prosjekter. Uavhengig av organisering styres alle digitaliseringsaktiviteter gjennom UiBs portefølje- og produktstyring, som sikrer helhetlig prioritering, koordinering og oppfølging på tvers av universitetet.

Som en del av dette gjelder også et felles sett med føringer og prosesser som skal bidra til en koordinert, trygg og effektiv innføring og utvikling av digitale tjenester, herunder:

Alle digitaliseringsaktiviteter skal følge UiBs tjenesteinnføringsprosess, som beskriver hvordan nye eller endrede tjenester skal forberedes og tas i bruk.
Før nye tjenester settes i produksjon eller endres i et stort nok omfang skal det alltid gjennomføres en risikovurdering av IT-løsningen. I tillegg skal alle aktiviteter forholde seg til UiBs arkitekturprinsipper og teknologianbefalinger for å sikre en robust, sikker og bærekraftig tjenesteutvikling.
UiB har et felles metodebibliotek for forbedrings- og utviklingsarbeid. Det kan benyttes i hele livsløpet til en tjeneste – fra behovskartlegging og konseptutvikling til realisering, innføring, kontinuerlig forbedring og til slutt avvikling. En del av metodene er obligatoriske. For eksempel skal prosjekter styres etter Prosjektveiviseren, og alle større aktiviteter skal gjennomføre en kick-off.
UiB Tjenesteutvikling tilbyr støtte i forbedringsarbeid, tjenesteutvikling og prosjektaktiviteter. Andre støttefunksjoner, som Tjenesteinnføringsteamet (med kompetanse på blant annet innkjøp, virksomhetsarkitektur, informasjonssikkerhet og personvern), bistår produktstyrer og produktteam ved behov. Portefølje- og produktstyresekretariatene bistår også innenfor sine tjenesteområder.