ACOS WebSak: Nytt saksbehandlings- og arkivsystem ved UiB

• Høsten 2025 vil prosjektet konfigurere systemet og tilpasse det til vår bruk.  

• Tidlig vår 2026 vil opplæring bli gjennomført for saksbehandlere, ledere, møtesekretærer og andre. 

• Mars 2026 blir systemet satt i drift.

ACOS WebSak tilbyr støtte til saksbehandling gjennom en egen skjemaløsning, Interact+, hvor søknader tas imot. Denne løsningen erstatter Digiforms. 

Prosjektet vil frem mot innføringen sette opp tre prosesser med "steg for steg"-veiledning og standardtekster i samarbeid med leverandøren. Oppsett av ytterligere prosesser vil bli et kontinuerlig utviklingsarbeid de neste årene.  

Kobling til Office-pakken og Teams gjør det enklere enn tidligere å samskrive og arkivere relevant dokumentasjon. 

Målet er å kunne integrere systemet med relevante fagsystem som FS, DFØ-SAP, Jobbnorge og TOPdesk, slik at vi kan hente og skrive tilbake data.  

Vi har to hovedgrupper av brukere i dag. Det er erfarne Elementsbrukere som vi antar at raskt vil bli operative i WebSak, så har vi en del ansatte som ikke tidligere har brukt Elements i særlig grad. For begge grupper må vi identifisere behov, forventninger og eventuelle hindringer for å ta i bruk det nye systemet. I tillegg har vi spesifikke behov for opplæring av alle type ledere, samt utvalgssekretærer og dokumentasjonsforvaltere.  

Målet med opplæringen er følgende:

• Erfarne Elementsbrukere skal bli raskt operative i WebSak og enkelt finne frem til den hjelpen de trenger dersom de står fast
• Vi ønsker større dokumentfangst i alle enheter
• Avdelinger/brukere som ikke har brukt Elements tidligere skal forstå verdien av å bruke et saksbehandlings- og arkivsystem

Oversikt over opplæringsaktiviteter:

Foto/ill.:

Ingrid Christensen

Denne høsten har vi prioritert å arbeide med oppsettet av WebSak slik at vi har best mulig utgangspunkt når vi skal ta det nye systemet i bruk. 

• Vi vil rydde i Elements så mye vi rekker innen overgangen til WebSak 
• Vi er i dialog med Arkivverket og leverandørene, Sikri og ACOS, om produsering og avlevering av arkivuttrekk av Elements-basen. 
• Vi skal ha et skarpt periodeskille når vi går over fra Elements til WebSak
• Elements-basen vi har i dag blir en historisk base som fremdeles vil være tilgjengelig for å søke frem saker i, men den vil være stengt for endringer. 
• Skal man fortsette å jobbe med en sak, må det opprettes en ny sak i WebSak hvor saksbehandlingen kan fortsette.
• Ved overgangen vil saker som er prioritert holdt åpent i Elements bli kopiert over til WebSak med lenke til den opprinnelige saken i Elements. Alle saker fra Elements vil kunne søkes opp i WebSak.