Felles servicesenter

Felles servicesenter skal fungere som et enhetlig og ansvarlig kontaktpunkt mellom sentraladministrasjonen og brukerne (som både er den enkelte student og ansatte, og fagmedarbeidere på institutter og fakulteter). Felles servicesenter vil gi brukerne ett felles kontaktpunkt og fjerne tvil om hvor man skal henvende seg for å få informasjon eller hjelp fra sentraladministrasjonen. Det skal ikke være behov for å bli sendt fra avdeling til avdeling. Senteret skal formidle profesjonell service fra sentraladministrasjonen, med bl.a.

• Enhetlig servicenivå (svartider, oppfølgingsrutiner osv.)
• Kortere respons- og behandlingstider
• Bedre tilgjengelighet, uavhengig av enkeltpersoner eller varierende kontakttider

For de ansatte i sentraladministrasjonen vil senteret være et godt utgangspunkt for å gjøre informasjon og saksbehandling bedre og ta ut gevinster av dette. Bl.a. kan senteret bidra til å utvikle bedre informasjon, standardsvar på hyppige henvendelser, selvbetjening, automatisering av prosesser osv. Felles servicesenter vil også bli en samarbeidsarena for økt kunnskapsdeling og samarbeid mellom avdelingene som gjør det lettere å få løst saker på tvers.

Prosjektet skal gi et godt beslutningsgrunnlag for videre utvikling av administrative tjenester ved UiB.

Utvikling og bruk av tjenesteportalen UiBhjelp er kritisk for å oppnå disse målene. Tjenesteportalen er nettstedet til Felles servicesenter. Prosjektene Felles servicesenter og Tjenesteportalen UiBhjelp samarbeider tett.

Ideen om felles servicesenter ble utviklet gjennom en ukes design sprint i mai 2019 med deltakere fra ITA, ØKA, EIA, SA og Det medisinske fakultet. Sprinten ble fasilitert av Prosjekt tjenesteutvikling.

Felles servicesenter åpnet 7. oktober 2019 i 2.etg. Nygårdsgaten 5, og tok i bruk tjenesteportalen UiBhjelp 11. november.

Det ble etter hvert klart at fysisk "samsitting" i senteret ga lite utbytte for flere av avdelingene. Stenging av universitetsområdet grunnet korona (fra mars 2020) og flytting av avdelinger til Kalfarveien 31 (fra desember 2020) har også bidratt til at felles lokalisering er mindre aktuelt.

I stedet jobbes det videre med utvikling av felles og enhetlig service, for det meste gjennom tjenesteportalen UiBhjelp. Etter hvert som den blir tatt i bruk på flere felt og av større deler av administrasjonen, er det viktig å sikre at den framstår som enhetlig, at informasjon er lett å finne og bruke, samt at håndtering av henvendelsene er så effektiv og hensiktsmessig som mulig.

Arbeidet med dette grenser i stor grad til det arbeidet med innføring av tjenesteportalen UiBhjelp, og med den generelle tjenesteutviklingen i moderprosjektet UiB tjenesteutvikling.

Prosjektgruppen har disse medlemmene:

• Magne Bergland, IT-avdelingen (prosjektleder)
• Jon Steine, IT-avdelingen
• Laura Bangu, Økonomiavdelingen
• Ivar Stenersen, Økonomiavdelingen
• Martine Langaard, Studieavdelingen
• Nina Fox, Studieavdelingen
• Ørjan Leren, Det medisinske fakultet

Representanter for andre avdelinger blir koblet inn etter behov, der det er naturlig for prosjektarbeidet.