Representasjon og bevertning

Representasjonsutgifter er i henhold til Statens personalhåndbok utgifter til lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner etc. og der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

Det er personer som har budsjettdisponeringsmyndighet som avgjør om et arrangement er å anse som representasjon og om utgifter til arrangementet skal dekkes av UiB.

Det er fastsatt følgende maksimalsatser med virkning fra 1. januar 2024:

• Lunsj/middag: Inntil kr. 1 622,- pr person,
• Enklere lunsj/mottakelse: Inntil kr. 597,- pr person.
• Satsene kan økes med inntil 30% ved arrangement der utenlandske gjester  er til stede. Statens satser utenlands
• Person med delegert budsjettdisponeringsmyndighet avgjør når forhøyet sats kan benyttes. Dette må dokumenteres og legges ved faktura i Unit4.

Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, konsert eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder utgifter til blomster, garderobeavgift mm.

Før arrangementet finner sted må det dokumenteres i hvilken anledning arrangementet skal holdes, for hvilken gruppe eller personer. Dette må være på plass før betaling/refusjon av utlegg. Utgifter til alkohol kan dekkes av fakultet/enhet som del av regningen ved representasjon. Det er ved slike arrangement anledning til å dekke en moderat mengde alkohol.

Mer informasjon og regler knyttet til representasjon, se Statens personalhåndbok punkt 10.11.1. For representasjon i utlandet se Statens personalhåndbok punkt 10.11.1.3

NB: Det skal som hovedregel ikke utbetales tips for statens regning.

Bevertning (servering) er i henhold til Statens personalhåndbok godtgjøring til mat og drikke ved møter, konferanser og seminarer. Beverting kan gis ved møter hvor andre enn UiBs ansatte deltar, ved møter i styrer, råd og utvalg eller ved konferanser, avslutning av større prosjekt o.l.

Enkel servering kan også gis i forbindelse med interne møter. Dette skal som hovedregel avgrenses til møter av en viss varighet som gjennomføres i lunsjtid og med deltakelse fra flere enheter. Slik bevertning skal alltid godkjennes av person med budsjettdisponerings-myndighet.

Det er fastsatt følgende beløpsgrenser pr person fra 1. januar 2024:

• Arrangement under 3 timer, innenfor ordinær arbeidstid: Inntil kr 224,- pr deltaker.
• Arrangement på 3 timer eller mer, og ev ut over ordinær arbeidstid: Inntil kr. 507,- pr deltaker.
• Lengre arrangement der det er nødvendig med to serveringer: Inntil kr 740,- pr deltaker.
• Dersom det av praktiske grunner ikke er mulig å innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, slik at annen restaurant/cafe må benyttes, kan satsene ovenfor økes med inntil 50%.

Det er også her person med delegert budsjettmyndighet som vurderer om beløpsgrensen kan økes til maksimumssatsene for representasjon. Dette må dokumenteres og legges ved faktura i Unit4.

Mer informasjon og regler knyttet til bevertning, se Statens personalhåndbok punkt 10.11.3.

NB: Det skal som hovelregel ikke utbetales tips for statens regning.

Når du skal bestille bevertning eller representasjon, ta kontakt med innkjøper (bestiller) ved din enhet. Bevertning skal bestilles fra en av UiBs rammeavtaleleverandører. Se avtaleportalen for oversikt, eller spør din innkjøper.

Legg ved følgende informasjon når du tar kontakt med bestilleren:

• Navn på leverandør / sted for representasjon
• Utenlandsk leverandør? Ja/Nei
• Hva som skal kjøpes?
• Beløp (eks mva)
• Leveringsadresse ved bestilling av bevertning.
• Leveringstidspunkt
• Stedkode
• Analysenummer eller prosjektnummer
• Evt referanse til tilbud dersom dette er innhentet. Legg evt ved tilbud fra leverandør.

Representasjon

• 7351 Representasjon i hht Statens personalhåndbok - Benyttes til representasjon med eksterne deltakere, jfr. Statens personalhåndbok kapittel 10.11 om representasjon. Det skal vedlegges skriftlig dokumentasjon på vurdering og godkjenning av arrangementet som representasjon av en person med budsjettdisponeringsmyndighet. I vurderingen skal det fremgå anledning for arrangementet og hvilke gruppe eller personer som er deltakere. Benyttes forhøyet sats skal vurdering og begrunnelse for dette fremgå av dokumentasjonen. Navn på alle deltakere SKAL oppgis i Unit4.

Bevertning

• 5998 Andre personalkostander - Bespisning på sosiale arrangementer for ansatte 
• 6861 Servering ved møter- Bespisning på møter, kurs mv.
• 6881 Servering kurs og seminar, eksterne deltakere - Mat og drikke i forbindelse med arrangert kurs og seminarer for eksterne deltakere.