Forbedring av HR-prosesser

Prosjektet «Forbedring av HR-prosesser» vil bidra til at HR-prosesser og tjenester ved UiB fremstår som del av en helhetlig administrasjon og forberede organisasjonen og HR-medarbeiderne på innføring av nye systemer.

Hovedinnhold

Prosjektet ble etablert i samarbeid mellom fakultetene og HR-avdelingen i 2021 med målsetting om å:

Støtte opp om å «Utvikle en helhetlig arbeidsgiverpolitikk og -praksis», som er et omtalt virkemiddel i UiBs strategi 2019-2022 for å jobbe mest mulig likt og ensrettet på det administrative området og bidra til lik behandling og oppfølging av ansatte uavhengig av arbeidssted.
Undersøke muligheter digitalisering gir for effektivisering og forbedring av administrative støttefunksjoner og verktøy innen HR-feltet.
Forberede organisasjonen og HR-medarbeiderne på innføring av nye systemer.

Prosjektet kombinerer prosessforbedringsmetodikk Google Design Sprint, som sikrer brukerfokus og -involvering. For hver prosess etableres det sprintgrupper med representanter fra fakultet/avdelinger.

Det er etablert en oversikt over HR-prosesser som grunnlag for prioritering, der fakultet/avdelinger har spilt inn HR-prosesser som er særlig viktige (oversikten vil videreutvikles i prosjektperioden).

Prosesser prosjektet har jobbet med

Forlengelse av postdoktorer

Tiltak og virkemidler:

Felles informasjon for postdoktor og digitalt søkeskjema (Medarbeiderhåndboken)
Felles rutinebeskrivelse for HR-medarbeider og verktøy for beregning (uib.no)

Sprintgruppe

Maria Svåsand, MN
Asbjørn Sæther, HF
Julie Hansen, MED
Anita Hadziavdic Garden, jUSS/HR
Pernille Andersen Hole, SV

2.5.5 nr. 3 Lønnsvurdering før 12. måneders ansettelse

Tiltak og virkemidler

Rutiner for nyansatte, gjennomført innen 12. måneder (Lederhåndbok)
Felles rutine for gjennomføring av 2.5.5 nr. 3 - 12 månedersvurdering (Ansattsider)
Brukerveiledning for ansattlister i Innsikt (rutinebeskrivelse på Ansattsider)
Felles maler for svarbrev (ePhorte)

Sprintgruppe

Bjørn Arild Petersen, SV
Anette Bynes D'Arcy, MN
Arve Sennesvik, HF
Evelyn Ravnstad, MED
Mona Grindheim Matre, HR

Opprykk til professor

Tiltak og virkemidler

Felles inngang til søknad om kompetanseopprykk og generell informasjon om prosessen (uib.no)
Utarbeiding av felles maler
Etablering av administrativ nettverk/spesialistgruppe

Sprintgruppe

Karoline Skudal Christiansen, MN
Asbjørn Sæther, HF
Bjørn Arild Petersen, SV
Kamila Cholti, KMD/HR
Ove Chr. Borge, PSYFA

Forlengelse av stipendiater

Tiltak og virkemidler

Felles informasjon for stipendiat og digitalt søkeskjema (Medarbeiderhåndboken)
Felles rutinebeskrivelse for HR-medarbeider og verktøy for beregning (uib.no)

Sprintgruppe

Asbjørn Sæther, HF
Anita Hadziavdic Garden, HR
Julie Hansen, MED
Anette Bynes D’Arcy, MN

Onboarding av utenlandske ansatte

(Utenlandske ansatte som starter arbeid i Norge)

Tiltak og virkemidler

Felles maler for tilbudsbrev, tilgjengelig i ePhorte
Sjekkliste: Onboarding av utenlandske ansatte (uib.no)

Sprintgruppe

Kari Lid Skodje, PSYFA
Tommy Aleksander Buene Kvarven, HF
Hanne Elisabeth Cappelen, SV
Ingvild Vandeskog Wallacher, MED
Maria Svåsand, MN
Jill Anette Opsahl, HR
Ann Lisbeth Sætre Garnes, ØKA
Ingrid A. Ødegaard, HR

Fremdriftsplan

Januar-juni 2022

Sprintgrupper utvikler tiltak og virkemidler for prosessene: Forlengelse av stipendiater, Opprykk til professor, Onboarding av utenlandske ansatte
Informasjon i organisasjon om utviklede tiltak/virkemidler

August-desember 2022