Hjem
Ansattsider
prosjekt.uib.no

Brukerveiledning for Prosjektportalen

UiB har valgt å benytte en tilpasset versjon av Prosjektveiviseren som prosjektmodell for administrative, tekniske og fagnære prosjekter. Den angir følgende faser i et prosjekt:

UiBs prosjektmodell med aktuelle faser og beslutningspunkter i prosjektene
Foto/ill.:
Prosjektkontoret

Hovedinnhold

Dette er en praktisk veileder til prosjektledere og andre brukere av Prosjektportalen. Her finner du beskrivelser av sentral funksjonalitet i Prosjektportalen, og UiBs føringer for bruk. Alle prosjekter skal som minimum benytte Prosjektportalen til følgende:

  1. Statusrapportering (gjøres fast innen femte arbeidsdag hver måned)
  2. Styringsdokumentasjon (beskriver baseline for prosjektet)
  3. Hovedleveranser (legges inn ved prosjektoppstart, oppdateres ved revideringer)
  4. Risiko (legges inn ved prosjektoppstart, oppdateres fortløpende i prosjektet)
  5. Filer (alle relevante dokumenter/filer lagres i general-mappen)
  6. Fasesjekklister (fylles ut når et prosjekt går fra en fase til neste)

I tillegg er det en rekke annen funksjonalitet tilgjengelig, som er valgfri å ta i bruk. Ta kontakt om du har spørsmål rundt dette.

Slik kommer du i gang med Prosjektportalen

Når oppstart av konseptfase er besluttet kan prosjektet opprettes i Prosjektportalen/Teams. Alle prosjekter kan opprettes som egne team i Teams, og vi anbefaler at det meste av prosjektaktiviteter skjer via Teams. Klikk her for å be om prosjektside.

I denne brukerveiledningen beskriver vi hvordan ting ser ut i "fullversjon" inne på Prosjektportalen. Har du behov for mer funksjonalitet i Teams fra Prosjektportalen kan du enkelt legge dette til som egne faner. I tillegg vil ressursgruppen for prosjekter invitere prosjektleder og ev. prosjekteier til et oppstartsmøte for å komme i gang med arbeidet.

Prosjektets forside

Når du har fått opprettet prosjektet ditt, bør du gjøre deg kjent med funksjonaliteten i Prosjektportalen. Forsiden til prosjektet ditt består av en venstre- og høyremeny og en kolonne i midten som viser en faseoversikt og en tidslinje.

  • Faseoversikten markerer hvilken fase prosjektet befinner seg i. Klikk på aktuell fase for å se fasesjekklisten og endre til neste fase. Listen kan være til hjelp for å kontrollere at man har utført nødvendige oppgaver som hører til fasen, og at prosjektet dermed er klar for å gå over til neste fase. For mange av sjekkpunktene er det aktuelt å legge inn kommentarer og henvisninger.
    Husk at fase ikke skal endres før det er godkjent av prosjekteier!
  • Høyremenyen viser egenskaper om prosjektet. Sørg for at prosjektopplysningene som står her er oppdaterte.
  • Venstremenyen er mer omfattende. Les videre for en kronologisk gjennomgang av alle menypunktene. Merk at det kun er prosjekter opprettet fra mars 2021 som har en venstremeny som er lik det som gjennomgås her.

Status, Filer og Notatblokk

Status

Prosjektleder er ansvarlig for å rapportere en realistisk status på prosjektet til prosjekteier. Ved UiB skal status rapporteres etter hver måned, med frist den femte arbeidsdagen i neste måned.

Husk at status skal være kort og konsis og teksten skal kunne forstås av prosjekteier, styringsgruppe og ev. referansegruppe. 

For å registrere status må du åpne prosjektstatus og deretter klikke «Ny statusrapport». Klikk «Publiser» når du er ferdig. «Rediger status»-knappen kan brukes inntil du har publisert statusrapporten.

Forrige statusrapportering ligger igjen og man gjør endringer. Dermed kan rapporteringen ofte gjøres raskt.

For hver styringsdimensjon registrerer man status, som vil vises som grønn, gul eller rød i statusrapporten. Alle gule og røde statusfelter skal utdypes med en kommentar som forklarer avviket.  

Overordnet status

I «Overordnet status» legger du inn noen setninger som beskriver status i prosjektet. Hva som er oppnådd i siste periode og aktuelle utfordringer bør omtales her og ev. detaljeres under de andre rapporteringspunktene. Synliggjør overfor prosjekteier/styringsgruppe hva det er behov for å diskutere eller få beslutning om. Trekk gjerne frem prosjektets «seire».

Status fremdrift

Status på fremdrift fokuserer på om prosjektet overholder planlagte leveranse-/milepælsdatoer. Fremdrift i prosjektet skal angis ved avkryssing (Foran plan, på plan, mindre forsinkelser, forsinket), samt en kommentar. Her skal man se på planlagte leveranser, og hvilke oppgaver som skulle igangsettes og avsluttes i foregående måned.

Prosjektet bør fortløpende planlegge på detaljert nivå hva som skal gjøres de kommende 1-2 månedene. «Mindre forsinkelser» kan rapporteres hvis man har oppgaver som er forsinket, men der man regner med å nå planlagt sluttdato for hovedleveransene. Hvis noen hovedleveranser ikke vil bli ferdig til planlagt dato skal man rapportere «Forsinket».

Husk: En oppgave er ikke ferdig før du ikke skal gjøre noe mer med den.

Status økonomi

Rapportering på økonomi i prosjektet bør forholde seg til prosjektkalkylen (i Styringsdokumenter-mappen). Denne tar hensyn til både interne timekostnader, og eksterne kostnader der UiB mottar faktura fra leverandør.

Det er ikke obligatorisk med timeføring på prosjekter, så sant ikke annet er avtalt med prosjekteier. Påløpte interne kostnader må gjerne anslås av prosjektleder og være grunnlaget for rapportering her i tillegg til eksterne kostnader.

Ta gjerne med en kommentar her på ressurstilgang/ressursforbruk foregående måned, dersom prosjektet har fått mindre tid fra prosjektdeltakerne enn avtalt, eller det er brukt ekstra tid. Hvis prosjektet har behov for økte rammer skal dette kommenteres, og tas opp med prosjekteier.

Status kvalitet

Rapportering på kvalitet dekker både omfang (eng: scope) og den faktiske kvaliteten på leveransene, og skal måles i forhold til hva som var planlagt. Eksempel: Dersom man tar bort planlagt funksjonalitet for å nå leveransedato, skal dette kommenteres her. Det samme gjelder hvis prosjektets produkter ikke virker som forutsatt.

En utdypende kommentar registreres for alle avvik på kvalitet eller omfang.

Status risiko

Status risiko fokuserer på hvilket risikonivå prosjektet har. Prosjekter må løpende identifisere og estimere usikkerhet, for deretter å planlegge, iverksette og følge opp tiltak. Det er viktig å redegjøre for endring i risikonivå så tidlig som mulig. Dersom prosjektet har noen risikoelementer som er gule skal det rapporteres «Medium». Dersom prosjektet har noen risikoelementer som er røde skal det rapporteres «Høy». Kommentarer bør registreres for nivå «Medium» og «Høy».

Status gevinstoppnåelse

Prosjektene bør fokusere på gevinster og tidlig nytteverdi for UiB. Hvis det er planlagt med realisering av gevinster i prosjektperioden skal man angi status for gevinstoppnåelse. Hvis gevinstrealisering skjer utelukkende i linjen (i etterkant av prosjektet) kan man angi «Ikke påbegynt», og legge inn en kommentar om når gevinstrealisering starter.

«Øyeblikksbilde» av prosjektstatus

Når man har publisert en statusrapport lagres det en bildekopi av prosjektstatusen. Dette gir mulighet for å gå tilbake i historiske statusrapporter.

Dato for når man har endret prosjektegenskaper lagres automatisk av systemet, og benyttes i prosjektoppfølgingen for å se hvilke prosjekter som har oppdatert prosjektstatus.

Filer

Her skal alle filene i prosjektet lagres. Fordelene dette gir:   

  • All prosjektdokumentasjon ligger samlet på ett sted
  • Alle som har tilgang til prosjektets side, har tilgang til filene (så sant tilgang ikke er eksplisitt begrenset)
  • Mer kontroll på dokumentene. I stedet for å sende filer på vedlegg i e-post, kan du dele filer og mapper med både interne og eksterne brukere (høyreklikk på et dokument og velg «Del». Dersom du skal dele med noen som allerede har tilgang til dokumentet/prosjektets side, kan du i stedet sende en lenke til dokumentet ved å benytte «Kopier kobling»)
  • Flere kan redigere samtidig på Office-dokumenter (Word, PowerPoint, Excel). Dokumenter blir dermed ikke lenger låst for redigering av en annen bruker
  • Prosjektleder har full kontroll på tilgangsstyring, og velger selv hvem som har tilgang til hvilke filer og mapper (høyreklikk på et dokument og velg «Detaljer», deretter «Administrer tilgang» og «Avansert»)
  • Versjonslogg gir mulighet for å hente frem tidligere versjoner av dokumenter (høyreklikk på et dokument og velg «Versjonslogg»)

Øvrige føringer for bruk av dokumenter: 

  • Alle prosjektdokumenter skal ligge i Prosjektportalen (ikke på lokale disker eller lukkede team)
  • Styringsdokumenter skal alltid ligge i «Styringsdokumenter»-mappen
  • Prosjektleder velger selv øvrig mappestruktur
    • Prøv å holde filområdet ryddig med intuitive navn på mapper og dokumenter
    • Vurder om gamle dokumenter kan slettes
    • Opprett gjerne en mappe per fase i prosjektet (Konsept, Planlegge, Gjennomføre, Avslutte)
    • Ikke lagre en ny versjon som et nytt dokument. Bruk heller versjonsloggen for å hente frem tidligere versjoner
  • Tilgangsstyring:
    • Prosjektleder skal ha full tilgang (være «Eier» av teamet). Prosjektgruppen bør ha redigeringstilgang (legges til «Medlemmer-gruppen» i prosjektet). Andre, som ikke skal jobbe med dokumentene, bør kun få lesetilgang.
    • Ved behov kan man opprette mapper eller dokumenter som kun prosjektleder og andre utvalgte medlemmer har tilgang til. Dette kan blant annet benyttes for fortrolig informasjon (for eksempel rundt anskaffelser/pristilbud)

Styringsdokumentasjon

Styringsdokumentene finner du i en egen undermappe under General-mappen. Et styringsdokument har følgende formål:

  • Sikre at prosjektet har et sunt grunnlag og omfang, både før opprettelse og underveis i prosjektet
  • Fungere som et basisdokument som prosjekteier/styringsgruppen kan bruke for å vurdere fremdrift, eventuelle avvik og spørsmål om det pågående prosjektets levedyktighet
  • Gi et enkelt referansepunkt til prosjektet, slik at personer som kommer inn i prosjektet raskt og lett kan finne ut hva prosjektet gjelder, og hvordan det gjennomføres

I prosjektene ved UiB er følgende styringsdokumenter obligatoriske:

StyringsdokumentFaseAnsvarligHvor
Innmelding av prosjektbehovProsjektidé/-behovInnmelderEget skjema på Prosjektportalen
ProsjektforslagKonseptLeder av utredningsarbeidet/ prosjektlederI Styringsdokumenter-mappen eller i Malbiblioteket
StyringsdokumentPlanlegge, Gjennomføre, AvslutteProsjektlederI Styringsdokumenter-mappen eller i Malbiblioteket
ProsjektkalkylePlanlegge, Gjennomføre, AvslutteProsjektlederI Styringsdokumenter-mappen eller i Malbiblioteket
SluttrapportAvslutteProsjektlederI Styringsdokumenter-mappen eller i Malbiblioteket

Les mer om styringsdokument her.  

Notatblokk

Hvert prosjekt har sin egen notatblokk i OneNote. Denne kan brukes til å samle diverse informasjon, møtereferater, m.m. OneNote har mye nyttig funksjonalitet. Les mer om OneNote her.

Prosjektstyring

Oppgaver

Planner er oppgaveverktøyet i Prosjektportalen, og er en del av Microsoft 365-pakken. Gjør deg kjent med verktøyet, der du blant annet kan gjøre følgende:

  • Opprette oppgaver og tildele dem til medlemmene av teamet/prosjektet
  • Sjekklister per oppgave
  • Kommentarer per oppgave
  • Sortere oppgaver per status, tildelt til, osv.

Vi anbefaler at du bruker Oppgaver (Planner) til ulike gjøremål i prosjektet.

Fremdriftsplan

Fremdriftsplan med tidslinje er ikke lenger i venstremenyen, men det er mulig å legge den til selv. Velg tannhjulet oppe til høyre og "Legg til en ny app". Velg deretter "Oppgaver".

En fremdriftsplan skal si noe om hvilke faser og aktiviteter et prosjekt har, varighet på disse, og når leveranser og andre milepæler inntreffer. Vi har valgt å benytte fire nivåer for å bryte ned prosjektarbeidet i håndterlige deler:

  1. Hovedleveranser: de mest sentrale leveransene i prosjektene (se egen forklaring over)
  2. Delleveranser: hver hovedleveranse kan ha en eller flere delleveranser (feks en modul i et IT-system)
  3. Arbeidspakker: hver delleveranse kan ha en eller flere arbeidspakker. En arbeidspakke er en samling av relaterte arbeidsoppgaver. Hvordan man bryter opp et prosjekt i mindre arbeidspakker vil variere. Det kan brytes ned i fagområder, produkter, prosesser eller tjenester som er nødvendig for å oppnå leveransene. I utviklings-/smidige prosjekter benytter man ofte brukerhistorier i stedet for arbeidspakker. Dette må vurderes ut fra hva som er naturlig for det enkelte prosjekt. En arbeidspakke bør være så konkret og avgrenset at prosjektleder kan overlevere ansvaret for arbeidspakken til en arbeidsgruppe eller en prosjektdeltaker
  4. Arbeidsoppgaver: de konkrete oppgavene som inngår i en arbeidspakke

Merk at de to første nivåene er produktnedbryting (beskriver leveransene), mens de to siste nivåene er arbeidsnedbryting (beskriver oppgavene som må gjøres for å produsere leveransene). I en fremdriftsplan er det derfor mer hensiktsmessig å dele inn i faser, fremfor leveranser, slik at man får disse nivåene:

  1. Hovedfaser (ved UiB benytter vi Prosjektveiviserens fem faser - konsept, planlegge, gjennomføre, avslutte og realisere)
  2. Delfaser (feks gjennomføringsfase 1, gjennomføringsfase 2, osv.)
  3. Arbeidspakker
  4. Arbeidsoppgaver

Når du har gjort en slik nedbryting er du klar til å lage fremdriftsplanen. Det er ytterst sjelden at man i prosjekter kjenner detaljene frem i tid godt nok til å beskrive detaljert ned på oppgavenivå. Et viktig prinsipp er derfor til en hver tid å planlegge på et overordnet fasenivå med antatte hovedleveranser fra fasen og antatt varighet. Når man er i slutten av inneværende fase, skal prosjektleder utarbeide en detaljert faseplan for neste fase i prosjektet som også inneholder arbeidspakker og arbeidsoppgaver. Ved å bruke faseplaner aktivt på denne måten, vil vi unngå unødvendig detaljplanlegging, og få detaljerte planer som treffer bedre og forplikter mer ettersom de har en forholdsvis kort tidshorisont.

Fremdriftsplanen og tidslinjen i Prosjektportalen bør alltid inneholde hovedfaser, delfaser med antatt start- og sluttdato, samt milepæler. En fase/oppgave legges til tidslinjen ved å klikke på de tre prikkene til høyre for oppgavenavnet og velge "Legg til på tidslinje". Du kan i tillegg legge til arbeidspakker og arbeidsoppgaver (nivå 3 og 4) i fremdriftsplanen, men her kan du også benytte andre verktøy dersom du finner det mer hensiktsmessig (feks MS Project, Planner, rts.uib.no, sak.uib.no, osv.).

Leveranser

For å få oversikt over de mest sentrale leveransene i prosjektene, skal prosjektleder registrere disse i venstremenyen under «Leveranser».

Hovedleveransene kan for eksempel være organisatoriske (beskrivelse av endret arbeidsprosess, ny organisasjonsstruktur) eller tekniske (nytt elektronisk saksbehandlingssystem, e-læringsplattform).

Leveransene registreres allerede i konseptfasen, så snart man har et anbefalt konsept. I planleggings- og gjennomføringsfasen detaljeres dette videre med start- og sluttdato, leveransestatus og kommentarer, og oppdateres løpende gjennom prosjektet. Bruk kommentarfeltet til å beskrive status og forklare eventuelle forsinkelser.

Alle leveranser vil vises i statusrapporten under «Fremdrift».

Risiko

En risiko kan defineres som "en mulig hendelse, eller et sett av mulige hendelser, som dersom de inntreffer har en konsekvens for oppnåelse av prosjektets mål".

Risikostyring er aktiviteter for å systematisk identifisere og estimere risiko, for deretter å planlegge, iverksette og følge opp tiltak.

Prosjektleder har ansvar for å oppdatere risikoregisteret løpende gjennom prosjektet (minimum hver måned ifm. statusrapportering). Prosjektleder må vurdere behov for å kjøre risikovurderinger, og hvem som bidrar i en slik vurdering. Det bør normalt gjøres en risikovurdering i planleggingsfasen. Her bør både representanter fra prosjektgruppen og sentrale interessentgrupper (for eksempel fagpersoner og brukere) trekkes inn. Ressursgruppen kan fasilitere både risikovurderinger og formelle ROS-analyser i prosjektene, for eksempel i forkant av innføring av nye IT-systemer. Bestill risikovurdering eller ROS-analyse her.

Hver risiko skal vurderes mtp. sannsynligheten for at den inntreffer, og den forventede konsekvensen den vil medføre dersom den inntreffer (se under for beskrivelse av konsekvens- og sannsynlighetsskala). Sannsynlighet multiplisert med konsekvens gir en risikofaktor, som angir hvor høy den enkelte risiko er.

Sannsynlighetsskala:

Svært høy (>50%). Forventet / historisk vanlig forekomst.

5

Høy (25-50%). Sterkt sannsynlig / historisk hyppig forekomst.

4

Middels (10-25%). Noen ganger / historisk tilfeldig forekomst.  

3

Lav (2-10%). Ikke forventet, men kan forekomme en sjelden gang.

2

Svært lav (<2%). I eksepsjonelle tilfeller. Sannsynligvis aldri.

1

Konsekvensskala:

Konsekvensskala for prosjekter ved UiB
Foto/ill.:
Prosjektkontoret

Topp 5-usikkerheter (sortert ut fra «Risikofaktor») vil vises i statusrapporten, mens risikoregisteret gir den fulle oversikten.

Gevinster

Det er tre hovedgrunner til å drive med gevinstrealisering i prosjekter:

  1. Igangsette de riktige prosjektene (riktig prioritering)
  2. Styre og gjennomføre prosjekter på en god måte (økt kvalitet)
  3. Realisere de forventede gevinster (økt effekt)

I konseptfasen bør man utarbeide en gevinstoversikt (enkel oversikt over forventede gevinster). I planleggingsfasen gjør man denne oversikten mer operativ ved å legge til tiltak for å realisere gevinster, når realisering skal skje og hvem som er tiltaksansvarlig. Listen i prosjektportalen brukes til å registrere og følge opp gevinster, og oppdateres gjennom hele prosjektperioden. 

Ressursgruppen for prosjekter kan fasilitere gevinstanalyser, der man utarbeider gevinstoversikt og/eller gevinstrealiseringsplan. Bestill støtte her.  

Interessenter

Prosjektets interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som kan påvirke, vil bli påvirket av, eller oppfatter at de vil bli påvirket av prosjektets gjennomføring eller resultater. Typiske interessentgrupper er virksomhetsledelsen, brukere (studenter og ansatte), interne og eksterne leverandører, premissgivere, samt andre grupper som indirekte vil kunne ha interesser i tilknytning til prosjektet.

Interessenters medvirkning er viktig i alle prosjektets faser, men hvordan og hvilke interessenter man informerer og involverer vil kunne variere i de ulike fasene. Derfor bør man allerede i konseptfasen kjøre en innledende interessentanalyse, som oppdateres og detaljeres utover i prosjektet. Interessentregisteret brukes til å holde oversikt over interessentene. Denne listen kan også knyttes opp mot en kommunikasjonsplan slik at man kan planlegge kommunikasjonsaktiviteter rettet mot spesifikke interessentgrupper.

Ressursgruppen for prosjekter kan fasilitere interessentanalyser og rådgi rundt involvering av interessenter. Bestill støtte her.

Kommunikasjonsplan

For større prosjekter kan en kommunikasjonsplan være nyttig. Kommunikasjonsplanen brukes til å planlegge og utføre alt av kommunikasjon i og rundt prosjektet. En kommunikasjonsplan skal inneholde konkrete tiltak for å ivareta interessentenes informasjonsbehov til beste for prosjektet. Interessentanalysen danner grunnlaget for kommunikasjonsplanen. 

Ressurser

Ved UiB er ikke nødvendigvis alle deltakere i et prosjekt formelt allokert i en gitt prosent av arbeidstiden. Prosjektleder bør likevel sikre at prosjektdeltakere får satt av tid til prosjektarbeidet. Ressursallokeringsoversikten kan benyttes som en (uformell) oversikt over prosjektets roller og deltakere med anslått allokering i prosent. 

 

Tips og triks

 

Visste du at du kan…

  • ...endre på venstremenyen (for eksempel legge til lenker til andre sider)
  • ...bruke hurtigredigering i alle lister, for eksempel:
    • merke og slette flere rader samtidig
    • bytte rekkefølge på oppgaver
  • ...opprette egne visninger av listene, for eksempel:
    • legge til eller fjerne kolonner
    • sortere på ønskede kolonner
  • ...styre tilganger til mapper og dokumenter, inkludert å gi eksterne tilgang
  • ...finne alle endringer på et dokument eller liste i en egen versjonslogg
  • ...synkronisere dokumenter til Windows utforsker
  • ...legge til koblinger (hvis du trenger en egen lenkesamling i prosjektet)
  • ...legge til apper (velg verktøyhjulet, «Legg til en ny app» og velg ønsket app)
  • ...aktivere varsler for endringer på dokumenter eller ulike lister
  • ...finne igjen alt du sletter i papirkurven innen 90 dager
  • ...finne ut hvordan du gjør alt dette i brukerveiledningen