Registrer ny behandling i Draftit
Loven stiller strenge krav til behandling av personopplysninger. Universitetet i Bergen, i likhet med andre virksomheter, er derfor pålagt å holde oversikt over all slik behandling. UiB har valgt å bruke Draftit til dette formålet. Her finner du brukerveiledning.
Main content
Behandling av personopplysninger
Personopplysninger er all informasjon som kan knyttes til en enkeltperson. Eksempler kan være navn, adresse, telefonnummer, IP-adresse, bilnummer, fingeravtrykk, fødselsnummer. Behandling brukes som fellesbetegnelse på innsamling, lagring, sammenstilling og prosessering av data.
I Draftit kan du gjøre følgende:
- Opprette en personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
- Registrere og oppdatere en behandling av personopplysninger
Systemeiere har ansvar for å registrere behandlingene som skjer i sine systemer. Oppgaven med å registrere behandlinger i Draftit kan delegeres.
Hvordan logge inn?
Alternativ 1: Har du allerede har en bruker i Draftit, kan du logge inn via Draftit sin hjemmeside. Ønsker du å få opprettet en bruker, meld inn en sak via UiBhjelp til operatørgruppen: "UDIR- Personvern i adm. behandlinger (Draftit)".
Alternativ 2: De fleste brukere ved UiB vil møte Draftit ved at man blir bedt om å gjøre en registrering (opprette eller oppdatere en behandlingsaktivitet eller DPIA). Man mottar da en e-post med lenke til registreringen. Er du ny bruker sendes også en aktiveringse-post til deg for din nye brukerkonto. Du kan da opprette passord og logge inn i Records-modulen (for behandlinger) eller Privacy DPIA-modulen (for DPIA).
Hvordan opprette eller oppdatere en behandling?
Alternativ 1: Hvis du har mottatt en forespørsel per e-post, der du blir bedt om å registrere en behandling av personopplysninger, klikk på lenken i e-posten og følg stegene derfra. Har du ikke fått e-post, be om å få tilgang til en ny registrering ved å melde en sak via UiBhjelp.
Alternativ 2: Logg på Draftit og gå inn i Records-modulen. NB! Standardbrukere kan ikke opprette nye registreringer og må følge alternativ 1. Skjemaadministratorer kan velge "Ny registrering" i venstremenyen. Alle kan redigere ev. eksisterende registreringer. Velg "Oversikt" i venstremenyen og klikk inn på aktuell registrering. Merk at du må gjennom to steg for å redigere. Velg først "Vis og rediger" (se bilde 1) og deretter tannhjulet og "Rediger" (se bilde 2).
Bilde 1:
Bilde 2:
Som standardbruker kan man gjøre følgende:
- Logge inn i Records
- Se forespurte registreringer
- Redigere egne registreringer
- Se en oversikt over registreringene man er ansvarlig for
- Skrive ut rapport på de registreringene man er ansvarlig for
De som har et operativt ansvar ved enhetene for å registrere og oppdatere behandlinger får tilgang som skjemaadministrator. Da kan man i tillegg se alle registreringer som er gjort ved UiB.
Hvordan opprette en personvernkonsekvensvurdering (DPIA)?
Alternativ 1: Hvis du har mottatt en forespørsel per e-post, der du blir bedt om å registrere en behandling av personopplysninger, klikk på lenken i e-posten og følg stegene derfra.
Alternativ 2: Logg på Draftit, gå inn i Privacy DPIA-modulen og velg "Liste over vurderinger" i venstremenyen. For å redigere eksisterende registreringer, klikk inn på aktuell DPIA i tabellen under.
Draftit hjelper deg å avgjøre hvorvidt det er nødvendig å utføre en vurdering av personvernkonsekvenser, og den hjelper deg å utføre en vurdering når det er nødvendig. Resultatet av disse vurderingene blir dokumentert, i tilfelle de må forevises myndighetene.
En vurdering av personvernkonsekvenser gjennomføres i fire steg: start, forhåndsvurdering, beskrivelse og risikoanalyse.
Hvordan hente ut rapporter?
Se denne veiledningen for hvordan man oppretter rapporter.