Hvem gjør hva i Fellesadministrasjonen?

• Drift av kontorarealer    
• Nøkler /adgangskort /telefon  
• E-postkonto / elektroniske tilganger / stabslister   
• Spørsmål knyttet til personalfeltet / sykemelding /ferie etc   

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

• Post inngående / utgående  
• Innkjøp rekvisita / møteservering / blomster / gaver 
• Innkjøp datautstyr / kontormøbler 
• Innkjøp hotell / reise for gjester

Irene Nesfossen

Studiekonsulenter:

Institutt for politikk og forvaltning:

• Thea Tufte og Vilde Dybwik  (studierettleiar@gov.uib.no)

Insitutt for sammenliknende politikk:

• Kristen Steiner og Thea Tufte (studierettleiar@sampol.uib.no)

Sosiologisk Insitutt

• Kristin Hjelmeland Hope (studierettleiar@sos.uib.no)

Lektorprogrammet i sosiologi

• Marthe Kalleklev (m.kalleklev@uib.no) 

Oppgaver

• Undervisnings- og timeplanlegging / rombooking
• Pensum
• Mitt UiB
• Oppfølging av seminar / seminarledere
• Studentsaker / veiledning*
• Masteroppgaver (innlevering)

*Utveksling / Internajonalisering - studieveiledning / Marthe Kalleklev

*MPA – opptak og veiledning   / Olga Mjelde

• Eksamenskommisjoner*
• Eksamensdatoer
• Kommisjoner
• Oppgavetekster
• Alle eksamensinnleveringer**
• Sensur / protokoll
• Begrunnelser / klagesaker        

**Masteroppgaveinnlevering: Studiekonsulent

Institutt for politikk of forvaltning    

• Thea Tufte
• Vilde Dybwik

Institutt for sammenliknende politikk            

• Olga Mjelde
• Kristen Steiner

Sosiologisk institutt + Met102           

• Olga Mjelde

• Mobilitet forskere/studenter
• Mottak gjester/forskere
• Bestille UiB leilighet
• Nye samarbeidsavtaler
• Søknadsstøtte internasjonale utdanningsprogram

Marthe Kalleklev

FORSKERUTDANNING

• Oppfølging av stipendiater
• Opplæringsdelen, godkjenning/innpassing
• Disputaser – alle institutt

Anna Polster, Olga Mjelde

• Cristin, superbrukere    

Anna Polster

• Undervisnings/studentrelaterte saker på instituttnettsider
• Nyhetssaker, kalenderoppslag, sosiale medier
• Cristin (superbrukere)

Anna Polster/Cathrine Bustad Jensen/Kristen Steiner/Kristin Hjelmeland Hope

• Informasjon utlysninger / frister eksternfinansiert prosjekt 
• Søknad nye prosjekter – informasjon til stabene
• Søknad prosjekt - budsjettering / søknadsstøtte        
• Oppstart nytt eksternfinansiert prosjekt
• Budsjettering / økonomistyring / rapportering portefølje   

Monica Pedersen, 

• Budsjett / økonomistyring / rapportering instituttøkonomi
• Reiseforskudd / honorar / faktura / skattekort 
• Ansettelser og kontrakter  

Marianne Soltveit (budsjett/økonomistyring for SAMPOL og ADMORG)

Hege Elin Hjertås (budsjett/økonomistyring for SOSIOLOGI)

Irene Nesfossen (bestillinger, alle institutt)

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

Hvorfor bruke innkjøpssystem?
Hovedregelen er altså at alle anskaffelser, uansett verdi, skal baseres på konkurranse, likebehandling av leverandører, etterprøvbarhet og i samsvar med god forretningsskikk. UiBs elektronisk innkjøpssystem skal benyttes ved anskaffelser. 

• For mer informasjon – se https://innkjop.uib.no

Den enkelte ansatte sender en behovsmelding til bestilling.chrgt@uib.no ved behov for kjøp av varer/tjenester via belønningsmidler/ driftsmidler/ prosjektmidler. 

Reiser
UiB har avtale med Berg-Hansen, som dekker kjøp av flyreiser, hotell, leiebil og tog (VY), visumtjenester og tilrettelegging for gruppereiser. Tjenestereiser skal bestilles via Berg-Hansen av den enkelte ansatte. Bestilling utføres gjennom selvbetjeningsløsning (Feide-pålogging). 

Eksterne gjester skal i utgangspunktet bestille sin egen reise og få denne refundert via reiseregning (de er heller ikke bundet til bestilling via Berg-Hasen). Ved spesielle tilfeller, der det er grunner som vanskeliggjør at den tilreisende kan bestille reisen selv, kan hotell og reise bestilles for eksterne gjester. Ta kontakt i såfall kontakt med bestiller på bestilling.chrgt@uib.no. 

Rekvisita og grafiske tjenester (Trykk, print og design)
Alle typer rekvisita skal bestilles av person med bestillingsfunksjon. 

Grafiske oppgaver utføres som hovedregel gjennom rammeavtaler med eksterne grafikere og byråer, som er godt kjent med UiBs grafiske profil og retningslinjer. UiB har inngått en avtale med Skipnes AS knyttet til web-basert bestilling av doktoravhandlinger og visittkort. Mer informasjon om bestilling av grafiske tjenester.

Trykking og publisering av PhD avhandling
Avhandlingen skal gjøres offentlig tilgjengelig i forkant av disputasen, og for publikum som deltar på disputasen. Normalt sett skjer dette ved at trykte eksemplarer blir tilgjengeliggjort. Avhandlingsportalen tilbyr en rekke tjenester for din ph.d.-avhandling. På Avhandlingsportalen finner du også mal for avhandling, informasjon om bilder og grafikk, samt informasjon om rettigheter.

Bøker
Skal i utgangspunktet kjøpes på Akademika som er UiBs leverandør. Fortrinnsvis gjennom bestillingssystemet, frakt tilkommer. Bøker som ikke kan skaffes på Akademika, kan kjøpes på Amazon av den enkelte. Bøker kjøpt på reise kan føres som vedlegg på reiseregning.

Utstyr og software
Universitetet i Bergen har bindende rammeavtaler for kjøp av datautstyr. Alle innkjøp av teknisk utstyr skal gå gjennom en med bestillerfunksjon:

• Bærbare og stasjonære PC-er og Mac
• Mobilteleoner/Brevbånd (bestilles gjennom IT-avdelingen)
• Ipda og andre nettbrett
• Annet teknisk utstyr og software lisenser

Se UIB innkjøpsveiledning for bærbare og stasjonære PC-er og Mac

Møteservering og Restaurantbooking
Ved behov for møteservering/seminarservering på instituttene bestiller vi dette til deg.

Reservasjon av bord til lunch- og middagsarrangementer gjøres av den enkelte ansatte. Person med bestillingsfunksjon sørger for at regning blir sendt fra spisestedet. 
 

Språkvask
Det vises til uklarheter i forhold til bruk av eksisterende rammeavtale for språktjenester for dekning av behov til deres vitenskapelige ansatte i forbindelse med vitenskapelige publikasjoner.

Flere gode faglige grunner nevnes for at eksisterende avtale ikke dekker det faktiske behov og det er derfor åpent for å kjøpe tjenesten hos andre. Vil minne om at den enkelte da må forholde seg til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og sikre at disse forespørslene gjennomføres etter gjeldende lover.

UiB har avtale med Semantix Translations Norway AS. Avtalen dekker oversettelse og språkvask av dokumenter og tekst av innhold med ulik terminologi innenfor administrasjon, undervisning og vitenskap. Ta kontakt med bestiller ved spørsmål eller for informasjon om rutine for bestilling.

Varer og tjenester man ikke er fornøyd med
Vi er pålagt å bruke UiBs rammeavtaler, og disse evalueres og reforhandles jevnlig. Det er derfor svært viktig at eventuell misnøye med kvaliteten (spesifikasjon av mangler) på varer og tjenester fra UiBs leverandører kanaliseres tilbake til Innkjøp, via administrasjonssjef.

Kontaktpunkt
Denne oversikten er ikke fullstendig. For spørsmål rundt andre varer og tjenester som ikke er nevnt - ta kontakt med bestiller for avklaring og informasjon.

NB: For innkjøp over 100.000 kr er krav til korrekt prosess mer omfattende, og administrasjonssjef skal være involvert.