Hjem
Ansattsider
Onboarding

Sjekkliste for onboarding av utenlandske ansatte

Hjelpemiddel for pre-boarding og onboarding til bruk for deg som nyansatt internasjonal medarbeider, HR-medarbeider, leder, og annet administrativt personnel.

piler
Foto/ill.:
Colourbox

Hovedinnhold

Deg som nyansatt

Forberedelser før ankomst til Norge

• Les nøye gjennom tilbudsbrevet, signer og returner.
• Fyll ut "Acceptance and information" form og send til HR sammen med en kopi av pass og HTA-skjema. 
• Ikke-EU/EEA: Søk visum for deg og eventuelt familie. 
• Finn bolig gjennom UiB gjestebolig eller i det private markedet.
• Permanente ansatte kan få dekket flyttekostnader, les mer om vilkår og betingelser.

Forberedelser før første arbeidsdag

• Signer arbeidsavtale når denne er mottatt og returner.
Registrer deg hos norske myndigheter hos Servicesenter for utenlandske arbeidstakere (SUA).
• Ikke-EU/EEA: Så snart du mottar ditt norske identitetsnummer må du:
     1. Bli en elektronisk bruker
     2. Søke om skattekort

Oppfølging de første 6 månedene

• Når du har fått ditt norske identitetsnummer:
     ¤ Informer seksjon for lønn om ditt norske identitetsnummer via post@lønnskontoret.uib.no
     ¤ Åpne norsk bankkonto og informer seksjon for lønn om nytt bankkontonummer
• Oppdater "Mine opplysninger" i selvbetjeningsportalen
• Meld deg på norskkurs ved UiB.
• Meld deg på introduksjonskursene for nyansatte internasjonale medarbeidere ved Internasjonalt senter.

Deg som HR-medarbeider

Forberedelser før ankomst til Norge

• Velg riktig mal for tilbudsbrev i ePhorte.
• Bruk funksjonen "Be om filer" i OneDrive (brukerveiledning) for å motta "Acceptance and information form" og HTA-skjema.
• For ikke-EU/EØS borgere, fyll ut og send UDI skjema "offer of employment".
• For EU/EØS borgere, signer og send "employment certificate for EEA/EFTA nationals" skjema.
• Lagre all nødvendig dokumentasjon fra den nyansatte i personalmappe i ePhorte:
     ¤ "Acceptance and information form"
     ¤ CV og søknad
     ¤ Kopi av pass
     ¤ Oppholdstillatelse for borgere utenfor EU/EØS

Forberedelser før første arbeidsdag

• Avklare endelig startdato med enhet/fakultet og den nyansatte. For ansatte som trenger oppholdstillatelse for arbeid kan ikke startdato settes før denne er innvilget. 
• Send arbeidsavtale til den nyansatte med korrekt startdato.
• Meld inn til seksjon for lønn via Melding om lønn for utenlandsk arbeidstaker som n-notat i ePhorte.

Oppfølging de første 6 månedene

• Gi støtte til den nyansatte og til leder med personalansvar.
• Ny informasjon som endring av bankkontonummer, norsk adresse, identifikasjonsnummer og/eller telefonnummer må bli sendt som N-notat i ePhorte til seksjon for lønn.

Se HR Ressursbank for mer informasjon.

Deg som leder

Forberedelser før ankomst til Norge

• Finn viktig informasjon om onboarding i lederhåndboken, inkludert prosessbeskrivelsen.

Forberedelser før første arbeidsdag

• Start utarbeidelse av onboarding plan.
• Planlegg mottak av den nyansatte på første arbeidsdag. 
• Bestill nødvendig utstyr og tilganger avhengig av stilling.
• Oppnevn fadder.

Oppfølging de første 6 måneden

• Avhold møter som skissert i onboarding plan.
• Sørg for at den nyansatte har:
   ¤ Registrert seg på SUA
   ¤ Blitt introdusert på arbeidsplassen og med kollegaer
   ¤ Meldt seg på introduksjonskurs for nyansatte internasjonale medarbeidere
   ¤ Meldt seg på norskkurs
   ¤ Blitt informert om fagforeninger
   ¤ Blitt introdusert for lokalt verneombud
   ¤ Meldt seg på brannvernkurs og førstehjelpskurs

Deg som lønnsmedarbeider

Forberedelser før første arbeidsdag

Følgende dokumentasjon må være på plass i saken for å registrere den nyansatte:

• N-notat - Melding om lønn for utenlandsk arbeidstaker
• Akseptskjema
• Signert arbeidsavtale
• Kopi av pass
• CV og søknad
• Kopi av oppholdstillatelse for borgere utenfor EU/EØS