Forberede betaling til gjest

Denne informasjonen gjelder gjester som utelukkende krever kostnadsrefusjon. Dersom gjesten også skal motta honorar, bruk fane for honorar.

Alle kostnader må avklares med budsjettansvarlig før prosessen igangsettes. Gjør en vurdering om reisen er nødvendig eller kan løses ved digital tilstedeværelse.

UiB benytter “Betalmeg”, som er en selvbetjeningsløsning i DFØ der eksterne kan sende inn reiseregninger og utgiftsrefusjoner.

Gjør følgende vurderinger:

• Hvilke reisekostnader skal dekkes for gjesten?
• Dekkes både reise og opphold?
• Dekkes måltider? I så fall foretrekkes å registrere per diem i DFØ framfor refusjon av kvittering.
• Er det satt et maksimum budsjett for reisekostnadene? Billigste alternativer og kollektiv transport bør benyttes om mulig.

Slik er prosessen:

1. Instituttet sender ut dette informasjonsbrevet til gjesten. (Norsk og engelsk mal som du kan tilpasse og sette inn i e-post.)
2. Meld inn gjesten i dette skjemaet. (Ved noen institutter er det administrasjonen som gjør dette. Sjekk med instituttadministrasjonen hvis du er i tvil om praksis.)
3. Sak i UiBhjelp blir opprettet med informasjonen fra skjemaet. Saken mottas av operatør på Seksjon for lønn.
4. Seksjon for lønn sender gjesten en e-post med skjema for innhenting av person- og bankopplysninger.
5. Seksjon for lønn mottar utfylt skjema fra gjest, oppretter tilgang til portal for ikke-ansatte (Betalmeg) og sender e-post med veiledning til pålogging og registrering av reiseregning.

NB: Trenger du å endre informasjon gitt i skjemaet oppdaterer du saken i UiBhjelp på vanlig måte. Ikke send inn et nytt skjema.

Har du en gjest som skal motta honorar, henvend deg til din kontaktperson ved fakultet/institutt. Det er egne ansatte ved instituttet som har myndighet til å bestille kontrakt.

Reise og refusjon

Dersom gjesten også skal kunne legge inn reiseregning eller kreve utgiftsrefusjon, trenger man ikke bestille tilgang i Betalmeg i tillegg. Når gjesten er registrert som mottaker av honorar, vil gjesten automatisk få tilgang til portal for ikke-ansatte (Betalmeg).

Denne informasjonen gjelder ikke ved stipend til UiB-ansatte. Se her for informasjon om stipender til UiB-ansatte.

Alle kostnader må avklares med budsjettansvarlig før prosessen igangsettes.

For å utbetale stipend, må det foreligge et invitasjonsbrev/tildelingsbrev som inneholder følgende informasjon:

• Navn på gjesten
• Stipendbeløp, fordelt på estimert tidsrom
  • Husleiekostnader
  • Reisekostnad
  • Andre levekostnader
• Kontering (koststed /delprosjekt)

Brevet må være signert av person med budsjettdisponeringsmyndighet på koststedet. Bruk denne malen for invitasjons-/tildelingsbrevet.

Det er skatteetaten som avgjør om stipendet er trekkfritt/trekkpliktig basert på utdanningsprogram, stipendets totalbeløp og tidsrom. Gjesten må henvende seg på skattekontoret for D-nummer og skattekort så snart som mulig etter ankomst. Bestill time på skatteetatens sider. 

Oppholdsstipend: 

Bachelor- og masterstudenter kan få utbetalt stipend inntil et fastsatt beløp uten å måtte betale skatt av det. Utover masternivå kan deler av stipendet som dekker reise og husleie, betales ut skattefritt.

Slik er prosessen:

1. Instituttet melder inn gjesten i dette skjemaet. (Ved noen institutter er det administrasjonen som gjør dette. Sjekk med instituttadministrasjonen hvis du er i tvil om praksis.) 
2. Ny sak i UiBhjelp blir opprettet med informasjonen fra skjemaet. Saken mottas av operatør for instituttet/enheten.
3. Gjesten får tilsendt en e-post fra operatør med skjema for personinformasjon.
4. Økonom på institutt/enhet sammenstiller stipendet opp mot kvitteringer og utbetaling. Merk at sammenstillingen må være anvist av budsjettdisponeringsmyndighet før den sendes inn. 
5. Seksjon for lønn mottar utfylt skjema for gjest og sørger for utbetaling.

NB: Trenger du å endre informasjon gitt i skjemaet oppdaterer du saken i UiBhjelp på vanlig måte. Ikke send inn et nytt skjema.