Rutiner ved tilsetting i administrative stillinger
Revidert januar 2020.
Hovedinnhold
Utlysningstekst | Ansvarlig |
| Opprett ny sak i ePhorte. Skjemaet Anmodning om utlysning fylles ut, og legges i saken som N-notat. Utkast til utlysningstekster skal følge N-notatet som vedlegg. | Institutt |
| Maler for utlysningstekster fås hos personalkonsulentene ved fakultetssekretariatet. | |
| Når utlysningsteksten er godkjent av fakultetet, sendes den, ev. sammen med begrunnelse for midlertidige tilsettinger, til fagforeningene og likestillingsrådgiveren ved UiB. Disse har 3 dagers merknadsfrist. Fagforeningene kan kreve drøfting om lønnsplassering. | Fakultet |
Utlysningsteksten publiseres elektronisk i Jobbnorge. Personalkonsulent genererer annonse til Bergens Tidende (søndag). Stillingen offentliggjøres også i NAV via Jobbnorge. | Fakultet |
| Dersom det er ønskelig å publisere stillingen i tidsskrifter, aviser og nettsider utover dette, kan fakultetet sende forespørsel om prisanslag til Jobbnorge. Slike annonseutgifter må dekkes av instituttet eller prosjektet. | Fakultet |
| Behandling av søknader | |
| Søkerne sender søknad, CV og vedlegg elektronisk via Jobbnorge | Søkerne |
| Bekreftelse på mottatt søknad | |
| Søkerne mottar automatisk en bekreftelse om at søknaden er mottatt. | Jobbnorge |
| Offentlig søkerliste | |
| Instituttet sender ut offentlig søkerliste til søkerne etter søknadsfristens utløp. Søkerlisten sendes som vedlegg i et brev om videre saksgang. Brevet genereres i Jobbnorge, hvor passende maler for brevoppsettet er tilgjengelig. Offentlig- og utvidet søkerliste skal legges i saken i ePhorte. | Institutt |
Merk at det finnes tre søkerlister i Jobbnorge:
Søkere kan i Jobbnorge be om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. En slik forespørsel skal vurderes av instituttet. Det må foreligge tungtveiende grunner for et slikt unntak. Hovedregelen er at alle søkere er offentlige. I tvilstilfeller bør instituttet kontakte fakultetet. | |
| Oppnevning av komité | |
| Instituttet oppnevner en komité på minst 3 medlemmer - fortrinnsvis fra instituttet/fakultetet der stillingen er utlyst. En lokal tjenestemann med arbeidsområde tilsvarende den utlyste stillingen skal delta i komiteen. Instituttet skal foreta en habilitetsvurdering av medlemmene. Instituttet ber fakultetet gi komitémedlemmene tilgang til Jobbnorge. | Institutt |
| Komiteens oppgaver | |
| Komiteen vurderer søknadene og finner de best kvalifiserte, og avgjør hvem som skal innkalles til intervju (brevmaler finnes i Jobbnorge). Dersom noen av de kvalifiserte søkerne oppgir å være funksjonshemmet eller har innvandrerbakgrunn, skal minst én fra hver av disse gruppene kalles inn til intervju. Nærmeste administrative overordnede (adm.sjef/seksjonsleder) skal være med på intervjuet. Innstillende myndighet bør/kan være med, men da må han/hun delta i alle intervjuene for den aktuelle stillingen. Etter intervjuet innhentes referanser fra dem søkerne har oppgitt. Innhenter man referanser fra andre, skal søkeren orienteres om dette. Deretter utarbeider komiteen forslag til innstilling på grunnlag av utlysningen, søknaden, intervjuet og innhentede referanser. | Institutt |
| Innstilling fra instituttet | |
| Instituttleder skriver innstillingen på bakgrunn av komiteens forslag til innstilling. Vanligvis innstilles 3 rangerte søkere dersom de er fullt kvalifiserte. Instituttet sender kopi av innstillingen til likestillingskomiteen ved likestillingsrådgiver. Likestillingskomiteen har tre dagers merknadsfrist. Merk: På forespørsel kan alle søkerne få opplyst den rangerte innstillingen til stillingen, jfr. forvaltningslovsforskriften § 19. | Institutt |
| Instituttet oversender innstillingen til Personal- og organisasjonsavdelingen via ePhorte for behandling i det sentrale tilsettingsrådet og sender kopi til fakultetet. | |
| Tilsetting | |
| Fakultetet underrettes direkte fra Personal- og organisasjonsavdelingen når tilsettingen er foretatt. Fakultetet tilsetter den aktuelle kandidaten og sender kopi av tilsettingsbrevet til instituttet. Ved tilsetting i faste stillinger, åremål eller midlertidige stillinger over 1 år, skal fakultetet sende den nyansatte utdrag av tjenestemannsloven, fellesbestemmelsene i hovedtariffavtalen, orientering om Statens pensjonskasse og informasjon om kredittkort. | Fakultet |
| Fakultetet orienterer søkerne elektronisk om at tilsetting er foretatt, og avslutter saken i Jobbnorge og ePhorte. | Fakultet |
| Instituttet, i samarbeid med fakultetet, gjør nødvendige forberedelser for å ta i mot den nytilsatte arbeidstakeren. Ved tilsetting av utenlandske arbeidstakere må nødvendige søknader om skattekort og oppholdstillatelse være på plass. Ta kontakt Servicesenteret for internasjonal forskermobilitet (SIM) for praktisk informasjon og råd knyttet til mottak og oppfølging utenlandske arbeidstakere. | Institutt |
| Denne rutinen er i samsvar med UiB sin regelsamling del 3 - Personal og HMS, og HF sine hjemmesider. |
29.01.2020