ACOS WebSak: Nytt saksbehandlings- og arkivsystem ved UiB
Våren 2026 har UiB tatt i bruk det nye saksbehandlings- og arkivsystemet ACOS WebSak. Her kan du lese om prosjektet og om overgangen fra Elements til WebSak.
Hovedinnhold
UiB har anskaffet et nytt saksbehandlings- og arkivsystem, ACOS WebSak, som skal erstatte Elements. Systemet ble tatt i bruk 23. mars 2026. WebSak ble valgt fordi det tilbyr god støtte til saksbehandling og gode integrasjonsmuligheter med andre systemer, blant annet gjennom en ny skjemaløsning.
Målsettingen er at alle ansatte skal få bedre støtte i sine arbeidsprosesser, samtidig som at vi ivaretar god informasjonsforvaltning ved UiB.
Informasjon og opplæringsmateriell
Logg på WebSak: uib.acossky.no/saksbehandling
Ansatte som ikke har en brukerkonto i WebSak, kan bestille rettigheten «WebSak - Bli registrert med bruker» i UiBtilgang (tilgang.uib.no).
Dersom en person som ikke er ansatt, trenger tilgang, kan nærmeste leder melde fra om behovet i UiBhjelp. Da vil personen få mulighet til å bestille rettigheten «WebSak - Bli registrert med bruker» i UiBtilgang (tilgang.uib.no).
Send inn dette skjemaet for å få WebSak for Outlook.
Send inn dette skjemaet på for å få tilgang til ACOS Akademiet. Du logger deretter på her.
WebSaks hjelpesider - leverandørens egne veiledninger
Kunnskapsartikler i UiBhjelp - veiledninger skreddersydd for UiB-brukere
Brukerstøtte - spørsmål kan stilles i UiBhjelp, på chat eller telefon
Funksjonalitet i ACOS WebSak
ACOS WebSak tilbyr støtte til saksbehandling gjennom en egen skjemaløsning, Interact+, hvor søknader tas imot. Denne løsningen erstatter Digiforms.
Det blir mulighet for å sette opp saksbehandlingsprosesser med "steg for steg"-veiledning og standardtekster. Oppsett av prosesser vil bli et kontinuerlig utviklingsarbeid de neste årene.
Kobling til Office-pakken og Teams gjør det enklere enn tidligere å samskrive og arkivere relevant dokumentasjon.
Målet er å kunne integrere systemet med relevante fagsystem som FS, DFØ-SAP, Jobbnorge og TOPdesk, slik at vi kan hente og skrive tilbake data.
Opplæring
Under finner du lenker til alle opplæringsaktiviteter som er planlagt i WebSak.
Kurs utvalgsmodul - publisering av møtedokumenter på eInnsyn
Vi må dessverre skyve på møtet for utvalgssekretærer som var satt opp tirsdag 14. mars klokken 10.00 til 11.30. Ny dato blir torsdag 23. april
I tillegg til gjennomgang av utvalgsmodulen vil vi også gå gjennom publisering på eInnsyn.
Opplæring for ledere
Opplæring av faglig ledelse ved fakultetene gjennomføres i størst mulig grad av superkollegaene lokalt. Prosjektledelsen vil bistå med relevant opplæringsmateriell.
Møte+ og Møteportal+
Logg på Møte+ Websak sin modul for administrering av møter.
Kunnskapsartikler i UiBhjelp Her finner du informasjon om hvordan du oppretter et styre, råd eller utvalg og hvordan du som saksbehandler skriver og registerer saker.
Møteportal+ er Websak sin modul for møteavvikling og brukes av medlemmer i styrer, råd og utvalg.
Ofte stilte spørsmål
Signaturen kommer ikke med i brevet
Flettefeltet ligger i dokumentet, men det er tomt og derfor vanskelig for saksbehandler å se. Flere har opplevd at de har slettet dette ved uhell, og signaturene kommer da ikke med etter at leder har godkjent. Vi har gjort noen grep for å gjøre dette feltet litt mer synlig for folk.
Det er også viktig å være klar over at signaturer ikke blir flettet inn før etter at dokumentet har vært til godkjenning. Dersom dokumentet ikke skal sendes til godkjenning, har vi ikke mulighet til å få flettet inn navn. Så i de tilfellene må saksbehandler fylle inn navn manuelt.
Det er stillingstittel som flettes inn under navnet. For å endre dette må man først gjøre bokmerker i Word synlig, og så slette dem.
Jeg har ikke de tilgangene jeg trenger
Vi får mange henvendelser om tilgangsstyring. Det har vært utfordrende å få på plass alle tilganger nå i oppstartsfasen. Som hovedregel har alle tilgang til alle saker på personnivå, men dersom man skal se alle saker av en viss type (f.eks PT, SX etc.) på hele avdelingen sin eller hele UiB, må man søke om tilgang. Vi anbefaler alle å lese mer om tilgangsstyring her. Her er det også forklart hvordan dere søker om tilgang.
Alle brukere kan se en oversikt over egne tilganger. Ledere kan se oversikter som viser tilganger ved deres enhet(er). Se denne kunnskapsartikkelen.
Jeg har fått fordelerrolle men får ikke opp noen dokumenter å fordele
Det er en utfordring at de som har fordelerrolle ikke får opp i kurven «til fordeling» de dokumentene de ikke har tilgang til, dette er det kun leder ved enheten som får. Vi jobber med å løse dette, men i mellomtiden vil dette søket kunne vise alle sakene som ligger til fordeling ved en enhet (og eventuelle underenheter)
Feil i forhåndsvisning av dokumenter
Dette er en feil som oppstod de første dagene, denne ble meldt inn i kundeportalen til ACOS og skal nå være løst.
Hjemmel/paragrafer oversettes ikke til engelsk
Hjemmel/paragraf for unntak fra innsyn blir ikke oversatt. Den vanligste unntakshjemmelen kan man velge på engelsk. Er det behov for flere, gi beskjed til brukerstøtten.
Får ikke trekke inn e-poster som inngående brev
Dokumenter/eposter man trekker inn blir automatisk N-notat med mindre man lager dokumentet/journalpost på forhånd. Hvis man da trekker inn epost i det dokumentet man har laget, kan man velge at det skal være inngående brev
Skjemaer feiler
Vi arbeider kontinuerlig med å oppdatere skjemaene, men vi opplever i noen tilfeller at disse feiler. Vi ber om at slike innspill meldes til skjemafeil@uib.no
Hvorfor kan jeg ikke se samlemapper for studenter eller for ansatte
For å se samlemapper for studenter eller ansatte må du søke om tilgang til henholdsvis S eller P for hele UiB.
