HMS ved feltarbeid, tokt og gruppereise

Feltarbeid, tokt og gruppereise kan medføre økt risiko for skade på mennesker og/eller miljø.

Før avreise skal det gjennomføres en HMS-risikovurdering for kartlegge potensielle risikoforhold. Det samme anbefales å gjøre for annen gruppereise. Sjekklisten kan brukes for å identifisere hvilke risikoforhold som er aktuelle for det enkelte feltarbeid, tokt og gruppereise.

Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert skal tiltak iverksettes for å redusere risikoforholdene.

Lokal beredskapsplan for det enkelte feltarbeidet, tokt, gruppereise samt varslingsrutiner skal utarbeides.

Dersom det oppstår uventede risikofylte arbeidsoppgaver under feltarbeid, tokt, gruppereise anbefales det å gjennomføre en Sikker jobb analyse (SJA).

• Sjekkliste til hjelp ved kartlegging av risikoforhold ved feltarbeid, tokt og gruppereise 
• HMS-risikovurdering
• Retningslinjer for risikovurdering knyttet til helse, miljø og sikkerhet (UiBs regelsamling)
• Folkehelseinstituttet (fhi.no)
• Bestill reise ved UiB 
• Registrering av reiseinformasjon hos Utenriksdepartementet (regjeringen.no)
• Utenriksdepartementet sine reiseinformasjon (regjeringen.no)
• Beredskapsplan for UiB (UiBs regelsamling)
• Beredskapsplan for ansatte i utlandet (UiBs regelsamling)
• Beredskapsplan for UiB studenter i utlandet (UiBs regelsamling)

Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder og skal, så langt praktisk mulig, bestilles gjennom reisebyråleverandør.

• Bestill reise ved UiB 
• Registrering av reiseinformasjon hos Utenriksdepartementet (regjeringen.no)

Ansatt/student:

• Bør delta i kartlegging og vurdering av risiko.
• Skal registrere pårørendeinformasjon og kontaktinformasjon i forkant av reisen.
  • Studenter: Registrerer pårørendeinformasjon og mobilnummer i CIM. Dersom du er usikker på hvordan dette gjøres, ta en titt i brukerveiledningen (EN).
  • Ansatte/Phd: Registrerer pårørendeinformasjon og mobilnummer i Selvbetjeningsportalen. Under "Arbeidsforhold" velger du "Mine opplysninger", "Legg til Familie/kontaktperson" og "Legg til nytt telefonnummer".
• Skal svare på digital informasjon som de mottar i forbindelse med reisen.
• Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS-messig gjennomføring av feltarbeidet, toktet, gruppereisen
• Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten i aktiviteten, utføre nødvendige justeringer og ev. å stoppe aktivitet av sikkerhetsmessige grunner.
• Har plikt til å informere Faglig ansvarlig ev. Reiseleder om helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for sikkerheten ved gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise.
• Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan.

• Forsikring under reise (Medarbeiderhåndboken) 
• Forsikringsordninger for studenter 
• NAV
• Norsk Studentunion (nsu.no)

• Vaksinasjon (uib.no)
• Utstedelse av sjømannsattest (uib.no)
• Helsesamtale før utreise (uib.no)
• Folkehelseinstituttet - råd om reisevaksiner
• Temaside om korona (fhi.no)
• Særregler for den som har sitt arbeid om bord som er gravid, nylig har født og ammer (lovdata.no)

• Medarbeidere som skal arbeide i utlandet i mer enn én måned skal fylle ut "Tillegg til arbeidsavtale ved utenlandsopphold" før avreise, jf. arbeidsmiljøloven § 14 – 7. Gjelder ikke ved reiser til konferanser og seminarer i utlandet. 

Der ansatte med forskjellige arbeidsgivere eller studenter fra forskjellige læresteder deltar i felles feltarbeid/tokt/gruppereise, skal det avklares på forhånd hvilken arbeidsgiver/institusjon som er samordningsanvarlig (hovedbedrift) med ansvar for å samordne HMS-arbeidet for felles feltarbeid/tokt/gruppereise.

• Havforskningsinstituttet
• The University Centre in Svalbard (unis.no)
• HMS-samordningsavtaler 

For lokalt inngåtte HMS-samordningsavtaler, kontakt fakultet/avdeling/institutt.

• Retningslinjer for feltarbeid i staten (lovdata.no)
• Forskrift om arbeidsmiljø, sikkerhet og helse for de som har sitt arbeid om bord på skip (lovdata.no)
• Særregler for den som har sitt arbeid om bord som er gravid, nylig har født og ammer (lovdata.no)

• Avtale om feltarbeid for tilsatte ved UiB (Medarbeiderhåndboken)
• Særavtale vedrørende lønns- og arbeidsvilkår for kortvarige, tidsbegrensende engasjementer ved feltarbeid ved UiB (Medarbeiderhåndboken)
• Retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid, tokt, og gruppereise (UiBs regelsamling)
• Retningsline for risikovurdering knyttet til helse, miljø og sikkerhet (UiBs regelsamling)
• HMS-retningslinjer (UiBs regelsamling)

Reiseadministrator er oppnevnt administrativ støttefunksjon i CIM for Linjeleder/Faglig ansvarlig/Reiseleder, og er ansvarlig for registrering og oppfølging av feltarbeid, tokt og gruppereise i CIM. 

• CIM (uib-cim.no)
• E-læringskurs for Reiseadministrator i CIM (Mitt UiB)

Det er opprettet et Teams for Reiseadministratorer. Du kan melde deg inn ved å bruke koden: x9fy3ty