Onboarding
Sjekkliste for onboarding av utenlandske ansatte
Hjelpemiddel for pre-boarding og onboarding til bruk for deg som nyansatt internasjonal medarbeider, HR-medarbeider, leder, og annet administrativt personnel.
Foto/ill.:
Colourbox
Hovedinnhold
Deg som nyansatt
Klikk her for sjekkliste i PDF (engelsk).
Forberedelser før ankomst til Norge
| • Les nøye gjennom tilbudsbrevet, signer og returner. |
| • Fyll ut "Acceptance and information" form og send til HR sammen med en kopi av pass og HTA-skjema. |
| • Ikke-EU/EEA: Søk visum for deg og eventuelt familie. |
| • Finn bolig gjennom UiB gjestebolig eller i det private markedet. |
| • Permanente ansatte kan få dekket flyttekostnader, les mer om vilkår og betingelser. |
Forberedelser før første arbeidsdag
| • Signer arbeidsavtale når denne er mottatt og returner. |
| • Registrer deg hos norske myndigheter hos Servicesenter for utenlandske arbeidstakere (SUA). |
| • Ikke-EU/EEA: Så snart du mottar ditt norske identitetsnummer må du: 1. Bli en elektronisk bruker 2. Søke om skattekort |
Oppfølging de første 6 månedene
| • Når du har fått ditt norske identitetsnummer: ¤ Informer seksjon for lønn om ditt norske identitetsnummer via post@lønnskontoret.uib.no ¤ Åpne norsk bankkonto og informer seksjon for lønn om nytt bankkontonummer |
| • Oppdater "Mine opplysninger" i selvbetjeningsportalen. |
| • Meld deg på norskkurs ved UiB. |
| • Meld deg på introduksjonskursene for nyansatte internasjonale medarbeidere ved Internasjonalt senter. |
Deg som HR-medarbeider
Klikk her for sjekkliste i word-format.
Forberedelser før ankomst til Norge
| • Velg riktig mal for tilbudsbrev i ePhorte. |
| • Bruk funksjonen "Be om filer" i OneDrive (brukerveiledning) for å motta "Acceptance and information form" og HTA-skjema. |
| • For ikke-EU/EØS borgere, fyll ut og send UDI skjema "offer of employment". |
| • For EU/EØS borgere, signer og send "employment certificate for EEA/EFTA nationals" skjema. |
| • Lagre all nødvendig dokumentasjon fra den nyansatte i personalmappe i ePhorte: ¤ "Acceptance and information form" ¤ CV og søknad ¤ Kopi av pass ¤ Oppholdstillatelse for borgere utenfor EU/EØS |
Forberedelser før første arbeidsdag
| • Avklare endelig startdato med enhet/fakultet og den nyansatte. For ansatte som trenger oppholdstillatelse for arbeid kan ikke startdato settes før denne er innvilget. |
| • Send arbeidsavtale til den nyansatte med korrekt startdato. |
| • Meld inn til seksjon for lønn via Melding om lønn for utenlandsk arbeidstaker som n-notat i ePhorte. |
Oppfølging de første 6 månedene
| • Gi støtte til den nyansatte og til leder med personalansvar. |
| • Ny informasjon som endring av bankkontonummer, norsk adresse, identifikasjonsnummer og/eller telefonnummer må bli sendt som N-notat i ePhorte til seksjon for lønn. |
Se HR Ressursbank for mer informasjon.
Deg som leder
Forberedelser før ankomst til Norge
| • Finn viktig informasjon om onboarding i lederhåndboken, inkludert prosessbeskrivelsen. |
Forberedelser før første arbeidsdag
| • Start utarbeidelse av onboarding plan. |
| • Planlegg mottak av den nyansatte på første arbeidsdag. |
| • Bestill nødvendig utstyr og tilganger avhengig av stilling. |
| • Oppnevn fadder. |
Oppfølging de første 6 måneden
| • Avhold møter som skissert i onboarding plan. |
| • Sørg for at den nyansatte har: ¤ Registrert seg på SUA ¤ Blitt introdusert på arbeidsplassen og med kollegaer ¤ Meldt seg på introduksjonskurs for nyansatte internasjonale medarbeidere ¤ Meldt seg på norskkurs ¤ Blitt informert om fagforeninger ¤ Blitt introdusert for lokalt verneombud ¤ Meldt seg på brannvernkurs og førstehjelpskurs |
Deg som lønnsmedarbeider
Forberedelser før første arbeidsdag
Følgende dokumentasjon må være på plass i saken for å registrere den nyansatte:
| • N-notat - Melding om lønn for utenlandsk arbeidstaker |
| • Akseptskjema |
| • Signert arbeidsavtale |
| • Kopi av pass |
| • CV og søknad |
| • Kopi av oppholdstillatelse for borgere utenfor EU/EØS |
Nyttig
- Fullstendig sjekkliste.
- Informasjon om onboardingsprosessen finner du i onboarding av nyansatte (Lederhåndboken).
- Kontakt internasjonalt senter om du har spørsmål.
Foto/ill.:
Colourbox
