Forberede og planlegge

Avklar med din administrative leder om forskningsopphold. Arbeidskontrakten din kan inneholde betingelser for når et utenlandsopphold må gjennomføres. For forskningsopphold over en måned skal det skrive et tillegg til arbeidskontrakten din. Tillegget skal godkjennes av ditt institutt. Templat for tillegget finner du her. (uib.no)
 

Kontakt med vertsinstitusjon i utlandet kan du opprette selv gjennom å ta kontakt direkte med forskere innen fagfeltet ditt.

Letter of invitation

"Letter of invitation" er en formell invitasjon med beskrivelse av formålet for oppholdet.  Brevet må inneholde en beskrivelse av formålet for oppholdet, hvilken institusjon du skal besøke og lengden på oppholdet.

"Letter of invitation" kan også brukes som vedlegg til søknader om stipend, brukes til søknad om postdoktor stilling. 

Søknad om visum kan ta lang tid. Sjekk om du trenger visum: Informasjon om visumfritak til norske borgere (regjeringen.no)

Husk å sjekke gyldighet på pass etter hjemkomst. (politiet.no)

Medlemskap i folketrygden er nøkkelen til rettigheter fra NAV. I Norge kan du være medlem som bosatt, eller som arbeidstaker. Du kan også være medlem i folketrygden under opphold i utlandet. Merk, du beholder ikke automatisk medlemskapet ditt i folketrygden dersom du reiser til utlandet. Det er derfor nødvendig å søke om å beholde medlemskapet. Medlemskap i folketrygden er et privatanliggende. UiB som arbeidsgiver kan ikke søke om medlemskap for deg. Du er selv ansvarlig for å sørge for at du er tilknyttet en folketrygd enten i Norge eller oppholdsland. 

Hvilket skjema skal du sende inn?

Opphold i Norden, EU/EØS: velg A1 skjema. (skjema er digitalt og kan fylles ut på nett). Kontakt Euraxess@uib.no for hjelp til signering av arbeidsgiversskjema (02-08.08 skjema). 

Opphold uten for EU/EØS:  velg 02-08.05 skjema  

Korte opphold i flere land: Dersom du skal oppholde deg i flere land i EU/EØS bruk A1 skjema og beskriv reiseplanene dine. NAV vil da avgjøre hvilket land du skal "tilhøre" trygdemessig. Dersom du skal ha opphold andre land (utenom trygdeavtalen), bruk 02-08.05.

Alle søknadsskjema er digitale. De skal lastes ned og fylles ut av deg som søker.
 

Skjema skal bekreftes av arbeidsgiver (punkt13) . Dette gjøres ved instituttet.  Trenger du hjelp med utfylling av skjema, kontakt euraxess@uib.no. 

NAV har lang saksbehandlingstid på søknader. Start derfor prosessen i god tid (minst seks måneder før du drar). 

Helseforsikring: Ved flere universitet (spesielt USA),  og i forbindelse med visumsøknad kan du bli bedt om å dokumentere helserettighetene dine. I noen tilfeller vil en reiseforsikring være tilstrekkelig. Andre ganger må man få en bekreftelse på helserettigheter i utlandet fra HELFO eller kjøpe lokal helseforsikring i landet man reiser til. 

Helfo- Rett til helsetjenester og refusjon av utgifter til helsetjenester

HELFO kan gi rettigheter til helsetjenester under arbeid i utlandet og refundere utgifter man har hatt ved behandling i utlandet. 

For reiser i EU/EØS: 

Europeisk helsekort vil gi deg (EØS-borger) samme rettigheter til medisinsk hjelp som landets egne borgere (se medlemsland). Kan benyttes for opphold som er kortere enn tre måneder. 

For forskningsopphold i EU/EØS som overstiger tre måneder: 

Søknad om rettighetsblankett søkes via skjema s1 skjema (tidligereE 106) . (helsenorge.no). 

Blanketten må leveres inn til trygdemyndigheter i vertslandet. 

For reiser uten for EU/EØS: 

Er oppholdets lengde mindre enn tre måneder kan du ikke søke om å få bekreftelse på helserettigheter via Helfo. Da anbefaler de at du har egen reiseforsikring. Husk å sjekke om reiseforsikringen dekker formålet med reisen.

Reiser du på opphold over tre måneders varighet kan du søke om bekreftelse på helserettigheter skjema. Helsenorge.no. 
Denne bekreftelsen kan i noen tilfeller brukes til å frafalle krav om lokal helseforsikring.  

Reiseforsikring:

Reiseforsikring dekker andre forhold enn HELFOs ordning gir (blant annet hjemsendelse).  Vilkårene til vanlig reiseforsikring dekker normalt ikke opphold utenfor hjemmet i over 90 dager, eller reiser for jobben. Det er derfor anbefalt å tegne egen forsikring for forskningsopphold.
Ta kontakt med internasjonalt senter for mer informasjon om gode reiseforsikringer (euraxess@uib.no)

Lokal helseforsikring:

Ved kjøp av pålagt lokal helseforsikring til land utenfor EU/EØS, ta kontakt med fakultet/enhet i forbindelse med kostnadsrefusjon. 

Vaksiner:

Sjekk folkehelseinstituttet (fhi.no) for hvilke vaksiner de anbefaler for det området du skal reise til. Samt sjekk med vertsinstitusjon om de har krav til vaksiner utover det FHI anbefaler. 
Oversikt over vaksinestatus kan hentes på norsk og engelsk på mine vaksiner  (Helsenorge.no)

Se hvilke vaksiner bedrifthelsetjenesten ved UiB kan tilby. 

Skal du flytte fra Norge til et land utenfor Norden, må du melde fra til skattekontoret her hjemme. Skal du flytte til et nordisk land, skal flyttingen kun meldes i det landet du flytter til. Se skatteetaten.no for mer informasjon om skjema. 

Ved opphold i land som har særlige fordeler for forskere kan det være aktuelt å søke om redusert inntektsskatt. Se økonomiske forberedelser for mer informasjon om skatteavtalen mellom Norge og USA. 

Det kan være behov for dokumentasjon på ulike forhold. Noen viktige dokumenter kan være nødvendig å ha med i engelsk utgave:

• Arbeidsavtale (med beskrivelse av inntekt). 
• Vigselsattest 
• Helsekort (vaksiner)
• Fødselsattest til barn (Bestill attest på engelsk)
• Europeisk helsetrygdkort
• Bekreftelse på helserettigheter Helfo

Reiser du med barn i barnehage eller skolealder kan det være lurt å ha med

• Uttalelse fra skole/bhg
• Vaksinasjonskort

Undersøk med forsikringsselskapet ditt om du må endre forsikringen din i forbindelse med utleie. 
Husk at dersom du mottar stipend til å dekke kostnader ved bolig i utlandet kan dette bli skattepliktig dersom du leier ut bolig i Norge. 

UiB har et indre marked for utleie av bolig til innkommende forskere/ansatte. UiB.no. Ta kontankt med oss dersom du ikke har tilgang til å legge ut boligen din på indre marked. 

se også: skattefradrag ved utleie

Ansatte ved UiB er anbefalt å bruke UiB reisebyrå for tjenestereiser og Eurocard til å betale. Se bestille reiser og kredittkort for mer informasjon. 

Se også personlig sikkerhet