Hvem gjør hva i Fellesadministrasjonen?

• Drift av kontorarealer    
• Nøkler /adgangskort /telefon  
• E-postkonto / elektroniske tilganger / stabslister   
• Spørsmål knyttet til personalfeltet / sykemelding /ferie etc   

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

• Post inngående / utgående  
• Innkjøp rekvisita / møteservering / blomster / gaver 
• Innkjøp datautstyr / kontormøbler 
• Innkjøp hotell / reise for gjester

Christine S. Erichsen/IngunnEllingsen

Studiekonsulenter:

Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap:

• Cathrine Bustad Jensen (studierettleiar@aorg.uib.no)

Insitutt for sammenliknende politikk:

• Joakim Dahl Haaland (studierettleiar@sampol.uib.no)

Sosiologisk Insitutt

• Marius Jakobsen (studierettleiar@sos.uib.no)

Oppgaver

• Undervisnings- og timeplanlegging / rombooking
• Pensum
• Mitt UiB
• Oppfølging av seminar / seminarledere
• Studentsaker / veiledning*
• Masteroppgaver (innlevering)

*Utveksling / Internajonalisering - studieveiledning / Adrian Kjær

*MPA – opptak og veiledning   / Olga Mjelde

• Eksamenskommisjoner*
• Eksamensdatoer
• Kommisjoner
• Oppgavetekster
• Alle eksamensinnleveringer**
• Sensur / protokoll
• Begrunnelser / klagesaker        

**Masteroppgaveinnlevering: Studiekonsulent

Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap    

• Terese Zeil
• Olga Mjelde

Institutt for sammenliknende politikk            

• Terese Zeil

Sosiologisk institutt + Met102           

• Olga Mjelde

• Mobilitet forskere/studenter
• Mottak gjester/forskere
• Bestille UiB leilighet
• Nye samarbeidsavtaler
• Søknadsstøtte internasjonale utdanningsprogram

Adrian Kjær/Trine Pernille Klokkerud

FORSKERUTDANNING

• Opplæringsdelen, godkjenning/innpassing
• Arrangering av PhD-kurs
• Mobilitet stipendiater
• Opptak og mottak
• Disputaser – alle institutt

Adrian Kjær

• Cristin, superbrukere    

Adrian Kjær/Trine Pernille Klokkerud

• Disputaser (alle institutt)

Olga Mjelde

• Støtte instituttnettsider, prosjektsider, wordpress (webredaktører)
• Nyhetssaker, kalenderoppslag, sosiale medier
• Cristin (superbrukere)

Adrian Kjær/Trine Pernille Klokkerud/Cathrine Bustad/Marius Jakobsen

• Informasjon utlysninger / frister eksternfinansiert prosjekt 
• Søknad nye prosjekter – informasjon til stabene
• Søknad prosjekt - budsjettering / søknadsstøtte        
• Oppstart nytt eksternfinansiert prosjekt
• Budsjettering / økonomistyring / rapportering portefølje   

Monica Pedersen/Thomas Hugøy

• Budsjett / økonomistyring / rapportering instituttøkonomi
• Reiseforskudd / honorar / faktura / skattekort 
• Ansettelser og kontrakter  

Ingunn Ellingsen (Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap og Sosiologisk Institutt)

Christine S. Erichsen (Insitutt for sammenliknende politikk)

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

• Innkjøpsveilederen kan lastes ned herfra

Hvorfor bruke innkjøpssystem?

Hovedregelen er altså at alle anskaffelser, uansett verdi, skal baseres på konkurranse, likebehandling av leverandører, etterprøvbarhet og i samsvar med god forretningsskikk. UiBs elektronisk innkjøpssystem skal benyttes ved anskaffelser.

• For mer informasjon – se https://innkjop.uib.no

Den enkelte ansatte bruker bestillingsskjemaet for Christiesgate for kjøp av varer/tjenester via belønningsmidler/ driftsmidler/ prosjektmidler. 

Reiser

UiB har en ny reisebyråavtale med G Travel fra 1. juli 2018, denne skal benyttes til reisebyråtjenester. Reiser bestilles og betales av den enkelte ansatte. Togbilletter må bestilles direkte hos NSB, og refunderes som utlegg på reiseregningen.

For å bestille reiser logger man seg på G Travel Online med vanlig FEIDE brukernavn og passord.
Det er også mulig å ta kontakt direkte med reisekonsulent på uib@gtravel.no eller telefon 71 24 59 63. Disse kan også hjelpe til med å skaffe visum.
Gruppereiser bestilles på groups.aes@gtravel.no
 

Rekvisita og visittkort

Alle typer rekvisita skal bestilles av person med bestillingsfunksjon

Visittkort bestilles via http://www.ait.no/uib/visittkort.htm - kontaktperson for siste del av bestillingen er Christine (Sampol) eller Ingunn (Admorg og Sos)
 

Bøker

Skal i utgangspunktet kjøpes på Akademika som er UiBs leverandør. Fortrinnsvis gjennom bestillingssystemet, frakt tilkommer. Bøker som ikke kan skaffes på Akademika, kan kjøpes på Amazon av den enkelte. Bøker kjøpt på reise kan føres som vedlegg på reiseregning.

Utstyr og software

Universitetet i Bergen har bindende rammeavtaler for kjøp av datautstyr. Alle innkjøp av teknisk utstyr skal gå gjennom en med bestillerfunksjon:

• Se UIB innkjøpsveiledning for bærbare og stasjonære PC-er og Mac
• Annet teknisk utstyr og software lisenser

Møteservering

Ved behov for møteservering/seminarservering på instituttene bestiller vi dette til deg.
Benytt bestillingsskjemaet for Christiesgate

Restaurantbooking

Videre hjelper vi med å reservere vi bord til lunch- og middagsarrangementer, og sørger for at regning blir sendt fra spisestedet.

Benytt bestillingsskjemaet for Christiesgate

Språkvask

Det vises til uklarheter i forhold til bruk av eksisterende rammeavtale for språktjenester for dekning av behov til deres vitenskapelige ansatte i forbindelse med vitenskapelige publikasjoner.

Flere gode faglige grunner nevnes for at eksisterende avtale ikke dekker det faktiske behov og det er derfor åpent for å kjøpe tjenesten hos andre. Vil minne om at den enkelte da må forholde seg til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og sikre at disse forespørslene gjennomføres etter gjeldende lover.

UiB skal bruke Amesto ved språkvask/oversettelser/tilpasning til tidsskriftformat. Ta kontakt for informasjon om kontaktperson hos Amesto og bestillingsrutiner.

Varer og tjenester man ikke er fornøyd med

Vi er pålagt å bruke UiBs rammeavtaler, og disse evalueres og reforhandles jevnlig. Det er derfor svært viktig at eventuell misnøye med kvaliteten (spesifikasjon av mangler) på varer og tjenester fra UiBs leverandører kanaliseres tilbake til Innkjøp, via administrasjonssjef.

Kontaktpunkt

Denne oversikten er ikke fullstendig. For spørsmål rundt andre varer og tjenester som ikke er nevnt - ta kontakt med Ingunn eller Christine for avklaring og informasjon.

NB: For innkjøp over 100.000 kr er krav til korrekt prosess mer omfattende, og administrasjonssjef skal være involvert.