Hjem
Utreisende forskere
planlegging

Forberede og planlegge

Når du skal planlegge et forskningsopphold i utlandet er det mye å tenke på. Vi har laget en liste over 10 viktige punkter for å hjelpe deg med forberedelsene.

1. Avklare med arbeidsgiver/tillegg til arbeidskontrakt

Avklar med din administrative leder om forskningsopphold. Arbeidskontrakten din kan inneholde betingelser for når et utenlandsopphold må gjennomføres. For forskningsopphold over en måned skal det skrive et tillegg til arbeidskontrakten din. Tillegget skal godkjennes av ditt institutt. Templat for tillegget finner du her. (uib.no)
 

2. Kontakt med vertsinstitusjon

Kontakt med vertsinstitusjon i utlandet kan du opprette selv gjennom å ta kontakt direkte med forskere innen fagfeltet ditt.

Letter of invitation

"Letter of invitation" er en formell invitasjon med beskrivelse av formålet for oppholdet.  Brevet må inneholde en beskrivelse av formålet for oppholdet, hvilken institusjon du skal besøke og lengden på oppholdet.

"Letter of invitation" kan også brukes som vedlegg til søknader om stipend, brukes til søknad om postdoktor stilling. 

3. Visum og pass

Søknad om visum kan ta lang tid. Sjekk om du trenger visum: Informasjon om visumfritak til norske borgere (regjeringen.no)

Husk å sjekke gyldighet på pass etter hjemkomst. (politiet.no)

4. Beholde/bekrefte medlemskap i Folketrygden

Medlemskap i folketrygden er nøkkelen til rettigheter fra NAV. I Norge kan du være medlem som bosatt, eller som arbeidstaker. Du kan også være medlem i folketrygden under opphold i utlandet. Merk, du beholder ikke automatisk medlemskapet ditt i folketrygden dersom du reiser til utlandet. Det er derfor nødvendig å søke om å beholde medlemskapet. Medlemskap i folketrygden er et privatanliggende. UiB som arbeidsgiver kan ikke søke om medlemskap for deg. Du er selv ansvarlig for å sørge for at du er tilknyttet en folketrygd enten i Norge eller oppholdsland. 

Hvilket skjema skal du sende inn?

Opphold i Norden, EU/EØS: velg A1 skjema. (skjema er digitalt og kan fylles ut på nett). Kontakt euraxess for hjelp til utfylling av skjema fra arbeidsgiver. 

Opphold uten for EU/EØS:  velg 02-08.05 skjema  

Korte opphold i flere land: Dersom du skal oppholde deg i flere land i EU/EØS bruk A1 skjema og beskriv reiseplanene dine. NAV vil da avgjøre hvilket land du skal "tilhøre" trygdemessig. Dersom du skal ha opphold andre land (utenom trygdeavtalen), bruk 02-08.05.

Alle søknadsskjema er digitale. De skal lastes ned og fylles ut av deg som søker.
 

Skjema skal bekreftes av arbeidsgiver (punkt13) . Dette gjøres ved lønnskontoret. Utfylt skjema sendes til lønnskontoret for attestering.  Trenger du hjelp med utfylling av skjema, kontakt euraxess@uib.no

NAV har lang saksbehandlingstid på søknader. Start derfor prosessen i god tid (minst tre mnd før du drar). 

 

5. Bekreftelse helserettigheter og reiseforsikring

Helseforsikring: Ved flere universitet (spesielt USA),  og i forbindelse med visumsøknad kan du bli bedt om å dokumentere helserettighetene dine. I noen tilfeller vil en reiseforsikring være tilstrekkelig. Andre ganger må man få en bekreftelse på helserettigheter i utlandet fra HELFO.

Helfo- Rett til helsetjenester og refusjon av utgifter til helsetjenester

HELFO kan gi rettigheter til helsetjenester under arbeid i utlandet og refundere utgifter man har hatt ved behandling i utlandet. 

 

For reiser i EU/EØS: 

Europeisk helsekort vil gi deg (EØS-borger) samme rettigheter til medisinsk hjelp som landets egne borgere (se medlemsland).

For forskningsopphold i EU/EØS: 

Søknad om rettighetsblankett søkes via skjema E 106. (helsenorge.no). 

Blanketten må leveres inn til trygdemyndigheter i vertslandet. 

 

For reiser uten for EU/EØS: 

Er oppholdets lengde mindre enn tre måneder kan du ikke søke om å få bekreftelse på helserettigheter via Helfo. Da anbefaler de at du har egen reiseforsikring. Husk å sjekke om reiseforsikringen dekker formålet med reisen.

Reiser du på opphold over tre måneders varighet kan du søke om bekreftelse på helserettigheter skjema. Helsenorge.no. 
Denne bekreftelsen kan i noen tilfeller brukes til å frafalle krav om lokal helseforsikring. 

Opphold i USA

Skal du til USA, og oppholdet ditt er over seks måneders varighet, kan du i tillegg få medlemskap i Equian. Helsenorge.no.  (Equian.com). Equian tar seg av ansvaret med å søke refusjon av utgifter til HELFO. 


Reiseforsikring:

Reiseforsikring dekker andre forhold enn HELFO (blant annet hjemsendelse).  Vilkårene til vanlig reiseforsikring dekker normalt ikke opphold utenfor hjemmet i over 90 dager, eller reiser for jobben. Det er derfor anbefalt å tegne egen forsikring for forskningsopphold.
Ta kontakt med internasjonalt senter for mer informasjon om gode reiseforsikringer (euraxess@uib.no)

Vaksiner:

Sjekk folkehelseinstituttet (fhi.no) for hvilke vaksiner de anbefaler for det området du skal reise til. Samt sjekk med vertsinstitusjon om de har krav til vaksiner utover det FHI anbefaler. 
Oversikt over vaksinestatus kan hentes på norsk og engelsk på mine vaksiner  (Helsenorge.no)

Se hvilke vaksiner bedrifthelsetjenesten ved UiB kan tilby. 

 

6. Melde midlertidig adresseendring

Skal du flytte fra Norge til et land utenfor Norden, må du melde fra til skattekontoret her hjemme. Skal du flytte til et nordisk land, skal flyttingen kun meldes i det landet du flytter til. Se skatteetaten.no for mer informasjon om skjema. 

7. Endre skattekort

Ved opphold i land som har særlige fordeler for forskere kan det være aktuelt å søke om redusert inntektsskatt. Se økonomiske forberedelser for mer informasjon om skatteavtalen mellom Norge og USA. 

8. Viktige dokumenter

Det kan være behov for dokumentasjon på ulike forhold. Noen viktige dokumenter kan være nødvendig å ha med i engelsk utgave:


Reiser du med barn i barnehage eller skolealder kan det være lurt å ha med

 

9. Utleie av bolig i Norge

Undersøk med forsikringsselskapet ditt om du må endre forsikringen din i forbindelse med utleie. 
Husk at dersom du mottar stipend til å dekke kostnader ved bolig i utlandet kan dette bli skattepliktig dersom du leier ut bolig i Norge. 

UiB har et indre marked for utleie av bolig til innkommende forskere/ansatte. UiB.no. Ta kontant med oss dersom du ikke har tilgang til å legge ut boligen din på indre marked. 

se også: skattefradrag ved utleie

 

10. Bestilling av flyreise

Ansatte ved UiB er anbefalt å bruke UiB reisebyrå for tjenestereiser og Eurocard til å betale. Se bestille reiser og kredittkort for mer informasjon. 

Se også personlig sikkerhet