ACOS WebSak: Nytt saksbehandlings- og arkivsystem ved UiB
Våren 2026 tar UiB i bruk det nye saksbehandlings- og arkivsystemet ACOS WebSak. Her kan du lese om prosjektet og om overgangen fra Elements til WebSak.
Hovedinnhold
UiB har anskaffet et nytt saksbehandlings- og arkivsystem, ACOS WebSak, som skal erstatte Elements. Systemet tas i bruk 23. mars 2026. Det blir nedetid i Elements fredag 20. mars for å forberede overgangen. WebSak ble valgt fordi det tilbyr god støtte til saksbehandling og gode integrasjonsmuligheter med andre systemer, blant annet gjennom en ny skjemaløsning.
Målsettingen er at alle ansatte skal få bedre støtte i sine arbeidsprosesser, samtidig som at vi ivaretar god informasjonsforvaltning ved UiB.
Informasjon og opplæringsmateriell
Logg på WebSak: uib.acossky.no/saksbehandling
Ansatte som ikke har en brukerkonto i WebSak, kan bestille rettigheten «WebSak - Bli registrert med bruker» i UiBtilgang (tilgang.uib.no).
Dersom en person som ikke er ansatt, trenger tilgang, kan nærmeste leder melde fra om behovet i UiBhjelp. Da vil personen få mulighet til å bestille rettigheten «WebSak - Bli registrert med bruker» i UiBtilgang (tilgang.uib.no).
Send inn dette skjemaet for å få WebSak for Outlook.
Send inn dette skjemaet på for å få tilgang til ACOS Akademiet. Du logger deretter på her.
WebSaks hjelpesider - leverandørens egne veiledninger
Kunnskapsartikler i UiBhjelp - veiledninger skreddersydd for UiB-brukere
Brukerstøtte - spørsmål kan stilles i UiBhjelp, på chat eller telefon
Funksjonalitet i ACOS WebSak
ACOS WebSak tilbyr støtte til saksbehandling gjennom en egen skjemaløsning, Interact+, hvor søknader tas imot. Denne løsningen erstatter Digiforms.
Det blir mulighet for å sette opp saksbehandlingsprosesser med "steg for steg"-veiledning og standardtekster. Oppsett av prosesser vil bli et kontinuerlig utviklingsarbeid de neste årene.
Kobling til Office-pakken og Teams gjør det enklere enn tidligere å samskrive og arkivere relevant dokumentasjon.
Målet er å kunne integrere systemet med relevante fagsystem som FS, DFØ-SAP, Jobbnorge og TOPdesk, slik at vi kan hente og skrive tilbake data.
Opplæring
Under finner du lenker til alle opplæringsaktiviteter som er planlagt i WebSak.
Opplæring for saksbehandlere
Denne oversikten viser alle fakultet og avdelinger sine tidspunkt for opplæring.
Uke 11
| Tidsrom | Mandag | Tirsdag | Onsdag | Torsdag | Fredag |
| 09.15–11.00 | NT/HF | Museet | MED | KA | SA |
| 11.15–13.00 | UB | ØKA | PSYK | FIA | IT/ØKA |
| 13.15–15.00 | SV | JUSS | EIA | HR/KMD |
Det vil holdes to opplæringsmøter i UKE 12 for de som ikke har anledning til å møte på opplæringen ved sin enhet. Disse avholdes:
Egen gjennomgang av bruk av samlemapper for studiesaker og personalsaker
Vi går over til samlemapper for studiesaker. Dette har vi hatt for personalsaker også i Elements, men vi ønsker å ta en gjennomgang med de som jobber innen disse feltene for å vise funksjonalitet og hva som er nytt:
Samlemappe for studiesaker mandag 16. mars klokken 09.00–09.30
Samlemapper for studiesaker | For ansatte | UiB
Samlemappe for personalsaker mandag 16. mars klokken 09.30–10.00
Samlemapper for personalsaker | For ansatte | UiB
Opplæring for utvalgssekretær
Det blir en digital opplæring i Møte+ og Møteportal+ for alle som er interessert i få sine møter, råd eller utvalg over til WebSak. Det kan være instituttråd, programstyrer, utdanningsutvalg, forskningsutvalg, forskerutdanningsutvalg etc. Her vil vi også gå gjennom publisering til eInnsyn.
Tid for opplæring av øvrige utvalgssekretærer blir tirsdag 14. april klokken 10.00–11.30:
Kurs utvalgsmodul - publisering av møtedokumenter på eInnsyn | For ansatte | UiB
Opplæring for ledere
Det blir satt opp et eget opplæringsmøte for ledere der vi tar en gjennomgang av godkjenningsoppgaver, fordele saker, sette opp stedfortreder og gjennomgang av funksjonalitet i den nye visningen for styringsdata.
Opplæring av faglig ledelse ved fakultetene gjennomføres i størst mulig grad av superkollegaene lokalt. Prosjektledelsen vil bistå med relevant opplæringsmateriell.
Overgang til ACOS WebSak
Elements vil være utilgjengelig 20. mars. Fra 23. mars vil det igjen være tilgjengelig, men være låst for endringer.
Se presentasjon som ble gitt under orienteringsmøtet om WebSak i februar 2026.
Videreføring av saker i WebSak
Skal man fortsette å jobbe med en sak, må det opprettes ny sak i WebSak med referanse til saken i Elements. (Veiledning kommer.)
For noen saker i Elements vil det automatisk bli opprettet en sak i WebSak hvor man fortsetter saksbehandlingen. Det gjelder
personalmapper for alle ansatte
rekrutteringssaker som ikke er ferdigstilt i Elements
ph.d.-saker som ikke er ferdigstilt i Elements
saker med eksamensoppgaver og sensorveiledninger som ikke er ferdigstilt i Element
For at disse sakene skal opprettes automatisk, er det en forutsetning at saker av denne typen i Elements som faktisk er ferdigbehandlet, også er ferdigstilt.
Når for eksempel ikke tilretteleggingssaker er med blant sakene ovenfor, er dette fordi disse primært opprettes automatisk via skjemaløsninger.
Om Elements-basen og hva ledere og saksbehandlere bør gjøre frem mot overgangen
Dagens arkiv i Elements vil fortsette å være tilgjengelig også etter innføringen av WebSak, men uten mulighet for å gjøre endringer. Det vil ikke være mulig å jobbe med dokumenter som ligger under arbeid, legge inn nye journalposter eller redigere i eksisterende journalposter, men en vil kunne bruke saksbehandler- og ledersøk som vanlig for å få en oversikt over restanser m.m. Etter noen uker vil dagens arkiv i Elements bli tilgjengeliggjort i WebSak i stedet.
Tilganger i Elements vil bestå, også etter at arkivet er flyttet over til WebSak.
Før arkivet i Elements fryses 20. mars, er derfor følgende viktig:
Ferdigstill eller be om sletting av reserverte journalposter i søket «Under arbeid»
Fullfør godkjenningsoppgaver. Sjekk søket «Dokumenter til godkjenning» under «Arbeidsflyt» i venstremenyen (les her hvordan du godkjenner)
Ekspeder alle utgående brev innen 20. mars. Sjekk saksbehandlersøket «Til ekspedering» i venstremenyen. (Se denne videoen om hvordan du ekspederer.)
Sjekk inn eventuelle utsjekkede dokumenter. Se saksbehandlersøket «Utsjekkede dokumenter» i venstremenyen. (Les her hvordan du sjekker inn et dokument.)
Ferdigstill saker som faktisk er ferdigbehandlet. De som er under arbeid, lar du stå. Sjekk saksbehandlersøket «Mine aktive saksmapper» i venstremenyen. (Les her hvordan du ferdigstiller en sak.) – Dette gjelder særlig sakstyper som skal skal videreføres i WebSak automatisk, se avsnittet «Overgang til ACOS WebSak».
Fristen for signeringsoppdrag i Elements vil gradvis reduseres frem mot 20. mars slik at ingen signeringsoppdrag er åpne ved overgangen.
Trenger du hjelp til noe av dette, så ta kontakt med brukerstøtten for saksbehandling og arkiv i UiBhjelp, på chat eller på telefon. Se uib.no/dok for kontaktinformasjon. For informasjon om prosjektet, kontakt prosjektleder Ingrid Christensen.
