Digitalisering ved UiB
UiB arbeider aktivt med digitalisering for kvalitet, effektivitet og fornyelse i administrativ og fagnær virksomhet. På denne siden får du en oversikt over organisering, prioritering og metodikk knyttet til digitaliseringsarbeidet ved UiB.
Strategi og organisering
UiB har vedtatt hovedprioriteringer og hovedprinsipper for digitalisering gjennom UiBs strategi Hav Liv Samfunn (2016-2022) og UiBs digitaliseringsstrategi. Alle større prosjekter prioriteres etter hvordan de støtter opp om disse to strategiene.
Prosjekter prioriteres og tildeles ressurser etter behandling i Porteføljestyret for digitalisering ved UiB (DigUiB). Porteføljestyret består av avdelingsdirektørene i sentraladministrasjonen samt to fakultetsdirektører og ledes av assisterende universitetsdirektør. Porteføljestyret møtes månedlig, og har prioriteringsmøter for nye prosjekter ca. to ganger i semesteret.
Se møteplan for 2020 i faktaboksen.
Programdirektør for digitalisering og systemkoordinator for administrative systemer fungerer som sekretariat for Porteføljestyret.
Metodikk og støttefunksjoner
Alle prosjekter styres etter prosjektmetodikken Prosjektveiviseren, Difis anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Metodikken skal være et sentralt virkemiddel for ledelsen i arbeidet med å realisere virksomhetens mål, skal støtte prosjekteierne og deres rolle som bindeledd mellom linjeorganisasjon og prosjektet og prosjektlederne og deres ansvar for overordnet planlegging og gjennomføring av prosjektet.
UiB har opprettet en egen prosjektseksjon ved IT-avdelingen som har som særlig ansvar å følge opp denne metodikken i UiBs digitaliseringsprosjekter. Vi har også en egen prosjektportal der vi samler alle planer og dokumentasjon knyttet til våre prosjekter. Se brukerveiledning her. I tillegg er det opprettet en ressursgruppe for prosjektstøtte som kan bistå de enkelte prosjektene innenfor områdene prosjektstyring, risikostyring, prosessforbedring, gevinstanalyser, kommunikasjon- og interessenthåndtering.
Prosjektets liv fra idé til gjennomføring
De fleste prosjekter begynner med en prosjektidé. En avdeling kan selv bestemme seg for å konseptutrede en slik idé alene eller sammen med en andre interessenter i prosjektet. Det er avdelingsdirektør som bestemmer om en prosjektidé skal konseptutredes eller ikke. Konseptutredningen er ikke omfattende, men skal si noe om hvorfor behovet har oppstått, hvilke behov skal dekkes og hvilke endringer ønskes oppnådd etter at et eventuelt prosjektet er gjennomført. Konseptutredningen skal også peke på mulige alternativer for løsninger.
Når konseptutredningen er klar, skal den i behandling i Porteføljestyret. Dersom den blir godkjent der, går prosjektet videre i planleggingsfasen. Denne fasen skal sikre at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før en forplikter seg til en betydelig investering. Nå settes også prosjektorganisasjonen, prosjektet legger en overordnet plan for gjennomføring og utfører en gevinstanalyse. Arbeidet munner ut i et styringsdokument som brukes til å fatte beslutning om gjennomføring av prosjektet samt som styringsredskap i etterfølgende faser.
Når planleggingsfasen er over, skal prosjektet igjen opp i Porteføljestyret for endelig godkjenning før gjennomføringsfasen. I gjennomføringsfasen skal prosjektet levere produkter ved å gjennomføre faser i henhold til de planer og strategier som fremgår av styringsdokumentet. Når prosjektet har levert etter planen, skal det også sørge for en fornuftig overlevering til linjen i avslutningsfasen. I realiseringsfasen skal organisasjonen hente ut gevinster av prosjektet som er gjennomført.
UiBs digitaliseringsprosjekter
UiB har til enhver tid en rekke digitaliseringsprosjekter, innen rene administrative felt eller innen fagnær forskning, utdanning eller formidling. Har du behov for mer informasjon, kan du henvende deg til systemkoordinator Ernst Pedersen.
Noen av de største programmene og prosjektene er:
UiB læringslab er et program som arbeider med prosjekter knyttet opp mot undervisning, vurdering og formidling.
BOTT-samarbeidet har tre store, nasjonale prosjekter knyttet til anskaffelse av nytt system for lønn og HR, sak/arkiv, samt for fellesløsning for identitets- og tilgangsstyring (IAM) i UH-sektoren.
Prosjekt Tjenesteutvikling er en oppfølging av Nygårdsgaten 5-prosjektet og skal sikre at sentraladministrasjonen ved Universitetet i Bergen tilbyr fremtidsrettede tjenester i et fleksibelt bygg. En rekke av UiBs digitaliseringsprosjekter støtter opp om/får støtte gjennom dette arbeidet.