Hvem gjør hva i Fellesadministrasjonen?

• Drift av kontorarealer    
• Nøkler /adgangskort /telefon  
• E-postkonto / elektroniske tilganger / stabslister   
• Spørsmål knyttet til personalfeltet / sykemelding /ferie etc   

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

• Post inngående / utgående  
• Innkjøp rekvisita / møteservering / blomster / gaver 
• Innkjøp datautstyr / kontormøbler 
• Innkjøp hotell / reise for gjester

IngunnEllingsen

Studiekonsulenter:

Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap:

• Marthe Gjerstad Hodneland  (studierettleiar@aorg.uib.no)

Insitutt for sammenliknende politikk:

• Olga Elise Frøyland (studierettleiar@sampol.uib.no)

Sosiologisk Insitutt

• Marius Jakobsen (studierettleiar@sos.uib.no)

Oppgaver

• Undervisnings- og timeplanlegging / rombooking
• Pensum
• Mitt UiB
• Oppfølging av seminar / seminarledere
• Studentsaker / veiledning*
• Masteroppgaver (innlevering)

*Utveksling / Internajonalisering - studieveiledning / Linin Gyberg

*MPA – opptak og veiledning   / Olga Mjelde

• Eksamenskommisjoner*
• Eksamensdatoer
• Kommisjoner
• Oppgavetekster
• Alle eksamensinnleveringer**
• Sensur / protokoll
• Begrunnelser / klagesaker        

**Masteroppgaveinnlevering: Studiekonsulent

Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap    

• Terese Zeil
• Olga Mjelde

Institutt for sammenliknende politikk            

• Terese Zeil

Sosiologisk institutt + Met102           

• Olga Mjelde

• Mobilitet forskere/studenter
• Mottak gjester/forskere
• Bestille UiB leilighet
• Nye samarbeidsavtaler
• Søknadsstøtte internasjonale utdanningsprogram

Linnin Gyberg

FORSKERUTDANNING

• Opplæringsdelen, godkjenning/innpassing
• Disputaser – alle institutt

Olga Mjelde

• Cristin, superbrukere    

Adrian Kjær/Grethe Meling

• Støtte instituttnettsider, prosjektsider, wordpress (webredaktører)
• Nyhetssaker, kalenderoppslag, sosiale medier
• Cristin (superbrukere)

Linnin Gyberg/Grethe Meling/Marthe Gjerstad Hodneland/Marius Jakobsen

• Informasjon utlysninger / frister eksternfinansiert prosjekt 
• Søknad nye prosjekter – informasjon til stabene
• Søknad prosjekt - budsjettering / søknadsstøtte        
• Oppstart nytt eksternfinansiert prosjekt
• Budsjettering / økonomistyring / rapportering portefølje   

Monica Pedersen/Thomas Hugøy

• Budsjett / økonomistyring / rapportering instituttøkonomi
• Reiseforskudd / honorar / faktura / skattekort 
• Ansettelser og kontrakter  

Marianne Soltveit (budsjett/økonomistyring for SAMPOL og ADMORG)

Hege Elin Hjertås (budsjett/økonomistyring for SOSIOLOGI)

Ingunn Ellingsen (kun bestillinger, alle institutt)

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

• Innkjøpsveilederen kan lastes ned herfra

Hvorfor bruke innkjøpssystem?

Hovedregelen er altså at alle anskaffelser, uansett verdi, skal baseres på konkurranse, likebehandling av leverandører, etterprøvbarhet og i samsvar med god forretningsskikk. UiBs elektronisk innkjøpssystem skal benyttes ved anskaffelser.

• For mer informasjon – se https://innkjop.uib.no

Den enkelte ansatte bruker bestillingsskjemaet for Christiesgate for kjøp av varer/tjenester via belønningsmidler/ driftsmidler/ prosjektmidler. 

Reiser

UiB har avtale med Berg-Hansen, som dekker kjøp av flyreiser, hotell, leiebil og tog (VY), visumtjenester og tilrettelegging for gruppereiser.

Bestilling utføres gjennom selvbetjeningsløsning (Feide-pålogging).

Rekvisita og visittkort

Alle typer rekvisita skal bestilles av person med bestillingsfunksjon

Visittkort bestilles via http://www.ait.no/uib/visittkort.htm - kontaktperson for siste del av bestillingen er Christine (Sampol) eller Ingunn (Admorg og Sos)
 

Bøker

Skal i utgangspunktet kjøpes på Akademika som er UiBs leverandør. Fortrinnsvis gjennom bestillingssystemet, frakt tilkommer. Bøker som ikke kan skaffes på Akademika, kan kjøpes på Amazon av den enkelte. Bøker kjøpt på reise kan føres som vedlegg på reiseregning.

Utstyr og software

Universitetet i Bergen har bindende rammeavtaler for kjøp av datautstyr. Alle innkjøp av teknisk utstyr skal gå gjennom en med bestillerfunksjon:

• Se UIB innkjøpsveiledning for bærbare og stasjonære PC-er og Mac
• Annet teknisk utstyr og software lisenser

Møteservering

Ved behov for møteservering/seminarservering på instituttene bestiller vi dette til deg.
Benytt bestillingsskjemaet for Christiesgate

Restaurantbooking

Videre hjelper vi med å reservere vi bord til lunch- og middagsarrangementer, og sørger for at regning blir sendt fra spisestedet.

Benytt bestillingsskjemaet for Christiesgate

Språkvask

Det vises til uklarheter i forhold til bruk av eksisterende rammeavtale for språktjenester for dekning av behov til deres vitenskapelige ansatte i forbindelse med vitenskapelige publikasjoner.

Flere gode faglige grunner nevnes for at eksisterende avtale ikke dekker det faktiske behov og det er derfor åpent for å kjøpe tjenesten hos andre. Vil minne om at den enkelte da må forholde seg til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og sikre at disse forespørslene gjennomføres etter gjeldende lover.

UiB skal bruke Amesto ved språkvask/oversettelser/tilpasning til tidsskriftformat. Ta kontakt for informasjon om kontaktperson hos Amesto og bestillingsrutiner.

Varer og tjenester man ikke er fornøyd med

Vi er pålagt å bruke UiBs rammeavtaler, og disse evalueres og reforhandles jevnlig. Det er derfor svært viktig at eventuell misnøye med kvaliteten (spesifikasjon av mangler) på varer og tjenester fra UiBs leverandører kanaliseres tilbake til Innkjøp, via administrasjonssjef.

Kontaktpunkt

Denne oversikten er ikke fullstendig. For spørsmål rundt andre varer og tjenester som ikke er nevnt - ta kontakt med Ingunn for avklaring og informasjon.

NB: For innkjøp over 100.000 kr er krav til korrekt prosess mer omfattende, og administrasjonssjef skal være involvert.