Prosjektledelse ved UiB

1.    Oppstartsmøte og viktige momenter

UiB bruker en tilpasset versjon av Prosjektveiviseren for administrative prosjekter, basert på PRINCE2-metodikken (projects in controlled environments). Merk at forskningsprosjekter som regel bruker andre verktøy og metoder, selv om det kan være overlapp. Se punkt 5 for flere metoder/verktøy.

Når du starter et nytt UiB-prosjekt tilbyr porteføljesekretariet for prosjekter et oppstartsmøte/kickoff så du kommer godt igang. Ved oppstart må du ta stilling til styringsvariablene tid, kostnader, omfang, risiko, kvalitet og gevinster for å holde riktig kurs og sikre god fremdrift.

Du må også ta stilling til disse momentene tidlig (og fortløpende) i prosjektet:

• Hva er behovet - hva skal vi levere? 
• Hvilken nytteverdi skal dette gi brukerne og organiasjonen (gevinster)
• Hvem skal være med og levere? (roller og ansvar)
• Hvem påvirkes av eller påvirker prosjektet eller resultatene? (interessenter)
• Hvorfor skal vi levere? (gevinster, nytte)
• Hvordan skal vi levere? (tar noen imot det som leveres?)
• Hvordan går det? Er leveransene i rute?
• Hva hvis noe skjer underveis med leveransene? (risiko)
• Hva er konsekvensene hvis leveransene endres?
• Hva er omfanget av det som skal gjøres? (tid og kostnad)

2. Hvem kan jeg spørre?

Du er ikke alene! Som prosjektleder ved UiB blir du en del av et tverrfaglig kompetansenettverk for prosjektledere. Her er det lav terskel for å sparre og be om råd fra kolleger fra ulike avdelinger. Nettverket har ulike faggrupper som dekker fagretningene/styringsparameterne innenfor prosjektmetodikken, med kompetanse på metodikk, verktøy, fasilitering med mer.

Faggruppene per idag:

• prosjektstyring
• gevinstrealisering
• innovativt forbedringsarbeid
• kommunikasjon og interessenthåndtering
• risikostyring

Du kan be om støtte fra de ulike faggruppene til prosjektet ditt ved å fylle ut dette skjemaet eller sende e-post til prosjekt@uib.no.

3.    Gå løs på Prosjektportalen

I Prosjektportalen skal alle prosjekter som minstekrav dokumentere:

• Statusrapportering innen hver femte arbeidsdag i måneden
• Styringsdokumentasjon som baseline for prosjektet
• Filer - alle relevante dokumenter og filer lagres

I tillegg finner du mye annen funksjonalitet som er valgfri å bruke. Hovedaktiviteten og dialogen i prosjekter skal skje i Microsoft teams. Alle prosjekter får et eget team der. Mange bruker Microsoft Planner integrert i Teams, og tekniske prosjektleveranser bruker også andre verktøy som GitLab.

På forsiden av Prosjektportalen finner du brukerveiledning for denne, og ellers:

• Malbibliotek med maler for viktige prosjektdokumenter
• ressurssenter for Prosjektportalen
• Digitaliseringsdirektoratet sin prosjektveiviser

4. Struktur og organisering

Digitaliseringsprosjekter ved UiB skal støtte opp under og være i tråd med mål og prinsipper i UiB sin digitaliseringsstrategi.

Arbeidet er organisert i tre tverrgående produktstyrer for:

• digitalt læringsmiljø
• digitale forskningstjenester
• digital administrasjon og formidling

Disse produktstyrene har ansvar for å prioritere innenfor det enkelte produktområdet og levere grunnlag for større beslutninger til Porteføljestyret. Porteføljestyret for digitalisering ved UiB (DigUiB) møtes jevnlig og har egne prioriteringsmøter for prosjekter ca. fire ganger i året. Styret består av avdelingsdirektørene i sentraladministrasjonen, to fakultetsdirektører og ledes av assisterende universitetsdirektør.

• Les mer om digitalisering og produktorganisering ved UiB.

5. Verktøy og tips

For å tilrettelegge for et vellykket prosjekt bør du som prosjektleder gjennomføre disse aktivitetene:

• interessentanalyse (danner grunnlag for kommunikasjonsplan og kommunikasjonstiltak)
• risikovurdering
• gevinstanalyse

I tillegg til PRINCE2 og PRINCE2Agile, finnes det flere andre metoder og verktøy som kan gi både innsikt og bidra til konkrete leveranser i prosjektet ditt. For ulike produktområder og digitaliseringsprosjekter brukes for eksempel DevOps, ITSM og rammeverket ITIL, Lean, Agile og rammeverk som SCRUM, Kanban og Scrumban.

Det er mulig å be om støtte og fasilitator til gjennomføring av ulike typer verksted/arbeidsøkter ved å bruke skjemaet i punkt 3. Her er mer informasjon om noen av metodene/verktøyene du kan be om assistanse til.