Lokal opplæring i IT-systemer
Vitenskapelig ansatte må forholde seg til et stort antall IT-systemer. Kan det å tilby opplæring lokalt være et tidsbesparende tiltak som gjør at flere får opplæring som er tilpasset de enkelte fagmiljøenes behov? At opplæringen skjer lokalt, vil si at den tilbys i regi av instituttene og i samarbeid med de systemansvarlige avdelingene ved UiB.
Hovedinnhold
Tiden vitenskapelig ansatte bruker på å prøve å lære seg stadig flere systemer og plattformer (Mitt UiB, Inspera, Leganto, EpN, Fagpersonweb, osv.) er et kjent problem. I tillegg til tiden som går tapt, skaper det irritasjon og svekket motivasjon.
Systemlandskap og frister er uoversiktlig for undervisere. Vi vet også at brukerveiledninger, brukerstøtte og opplæringstilbud oppleves som fragmentert, og at undervisere ønsker mest mulig hjelp tettest mulig på.
Ved UiB tilbys det kurs i alle systemene som undervisere må bruke. Det mest vanlige er at slike kurs arrangeres av de sentraladministrative avdelingene som forvalter de enkelte systemene.
Hvert semester arrangerer for eksempel Universitetsbiblioteket (UB) workshops for dem som ønsker veiledning i å opprette og/eller redigere litteraturlister i Leganto. På tilsvarende vis holder Studieavdelingen (SA) jevnlig kurs i eksamenssystemet Inspera og læringsplattformen Mitt UiB. Kursene er primært rettet mot vitenskapelig ansatte, men erfaringsmessig er det ofte relativt få som deltar.
Kortreiste kurs
To av pilotinstituttene i delprosjektet «FRAMtid» tester ut en annen måte å organisere opplæring i disse systemene på. Opplæringen gis fortsatt av de systemansvarlige avdelingene i fellesadministrasjonen, men det skjer i dialog og samarbeid med det enkelte institutt. I tillegg er det administrasjonen og/eller ledelsen ved instituttene selv som inviterer til kursene. Kursene arrangeres i instituttenes egne lokaler, gjerne på instituttenes faste møtetidspunkt, og med et format og innhold som er tilpasset det enkelte institutt.
Våren 2023 har Institutt for helse, miljø og likeverd (HEMIL) arrangert lokal opplæring i EpN og Leganto for de vitenskapelig ansatte på instituttet. Tilsvarende kurs i andre systemer er under planlegging.
Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) har arrangert to «arbeidsstuer» i Leganto for den vitenskapelige staben. De ønsker å arrangere flere slike korte og lokale opplæringsøkter om Mitt UiB og andre sentrale systemer som vitenskapelig ansatte må kunne bruke.
Erfaringene så langt
Begge pilotinstituttene er fornøyd med opplegget så langt. Samtidig som flere deltar når det er et lokalt opplæringstilbud, ser de at det fortsatt er en utfordring å få mange vitenskapelig ansatte til å stille. Selv om man har et behov for opplæring, kan terskelen ofte være høy for å delta. Det kan være mange grunner til det. Men både HEMIL og LLE ønsker å fortsette å teste ut varianter av lokal opplæring i ulike IT-systemer. Målet er å få flere til å delta og sørge for at opplæringen blir bedre tilpasset de enkelte fagmiljøenes behov.
Signe Nilssen, som er studieleder ved LLE, mener at lokale arbeidsstuer i IT-systemer minsker avstanden mellom dem som bruker systemene og de sentrale avdelingene som forvalter systemene:
De vitenskapelig ansatte får raske avklaringer på spørsmålene de har, og systemforvalterne får verdifull informasjon om hvordan de kan videreutvikle både opplæringsmateriell og system.
