Hjem
Ansattsider
Onboarding

Sjekkliste: Onboarding av utenlandske ansatte

I denne sjekklisten vil du finne alle nødvendige stegene for deg som nyansatt internasjonal medarbeider, leder, HR og annet administrativ personel.

tre røde piler som viser flyt i onboarding for nye internasjonale ansatte, første pil: før ankomst, andre pil: første arbeidsdag og siste pil: oppfølging
Foto/ill.:
UiB

Hovedinnhold

Forberedelser før ankomst til Norge 

Deg som nyansatt

  • Les nøye gjennom tilbudsbrev om ny stilling.
  • Fyll ut "Acceptance and information form" og send til HR sammen med en kopi av pass og HTA-skjema. 
  • Finn informasjon om hvordan søke visum for deg og eventuelt familie. 
  • Finn bolig – lese mer om UiB gjestebolig (bestilling må gjøres av instituttet)
  • Dersom du får dekket flyttekostnader hent tre anbud fra registrerte flytteselskap. Se hvem som kan få dekket flyttekostnader her

Deg som HR-medarbeider

  • Velg riktig mal for tilbudsbrev i ePhorte 
  • Bruk "filesender" for å sende "Acceptance og information form" og HTA skjema.  Se brukermanual for kryptertsending her
  • For ikke-EU/EØS borgere, fyll ut og send UDI skjema "offer of employment
  • For EU/EØS borgere, signer og send "employment certificate for EEA/EFTA nationals" skjema
  • Lagre all nødvendig dokumentasjon fra den nyansatte i personalmappe i ePhorte: 
    • Acceptance and information form
    • CV og søknad
    • Kopi av pass
    • Oppholdstillatelse for borgere utenfor EU/EØS

Deg som leder

Forberedelser før første arbeidsdag 

For ansatte som trenger oppholdstillatelse for arbeid kan ikke startdato settes før denne er innvilget. 

Deg som nyansatt

Deg som HR-medarbeider

  • Avklare endelig startdato med enhet/fakultet og den nyansatte
  • Send arbeidsavtale til den nyansatte med korrekt dato
  • Ikke-EU/EØS borger må
    • søke om oppholdstillatelse for arbeid i Norge
    • gjennomgå id-kontroll hos politiet før de kan starte arbeid i Norge 
    • fremvise arbeidskontrakt med startdato til politiet
  • Meld inn til seksjon for lønn via  Melding om lønn for utenlandsk arbeidstaker som n-notat i ePhorte til seksjon for lønn

Deg som leder

  • Start utarbeidelse av onboarding plan
  • Planlegg mottak av den nyansatte på første arbeidsdag. 
  • Oppnevn fadder
  • Bestill nødvendig utstyr og tilganger avhengig av stilling

Seksjon for lønn

  • Registrer den nyansatte i HR/lønnssystemet når følgende nødvendig dokumentasjon er klar

 

Oppfølging de første 6 måneder

 

Deg som nyansatt

  • Når du har fått ditt norske identitetsnummer: 
    • må du informere seksjon for lønn om ditt norske identitetsnummer via post@lønnskontoret.uib.no
    • kan du åpne en norsk bankkonto
    • må du informere om endring i bankkontonummer. 
  • Oppdatere "Mine opplysninger" i selvbetjeningsportalen. 
  • Meld deg på norskkurs
  • Meld deg på introduksjonskursene for nyansatte internasjonale medarbeidere

Deg som HR-medarbeider

  • Gi støtte til den nyansatte og til leder med personalansvar 
  • Ny information som endring av bankkontonummer, norsk adresse, identifikasjonsnummer og/eller telefonnummer må bli sendt som N-notat i ePhorte til seksjon for lønn

Deg som leder